Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » СЭД в облаке - для тех, кто не боится высоты

СЭД в облаке - для тех, кто не боится высоты

Активно распространяющиеся в корпоративном секторе веб-сервисы начинают влиять и на развитие сферы электронного документооборота. Несмотря на то, что пока еще не очень большой процент субъектов бизнеса использует Системы электронного документооборота, построенные по модели SaaS, для некоторых организаций «облачные» СЭД становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса. Таким организациям не нужно организовывать собственные сервера, ЦОДы, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять. Затраты в этом случае пропорциональны использованию. Можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решений. СЭД из «облака» в этих случаях может стать идеальным вариантом.

Что касается крупных компаний, специалисты уверены, что их СЭД будут развиваться в так называемых «частных» облаках, позволяющих централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином дата-центре.

Законодательная деятельность в области электронного документооборота и интерес к этой теме со стороны руководства страны также положительным образом влияет на развитие технологий защищенного обмена документами, в том числе, основанного на «облачных технологиях». Тот факт, в стране законодательно утверждена возможность выставления и получения электронных счетов-фактур приведет к появлению нового «облачного» сервиса в лице операторов СЭД, которые будут контролировать процесс движения документов и иметь полномочия удостоверять счета-фактуры.

Однако пока процесс освоения «облачных сервисов», в том числе и в области документооборота, замедляется тем, что у пользователей до сих пор возникают страхи и сомнения по поводу их безопасности.

На самом деле, большинство причин, которыми компании отгораживают себя от использования web-сервисов, не имеют под собой логического обоснования.

Так, например, многие считают, что «облачные вычисления» - явление новое, а потому малоизученное и небезопасное. В действительности развитие «облаков» началось еще в те далекие годы, когда компьютеры представляли собой огромные машины и занимали несколько помещений, а то и этажей. Все это время эти сервисы называли онлайн-сервисами и использовались для общения, хранения различной информации, фотографий, видео, резервных копий данных. Но возникшая откуда-то метафора «облако» ввела пользователей в замешательство и породила недоверие к уже проверенным временем услугам.

Другой причиной нежелания использовать «облачные сервисы» в деятельности компании часто становится уверенность в уникальности своих бизнес процессов и в невозможности их автоматизации с помощью «облаков». Здесь существует 2 пути решения:

1. Анализ бизнес процессов с целью определения, чем обусловлена их «уникальность». Часто причиной того, что бизнес процессы организации отличаются от стандартных, является следование традициям, на практике означающее, что бизнес процессы уже давно не пересматривались и не оптимизировались.

2. Второй вариант предполагает кастомизацию облачного сервиса. Так, использование инфраструктуры в качестве сервиса позволяет создать виртуальный пул ресурсов, на которые можно устанавливать привычное ПО. Либо в качестве сервиса можно использовать программную платформу, а необходимое приложение в таком случае конструируется в соответствии с индивидуальными особенностями бизнес процессов организации.

Еще один комплекс страхов связан с вопросом контроля за информацией, хранящейся в «облаке»: данные хранятся непонятно где, они могут потеряться, стать доступными конкурентам, их могут украсть.

На самом деле, все вопросы, связанные с информационной безопасностью, можно решить, осветив их в контракте, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем оказываемых услуг (SLA – service level agreement). В нем же можно определить уровень предоставления сервиса, ответственность оператора за нарушения порядка предоставления сервиса, нормативы восстановления данных после сбоя. Причем зачастую бывает так, что облачные провайдеры могут обеспечить гораздо более оперативное восстановление системы, нежели специалисты ИТ-службы конкретной компании. Ответственность за услуги, оказываемые сервис-провайдером, определяется на уровне юридического лица, и важной частью обеспечения безопасности является соглашение о неразглашении (Non-Disclosure Agreement), которое юридически защищает данные. В нем прописываются обязательства сторон и ответственность за разглашение данных. Естественно сервис-провайдеры, которые вложили серьезные средства в организацию бизнеса, будут всеми силами избегать нарушений, так как вся их деятельность построена на доверии.

Что касается вопросов доступа к данным других пользователей, здесь стоит узнать у оператора, как организовано совместное использование ресурсов. Вариантов реализации множество. И в действительности чаще всего пользователи имеют возможность контролировать свои данные, главное, грамотно этот контроль осуществлять.

Кроме того, от таких угроз, как хищение данных, DDoS-атаки и намеренная «поломка» сервиса не застрахованы и традиционные решения, и большой разницы, установлен ли сервер в офисе у заказчика или в дата-центре, нет. Но, пытаясь получить доступ к данным, хранящимся у сервис-провайдера, злоумышленники столкнутся с профессиональными аппаратно-программными средствами защиты (например, устройствами Cisco ASA 5500 Series и IronPort), со специализированными решениями для защиты на уровне приложений, с опытными системными администраторами, которые занимаются исключительно вопросами безопасности.

Проблему недоверия оператору можно решить, например, с помощью независимой сертификации облачных решений. Процедура может быть как добровольная, так и обязательная. Так, в США существует несколько стандартов сертификации, использующихся для обеспечения соответствия требованиям управления организацией, безопасности, доступности сервиса, целостности обработки данных, конфиденциальности. Глобальная природа Интернета предполагает, что провайдер юридически и физически может располагаться в любой точке мира, лишь бы его условия удовлетворяли требованиям клиента. Поэтому, соответствие оператора строгому облачному стандарту другой страны может рассматриваться как его конкурентное преимущество.

Если же говорить о тех вопросах, которые могут реально возникнуть при использовании облачных решений, то здесь можно сделать как минимум 2 замечания.

1. Не все информационные системы могут быть переведены в облако. Облачный вариант существования для некоторых из них просто нецелесообразен. К таким системам можно отнести: системы, работающие с производственным и иным специфичным оборудованием, в том числе системы реального времени высокоинтегрированные системызаказные системы, разработанные 15—30 лет назад. Данные системы могут использовать устаревшее оборудование, более неподдерживаемые операционные системы и платформы. Часто сам разработчик уже прекратил их поддержку; системы, обеспечивающие жизнедеятельность предприятия. Это системы, простой которых может привести к катастрофическим последствиям или потере бизнеса. Например, для банка такой системой является АБС.


2. Проблема надежности соединения с Интернет-провайдером. При использовании онлайн-сервисов компания попадает в зависимость от доступности, скорости, надежности интернет-соединенния. Чтобы оценить этот риск, нужно определить его вероятность и ущерб (например, с помощью оценки статистики и возникавших проблем в прошлых периодах). Самый очевидный вариант минимизации этого риска – организация резервного соединения.


В действительности задуматься об использовании web-сервиса для работы с документацией стоит, если:

  • …в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. Онлайн сервисы позволяют быстро и достаточно эффективно автоматизировать управление потоками документов с такими преимуществами, как более низкие затраты на приобретение и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
  • …направление бизнеса компании быстроразвивающееся. Использование СЭД из «облака» может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в системе происходят единовременно для всех без установки при этом дополнительного ПО. Поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
  • …Вы не хотите тратить деньги и время на проведение закупочных процедур, переговоров, тестирование, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая облачную СЭД, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше, а окупаемость наступит намного раньше.
  • … в Вашей организации достаточно большое количество транзакций. «Облачные» системы документооборота обычно позволяют автоматизировать не только внутренний документооборот организации, но и движение документов между разными организациями, что достаточно актуально в наше время. Если компания активно работает с клиентами, поставщиками, партнерами, - web-сервис для работы с документами может стать для нее идеальным вариантом.

 

Так или иначе, переход на использование «облачных решений» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить серверы и ПО у себя, воспользоваться «облачным» сервисом или выбрать гибридную модель, есть всегда.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
7 лет назад
Комментарии
Другие публикации
RU, Санкт-Петербург
+7 812 372 66 15
Информационные технологии

Программные решения DiState позволяют клиентам организовать собственную площадку юридически значимого документооборота без затрат на разработку ПО для автоматизации документооборота. Продукты DiState — это тиражное программное решение, которое устанавливается на сервера заказчика и функционирует без непосредственного участия DiState в его работе.

Все продукты DiState имеют следующие преимущества:

  • быстрая установка и начало работы,
  • юридическая значимость входящих и исходящих документов,
  • квитирование УПД и счетов-фактур по стандартам ФНС,
  • полный контроль данных на стороне заказчика,
  • масштабируемость системы,
  • кастомизация интерфейса,
  • разработка дополнительных функций по желанию заказчика,
  • интеграция с внутренними и внешними информационными системами.

Решения DiState легко масштабируются и поэтому одинаково актуальны как для компаний с несколькими распределенными филиалами, так и для небольших организаций. В системе могут работать, формировать и согласовывать документы одновременно несколько подразделений и филиалов.

Электронный документооборот позволяет компаниям сократить расходы на  бумагу, курьерские и почтовые услуги.

DiState позволяет обмениваться одно- и многосторонними документами внутри системы:

  • Бухгалтерские документы: акты, накладные, счета, товарно-транспортные накладные и пр.
  • Хозяйственные документы: письма, договоры, соглашения, заявки, претензии и пр. 

 

DiState: Документооборот — это система ЮЗ ЭДО с локальным электронным архивом в частном хранилище компании с неограниченным количеством контрагентов и без тарификации подписываемых документов. Внутри системы компания может отправлять и получать формализованные документы от контрагентов, а также создавать и обмениваться неформализованными документами. Благодаря готовым модулям интеграции, все документы (УПД, счета-фактуры, акты и т.д.) могут автоматически приходить во внутреннюю систему учета, например 1С. Объем хранилища и параметры резервного копирования данных компания определяет самостоятельно, ограничения по срокам хранения у документов в системе нет.

 

DiState: Организатор ЭДО — это b2b решение, позволяющее компании организовать собственную систему ЮЗ ЭДО, в которой контрагенты смогут обмениваться документами не только с компанией-организатором, но и друг с другом. Это позволяет участникам системы сократить материальные и временные расходы на подписание и доставку документов, а организатору системы приносит дополнительный доход. Количество контрагентов в системе не ограничено, тарифы для подписываемых документов устанавливает организатор ЭДО. 

 

DiState: Оператор ЭДО — b2b решение, которое включает в себя возможности DiState: Организатор ЭДО и предполагает выполнение функций Доверенного Оператора ЭДО компанией-лицензиатом. 

 

DiState: Мультипровайдер — платформа ЮЗ ЭДО для работы с несколькими провайдерами EDI и ЮЗ ЭДО, которая позволяет снять нагрузки с учетных систем заказчика. Документы из нескольких личных кабинетов компании в других системах ЮЗ ЭДО и EDI поступают в DiState: Мультипровайдер, где с ними можно работать в режиме “одного окна”. В системе автоматически формируется единый локальный архив документов от всех операторов.

 

DiState: Холдинг — единая система для внутреннего и внешнего ЮЗ ЭДО холдинга. Группы компаний холдинга обмениваются документами между собой и с контрагентами в рамках одной системы. Единая база данных и архив для всех филиалов. 

 

DiState: Кадры — это система кадрового ЭДО, которая способна интегрироваться с уже существующими программами компании либо функционировать самостоятельно. Благодаря масштабируемости и возможности кастомизации, DiState: Кадры может применяться как крупными компаниями с десятками подразделений, так и малыми предприятиями с небольшим штатом сотрудников.

 

Все программные продукты DiState могут бесшовно интегрироваться с корпоративными порталами и информационными системами, а также обмениваться документами с другими операторами ЮЗ ЭДО.01




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>