Самое время автоматизировать подготовку документов: у Doczilla Pro появились новые возможности

Платформа для автоматизированной подготовки и быстрого согласования документов Doczilla Pro регулярно развивается под потребности пользователей. Собрав обратную связь от клиентов, разработчики наметили курс развития, и уже появились первые плоды. В Doczilla Pro усовершенствован текстовый редактор, проведен апгрейд конструктора документов, расширился функционал для совместной работы над документами, а также появились возможности аналитики.

Doczilla Pro – многофункциональная платформа, которая позволяет автоматизировать подготовку документов по разным направлениям, например:

• Закупочная деятельность – проекты контрактов и других документов для закупочных процедур;
• Работа с кадрами – кадровые документы: заключение, изменение, прекращение трудовых отношений, дисциплинарная ответственность, материальная ответственность, защита персональных данных, работа с конфиденциальной информацией;
• Нормативная документация – нормативные акты;
• Исковая работа – документы, сопровождающие претензионно-исковую работу.

В рамках развития платформы расширен функционал уже существующих модулей – текстовый редактор, конструктор, модуль «Совместная работа», а также реализован новый модуль – «Аналитика». Теперь подробнее о модулях и новых возможностях.

ПОЛНОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР

В конструкторе Doczilla Pro вы можете самостоятельно создавать интерактивные шаблоны и на их основе автоматически формировать документы. Для этого нужно ответить на вопросы конструктора, выбирая нужные блоки, и при необходимости отредактировать документ – конструктор оснащен набором функций для форматирования и редактирования текста.

В текстовый редактор добавлены новые возможности, такие, как:

• списки,
• очистка форматирования,
• настройка отступов,
• настройка межстрочных интервалов,
• вставка таблиц,
• вставка картинок.

В результате проведенных доработок на платформе настроен полнофункциональный текстовый редактор, в котором можно выполнить все основные изменения документа.

ОБНОВЛЕННЫЙ КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ

Конструктор документов – основной элемент платформы, который позволяет автоматизировать подготовку документов и экономить от 10 до 86 % времени в зависимости от вида и сложности документа.

Обновление конструктора –  расширение вариативности при составлении документа. Теперь конструктор справится даже в случаях, когда части документа зависят друг от друга и связаны не одним, а целым набором условий. Так, с помощью конструктора Doczilla Pro можно автоматизировать подготовку даже очень сложного и объемного документа.

РАЗВИТИЕ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ – WORKFLOW

Чтобы применить сформированные в конструкторе документы, необходимо их согласовать с коллегами и контрагентами. В этом поможет модуль платформы под названием «Совместная работа», который предоставляет такие возможности, как чат для обсуждения документа, возможность оставлять комментарии и ставить друг другу задачи. Все это позволяет быстро вносить правки и согласовывать документы в едином рабочем пространстве.

Для повышения эффективности процесса согласования был расширен функционал модуля «Совместная работа»:

• Комментирование– можно добавлять комментарии к частям документа и отвечать на них.
• Версионность– все версии документа сохраняются с отображением информации о том, кто и когда вносил изменения.
• Возможность поделиться– можно поделиться документом или его частью и предоставить права на просмотр или редактирование.

Таким образом, модуль «Совместная работа» является так называемым Workflow – единым защищенным пространством для совместной работы, с помощью которого можно настроить прозрачный бизнес-процесс согласования документов и вести постоянный контроль работы сотрудников и движения документов.

НОВЫЙ МОДУЛЬ: АНАЛИТИКА

На платформе Doczilla Pro реализован новый модуль с функциями аналитики. Доступна сводная статистика по файлам и пользователям с графиками. Теперь можно анализировать работу с документами в организации:

• смотреть затраты времени на подготовку и согласование документов по каждому пользователю,
• наблюдать за процессами в команде,
• анализировать эффективность бизнес-процессов,
• выявлять слабые места и вносить корректировки в процессы подготовки и согласования документов.

ИТОГ

Благодаря развитию платформы Doczilla Pro процессы подготовки и согласования документов стали еще быстрее и удобнее. Новые возможности помогают:

• автоматизировать еще больше типовых рутинных операций, связанных с редактированием и заполнением документов, за счет обновления текстового редактора и конструктора;
• обеспечить удобное взаимодействие сотрудников для быстрого согласования документов и контроля за счет развития функционала для совместной работы;
• повысить эффективность сотрудников и процессов подготовки и согласования документов за счет анализа работы с документами.