«Деснол Софт» создал глобальную учетную систему для новой модели управления бизнесом в компании «РуссНефть»

ПАО НК «РуссНефть» повысила операционную эффективность менеджмента, полностью обновив корпоративную учетную систему. Потребность в создании нового единого, достоверного и содержательного информационного пространства вызвана изменением структуры компании на многоуровневую, территориально распределенную. «РуссНефть» и 6 дочерних зависимых обществ на обособленном балансе становятся холдингом с головной компанией и структурными подразделениями (филиалами) с единой методологией централизованного учета. Реализацию и внедрение IT-решения для перспективной модели бизнеса компании провела компания «Деснол Софт».

«Лоскутная» автоматизация — в прошлом

Создание цельного информационного пространства подразумевало отказ от «лоскутной» автоматизации. Ядро новой системы — решения на платформе 1С, вокруг которых выстроен новый IT-ландшафт. Важными условиями достижения цели были простота IT-ландшафта, надежность образующих его информационных систем, а в перспективе — снижение стоимости владения этими системами. И возможность последующего наложения нового IT-решения на всю бизнес-структуру компании силами штатных программистов.  

В качестве основы для нового решения выбран программный продукт «1С:Управление холдингом», на его основе в короткий срок (менее 6 месяцев) создано IT-решение, отвечающее новой бизнес-структуре ПАО НК «РуссНефть», подходящее для тиражирования и последующего развития. Решение учитывает особенности бизнес-процессов в компании, поддерживает единство методологии учета, а также обеспечивает возможности централизованного мониторинга и контроля.

Методологом разработки решения выступила консалтинговая компания «ПАКК».  

Гибкое управление проектом = короткий путь к результату 

Проект начался в июле 2017 года, новую единую учетную систему в части ведения регламентированного учета и отчётности, казначейства, зарплаты и кадров запустили в январе 2018.

Чтобы добиться практического результата в сжатые сроки, были применены технологии гибкого управления проектами. В их основе лежат следующие принципы:

- сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта;

- готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану;

- работающий продукт важнее исчерпывающей документации.

Формирование методологических требований к системе, проектирование и разработка решения велись параллельно. Функционал системы разрабатывался итеративно, в порядке установленных приоритетов: в первую очередь реализовано то, что должно использоваться в момент запуска системы, во вторую очередь – функционал, используемый при закрытии периода, в третью очередь – функционал по формированию отчетности.

До минимума были сокращены процедуры предварительного согласование проектных документов. Вместо этого использовались инструменты вовлечения заказчика в процесс выработки решений и их тестирования. При разработке применены инженерные практики Continuous Integration, Code Review, которые позволили повысить скорость внутреннего взаимодействия команды разработки, состоявшей из более чем 20 программистов «Деснол Софт». В момент запуска системы используемые практики позволили максимально быстро исправлять выявленные ошибки или недостатки функционала. Все принятые решения тщательно документировались, в ходе проекта в документацию вносились необходимые изменения. Это позволило к завершению проекта иметь актуальную исчерпывающую документацию по внедренной системе начиная от проектных и технических решений до методической документации и пользовательских инструкций.

Олег Павлич, руководитель направления «Учетные системы» компании «Деснол Софт»

— Используя элементы экстремального программирования, мы работали очень динамично, делая 3-4 релиза в день. Выявление ошибок на ходу и систематическая инспекция исходного кода помогает избежать ситуации, в которой ошибки, не замеченные на ранней стадии разработки, проявляются в финале и задерживают релиз на неопределенный срок. В нашем случае Continuous Integration и Code Review обеспечили оптимально короткий путь к результату.

В январе 2018 года в ПАО НК «РуссНефть» и Ханты-Мансийском филиале (ранее ОАО «НАК Аки-Отыр») были введены в опытную эксплуатацию следующие компоненты системы:

- бухгалтерский и налоговый учет;

- управление финансами (казначейство);

- управление персоналом, расчет зарплаты;

- управление логистикой и складом;

- управление продажами;

- интеграция с системами документооборота и хранения информации.

Режим опытной эксплуатации предполагал использование системы в полной функциональности в реальных бизнес-условиях. В момент запуска системы в работу использование предыдущего «исторического» решения было прекращено.

Виктория Сокур, руководитель проекта со стороны ПАО НК «РуссНефть»

— Одной из наиболее важных особенностей проекта был сознательный отказ от параллельного ведения учета в «исторической» системе. Это потребовало выстраивания точной и быстрой работы с командой методологов и программистов. Подобный подход, а также гибкое управление IT-проектами не применялось в нашей компании раньше, мы пошли на определенный риск, и он себя оправдал. По результатам закрытия первого квартала 2018 года мы были уже полностью уверены в том, что идем в правильном направлении.

Обучение «в бою»

Последовательному внедрению отвечал и подход к обучению 470 пользователей системы: бухгалтеров, казначеев, руководителей ЦФО, сотрудников департамента экономики и бюджетирования, сотрудников налогового департамента, коммерческого отдела, прочих пользователей системы — они осваивали систему на рабочем месте, решая реальные задачи, и пользуясь специально выделенным телефоном поддержки.

Для ключевых пользователей команда внедрения проводила демонстрацию функционала и направляла им оповещения о дополнениях в системе по мере ее пополнения.

Татьяна Семерикова, главный бухгалтер ПАО НК «РуссНефть»

 — Освоение системы в реальной практической работе весьма эффективно, каждый пользователь получал практическое обучение на своем участке и мог задать вопросы разработчику напрямую. Это было удобно и для сотрудников филиала в Ханты-Мансийске, которые освоили систему одновременно с персоналом головной компании в Москве. Кроме того, эксплуатация системы в таком режиме позволяла оперативно выявлять недостатки и «пробелы» реализованного функционала.

Масштабные интеграции и готовность к росту

Осуществлен переход с решения «1С:Управление корпоративными финансами» на решение «1С:Управление холдингом». В качестве базовых программных продуктов выбраны «1С:Управление холдингом»,  «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и  «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ». Обеспечены интеграции системами электронного документооборота и электронного архива (Directum, Saperion), бюджетирования (Hyperion), АСТИК и ОСиНЗС (МСФО), системами коммерческого учета, Active Directory, Service Desk Итилиум, трейдерскими биржевыми системами, специализированными отраслевыми системами, банком, ИФНС, внутренним порталом компании. Создана возможность загрузки информации из фиксированных форматов. В результате запланированного масштабирования и подключения всех ДЗО как филиалов система готова к росту автоматизированных рабочих мест (470) в 2-3 раза.

На момент запуска всей системы (апрель 2019) автоматизированы следующие процессы:

- управление на уровне компании и холдинга

- управление финансами (казначейство),

- бухгалтерский и налоговый учет

- управление персоналом, расчет зарплаты

- сбор фактических данных для бизнес-плана

- сбор учетных данных для подготовки отчетности по МСФО

- управление логистикой и складом

- управление продажами

- общепит

- управление автотранспортом

- управление документами и контентом

- корпоративное налогообложение (КИК)

- управление нормативно-справочной информацией (НСИ)

 Наталья Мирзоян, директор по развитию бизнеса ЗАО «ПАКК»

— Реализация такого масштабного проекта в заявленные сроки стала возможна в результате использования наших отраслевых компетенций и наработок в области методологии, которые многократно опробованы на практике. Мы имеем большой банк решений, которые ориентированы как на специфику бизнес-задач, так и особенности конкретных систем, и содержат наилучший опыт. Кроме того, большую роль в достижении результатов внедрения сыграла высокая степень заинтересованности заказчика и вовлеченность его представителей в процесс работы над проектом.

Олег Павлич, руководитель направления «Учетные системы» компании «Деснол Софт»

— Новая единая учетная система ПАО НК «РуссНефть» уникальна. Мы использовали базовые программные продукты и сделали около 150 специальных доработок. Например, разработаны механизмы учета комплектов основных средств с привязкой к земельным участкам и месторождениям. Мы выстроили механизм автоматического расчета регулярных платежей за пользование недрами и  заполнения регламентированной отчетности по этим платежам. Мы автоматизировали инструменты хранения норм выдачи специальной одежды и средств индивидуальной защиты для сотрудников компании, работающих на производстве. Система позволяет учитывать спецодежду по размерам и «помнит» другие важные антропологические параметры. И так далее. В итоге возможности системы не только поддерживают нормы законодательства, но также отвечают специфическим отраслевым потребностям компании и её структурным особенностям.

Результаты проекта

Экономический эффект внедрения

• Сокращение трудозатрат в подразделениях — 15%
• Сокращение операционных и административных расходов — 7%
• Ускорение получения управленческой отчетности — 15%
• Ускорение получения регламентированной отчетности — 10%

 Качественные результаты

1. В компании создано единое информационное пространство для новой бизнес-модели компании: система обеспечивает ведение учетных процессов, ведение кадрового учета, расчета заработной платы юридического лица, имеющего сложную территориально-распределенную структуру.
2. Система обеспечивает формирование регламентной отчетности, получение данных и подготовку учетной информации для различных целей, в том числе для корпоративного налогообложения (КИК).
3. Система является источником данных для подготовки консолидированной отчетности компании по МСФО.
4. Система позволяет оперативно получать фактические данные для целей планирования и бюджетирования.
5. Внедрено централизованное казначейство, автоматизированы функции планирования и исполнения платежей, в том числе с использованием механизмов лимитирования, реализованы процедуры согласования и контроля платежей в головной компании и филиала.
6. С нуля создан платежный календарь как инструмент моделирования и прогнозирования денежных потоков, поскольку типовое решение не обеспечивало всех необходимых процессов управления денежными средствами заказчика.
7. Автоматизированы функции управления продажами, МТО в части складского учета, управление автотранспортом.
8. Обеспечена интеграция с системами документооборота и электронного архива.
9. Функционирует система управления нормативно-справочной информацией (НСИ).
10. Система готова к тиражированию силами штатных IT-специалистов компании.

В мае 2019 года проект создания единой учетной системы в ПАО НК «РуссНефть» номинирован на конкурс «Проект года 1С». В ежегодном конкурсе участвуют ведущие компании-разработчики России с наиболее интересными и значимыми проектами цифровизации бизнеса на платформе 1С.