Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Сотрудники «Сафмар» переходят на цифровое управление документами

Сотрудники «Сафмар» переходят на цифровое управление документами

Промышленно-финансовая группа «САФМАР» завершила внедрение системы DirectumRX. Оптимизированы внутренние процессы – работа с корреспонденцией, служебными записками, распоряжениями и другими документами управляющего офиса.

safmar_logo.jpgПромышленно-финансовая группа «Сафмар» объединяет компании нефтедобывающей, нефтеперерабатывающей, угольной и калийной промышленности, а также финансовые активы, сети ритейла, строительные и девелоперские холдинги, компании по управлению коммерческой недвижимости, логистические центры, отели, медийные ресурсы.

При таких масштабах деятельности внутренние бизнес-процессы должны быть четко регламентированы и прозрачны для всех. Важно также, чтобы не затягивалось согласование – в большинстве случаев приходится иметь дело с жесткой привязкой к срокам. Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), руководство ставило цель вывести процессы на новый уровень эффективности. Требовалось обеспечить контроль над исполнением задач, организовать единый электронный архив документов и понятные реестры.

При выборе решения рассматривались программные продукты, внедренные в дочерних обществах ПАО НК «РуссНефть» и АО НК «Нефтисса», среди которых была система от компании DIRECTUM. Специалисты вендора дополнительно провели демонстрацию возможностей DirectumRX. Требования «Сафмар» по функциональности, интерфейсу и возможностям адаптации были полностью удовлетворены. Кроме того, важными преимуществами стали развитые мобильные приложения и высокий уровень обеспечиваемой безопасности.

Проект внедрения DirectumRX стартовал с исследования бизнес-процессов – определения регламентов и выявления точек оптимизации. Коробочная версия продукта с минимальной адаптацией закрыла поставленные задачи – выстроена прозрачная работа со всеми поступающими и внутренними документами, организован полный контроль поручений, оперативное согласование договорных документов, счетов на оплату и актов.

Налажена интеграция с учетной системой 1С и Active Directory. Так, все изменения в организационной структуре автоматически загружаются в СЭД, синхронизируются данные по контрагентам и договорам.

Сотрудники управляющего офиса «Сафмар» теперь взаимодействуют и решают рабочие задачи в рамках единой информационной системы – DirectumRX, это поддерживает личную эффективность. Автоматическое разделение заданий по потокам работ сокращает время на отслеживание и выполнение однотипных операций. Сроки согласования договорных документов сократились с нескольких дней и недель до считанных часов.

Дмитрий Филиппов, заместитель директора департамента координации стратегических проектов «Сафмар»:

«Специалисты DIRECTUM показали большой опыт и высокий уровень управления проектами внедрения. После нескольких недель эксплуатации сотрудники отметили, насколько отлаженным и контролируемым стал процесс согласования в DirectumRX».

Анна Васюнина, начальник управления делами группы «Сафмар»:

«Сейчас мы можем не останавливать наши внутренние процессы ни на минуту. Даже в дороге я могу найти какое-либо письмо контрагента моментально со смартфона в Jazz. Возможности поиска делают информацию доступной. Даже не зная автора письма, номера и даты можно по фразе найти документ».

Внедрение системы электронного документооборота способствует не только ускорению бизнес-процессов, но и развивает горизонтальное кросс-функциональное взаимодействие сотрудников.

В планах компании – наладить электронный обмен с контрагентами и организовать финансовый архив в СЭД. «Сафмар» планирует расширять охват процессов за счет дальнейшей адаптации системы силами своих специалистов.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
8 месяцев назад
Комментарии
Другие публикации
RU, Ижевск
Информационные технологии

Компания DIRECTUM — ведущий разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Основной продукт – система DIRECTUM и бизнес-решения на ее основе – используются многими предприятиями России и СНГ. Главная задача компании – развивать и делать доступными технологии электронного документооборота, чтобы помочь организациям поднять на новый качественный уровень процессы управления.

 

Адрес: 426000 Россия, Ижевск, пер. Северный, д. 61

Тел.: (3412) 72-11-00




Забыли пароль?
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>