Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Цифровая трансформация совещаний в "Иркутской нефтяной компании"
автоматизация бизнес-процессов на платформе Docsvision, электронный документооборот 1 год назад

Цифровая трансформация совещаний в "Иркутской нефтяной компании"

Ситуация

Общество с ограниченной ответственностью «Иркутская нефтяная компания» (ИНК) —один из крупнейших независимых производителей углеводородного сырья в России. Иркутская нефтяная компания и группа компаний ИНК занимаются геологическим изучением, разведкой и добычей углеводородного сырья в Восточной Сибири — в Иркутской области и Республики Саха (Якутия).*

Разработку подсистемы «Управление совещаниями» инициировало подразделение «Административный департамент» ИНК,  ответственное за документооборот в компании, а также за организацию и проведение совещаний, подготовку протоколов и контроль исполнения поручений. Основная цель автоматизации совещаний — контроль исполнения поручений, выданных по итогам совещаний, и повышение исполнительской дисциплины сотрудников.

Решение

Система «Управление совещаниями» была разработана компанией RKIT Group (ООО «Решение») в период с мая по июнь 2017 года.  В результате  автоматизированы процедуры: формирование повестки, рассылка приглашений участникам совещаний, согласование проекта решений, рассылка протоколов. Оптимизированы согласование формулировок поручений, а также процесс подготовки отчета по контролю исполнения. Компания–интегратор  подготовила инструкции для пользователей и провела обучение сотрудников в консультативном режиме.

Как отмечает заместитель директора Административного департамента Светлана Кузнецова, на всех этапах внедрения «Управления совещаниями»  специалисты ООО «Решение» оказывали оперативную помощь при возникновении вопросов по эксплуатации системы, предлагали индивидуальные решения для учета требований конечных пользователей.

Результат

Подсистема «Управление совещаниями» введена в промышленную эксплуатацию, бесшовно интегрирована в единую информационную систему ЭДО на платформе Docsvision, ранее разработанную совместно со специалистами RKIT Group. Сотрудники компании ИНК оперативно получают повестки и протоколы совещаний.  Административный департамент  формирует отчёты по исполнению поручений. Руководство анализирует результаты совещаний за месяц, квартал, год, координирует работу по  принятым решениям. Основной достигнутый эффект: своевременное выполнение сотрудниками поручений, выданных по результатам рабочих совещаний.

Справка о системе "RKIT: Управление совещаниями"

Система помогает организовать совещание: сформировать повестку, создать из нее протокол; выдать поручения по принятым решениям и направить их исполнителям. Система информирует руководителей, как сотрудники выполняют поручения, и напоминает исполнителям, какие задачи к какому сроку необходимо решить.

 Система поставляется автономно и может быть интегрирована с СЭД, ERP и корпоративным порталом компании.

Бизнес-эффекты от использования системы "RKIT: Управление совещаниями":

  • В 4 раза быстрее подготовка совещания; 
  • организация времени сотрудников: интеграция с Outlook, напоминания, списки задач;
  • совещания короче на 30%: сбор материалов, рассылка приглашений, согласование повестки помогают качественно подготовить совещание;
  • оперативное исполнение поручений за счёт передачи протокола исполнителям за 1 день, напоминаний, удобных инструментов для работы с информацией;
  • результат рабочих встреч на 70% выше благодаря контролю исполнения решений;
  • минимум организационных накладок: бронирование переговорных комнат, информирование участников об изменениях в повестке, переносе сроков;
  • анализ результативности совещаний: например, какие вопросы возникали в ходе проекта, какие принимались решения, как повлияли на проект;
  • база знаний по принятым решениям для анализа лучших практик.

 Подробно о решении «RKIT: Управление совещаниями»


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Иркутск
https://rkit.ru, автоматизация бизнес-процессов на платформе Docsvision
+7(3952) 559-399, +7(812) 500 25 99
Информационные технологии

Эксперт в области электронного документооборота, Gold-партнер компании Docsvision.  Это означает, что у нас есть: 

• опыт: более 10 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения систем электронного документооборота; 

• команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на платформе Docsvision; 

•  готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый  прототип дорабатываем с учетом задач конкретного заказчика;

•  компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision;

• компетенции для  экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов,  коммерческих и производственных предприятий.

Мы являемся технологическим центром Docsvision по нефтегазовой отрасли. Обладаем собственными мощностями и испытательными стендами для тестирования систем.

https://rkit.ru;  https://legal.rkit.ru 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>