Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Введение электронной транспортной накладной - преимущества цифрового обмена документами и как к нему подготовиться

Введение электронной транспортной накладной - преимущества цифрового обмена документами и как к нему подготовиться

Продолжается цифровая трансформация в сфере логистики и транспорта в области документооборота. Министерство транспорта создаёт Единую цифровую платформу транспортного комплекса, и в 2020 году планирует ввести в оборот электронный путевой лист и электронную транспортную накладную.

07aec9d53543071292469e60693ba9bf.jpg

Транспортная накладная – это первичный учётный документ, на основании которого ведут учёт покупатель и продавец, производятся расчёты с перевозчиком. Она подтверждает факт перемещения товара.

Электронными транспортными накладными компании обмениваются с 2018 года. Это юридически значимый документ в электронном виде, форма которого утверждена на государственном уровне. Для закрепления статуса электронной транспортной накладной наравне с бумажной планируется внесение изменений в постановление правительства РФ № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

Функции и назначение ЭТРН такие же, как у бумажной:

  • подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги;
  • подтверждение расходов на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы.

Многие первичные учётные документы в области b2b уже переведены в цифровой формат. К примеру, между контрагентами идёт успешный обмен электронными счетами-фактурами через операторов.

После введения электронного формата транспортной накладной ожидается появление ряда преимуществ:

  1. Доступность документов из любого места, мгновенный обмен и редактирование.
  2. Исключение вероятности потери документа и заполнения с ошибками.
  3. Лёгкое отслеживание движения груза по маршруту, в том числе при мультимодальных перевозках.
  4. Ускорение получения оплаты от контрагента и начисление зарплаты водителям, не дожидаясь поступления бумажного оригинала транспортной накладной.
  5. Хранение в единой базе, к которой будут иметь доступ как компании, так и государственные ведомства.
  6. Быстрый поиск нужных документов при сверках и проверках.

Для подписания ЭТРН можно будет использовать два вида электронной подписи – простую для факта приёма и передачи груза водителем, квалифицированную для заверения юридических частей документа.

На данный момент не сформированы регламенты и технические процессы обмена документами. Несколько рабочих групп ведут деятельность по их разработке, учитывая потребности предпринимателей, операторов ЭДО, перевозчиков, и передавая их государственным ведомствам. Полный функционал платформы Министерство транспорта планирует запустить в 2024 году.

e272b806bb170c73d97141fc7890b0e4.jpg

Комментарий Александра Черных, коммерческого директора «АЙТОБ»:

Для компаний с большим объёмом перевозок использование ЭТРН позволит снизить нагрузку на сотрудников, отвечающих за отгрузку, доставку и приёмку товаров. Использование электронного формата делает документооборот более оперативным и прозрачным.

Что касается обмена накладными, сейчас можно отправить фото через приложение ITOB Мобильный клиент, которое интегрировано с программами 1С «TMS Логистика. Управление перевозками» и «Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS». Эта функция используется водителями и торговыми представителями для быстрой передачи отчётности в компанию.

Установка ГЛОНАСС терминалов в автомобилях, геокодирование адресов контрагентов даёт возможность автоматически онлайн заполнять путевые листы в Центре спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS.

Как подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные и что важно сделать сейчас:

  1. Настроить процесс электронного обмена документами с контрагентами и сделать это привычным.
  2. Ввести в использование электронных путевых и маршрутных листов.
  3. Оснастить водителей смартфонами или планшетами, установить мобильные клиенты и обучить работе с ними.

Эти шаги помогут вам научиться взаимодействовать и с партнерами, и с операторами ЭДО, а также навести порядок в своих базах данных. Когда использование электронных документов станет обязательным, у вас уже будут отлажены все процессы для полного перехода на цифровые аналоги.

Электронный документооборот значительно увеличит скорость бизнес-процессов и эффективность доставки, снизит рутинную нагрузку на сотрудников и позволит сосредоточиться на повышении клиентского сервиса.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
маркетолог
8(495)5448825
Информационные технологии

Российская компания ITOB специализируется на проектировании, разработке, внедрении и сопровождении автоматизированных систем управления транспортной логистикой и ГЛОНАСС/GPS мониторингом подвижных объектов.




Забыли пароль?
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>