К примеру, крупные ритейлеры (розничные сети) в год обмениваются 51 тысячью документов на 127,4 тысячах листах бумаги, среди которых около 20 тысяч – только счета-фактуры. Это больше, чем 120 тысяч рублей, учитывая курьерские и почтовые отправления. Большая часть документов хранится в архивах ритейлера и занимает много места. Каждый документ от момента его создания до момента получения поставщиком проходит одну и ту же процедуру: его печатают, подписывают, на нем ставят печать, затем отправляют по почте.
Длительный срок подготовки и отправки документов вызывает недовольство поставщиков и затрудняет взаимодействие с ними. К примеру, ритейлер начисляет премии, отправляет документ, подтверждающий это. Поставщик получает документы только через месяц и в случае несогласия с новыми условиями сообщает об этом в розничную сеть.
Выход из этой ситуации — переход на электронный документооборот.
Системы электронного документооборота уже давно используются на российском рынке. Однако законопроект, позволяющий выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде при взаимодействии двух компаний, был принят только год назад. Этим немедленно воспользовались крупные розничные сети. Они на деле ощутили, что отправить договор, счет, акт выполненных работ, товарную накладную, а также многие другие документы можно через интернет, значительно сократив затраты на обеспечение данного бизнес-процесса. Это помогло, в первую очередь, снизить издержки и повысить производительность при взаимодействии компаний.
Практика электронного документооборота уже давно внедрена в бизнес-процессы многих компаний в Европе. Буквально год назад в России случился прорыв в этом направлении. Продолжительное время счет-фактура был единственным документом, который нельзя было отправить через интернет. Летом 2010 года чиновники внесли поправки в статью 169 НК РФ, разрешившие использовать счета-фактуры в электронном виде (Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ). Таким образом, все барьеры, останавливающие компании перед использованием ЭДО, были разрушены. Ещё более утвердили позицию электронных счетов-фактур 2 акта к уже существующему закону: о процессе выставления и получения этих документов и о порядке представления для проверки по требованию налоговой.
Таким образом, сейчас созданы все условия для того, чтобы наиболее эффективным образом организовать документооборот на предприятиях всех форм собственности. К тому же, в России сейчас насчитывается достаточное количество систем, предлагающих наладить обмен электронными документами как внутри предприятия, так и с внешними контрагентами. Однако, пока ещё ни одна из систем не опробировала свои документы при судебных разбирательствах. Исключением является Система DiState с сервисом электронного межкорпоративного документооборота. Ещё в 2010м году документы, подписанные с помощью электронной подписи в Системе между контрагентами, были представлены в Арбитражный суд, где они были рассмотрены в качестве доказательств. Также в Системе уже реализована схема обмена электронными счетами-фактурами. Теперь остается только дождаться разрешения вышестоящих чинов на обмен этими документами внутри Системы, чего с нетерпением ждут клиенты DiState.
Несмотря на то, что технологии ЭДО являются новыми для российского бизнеса, переживать о рисках не стоит. ЭДО построен на технологиях, подобных интернет-банкингу, который так активно используется бухгалтерами по всей стране.