Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как упростить подготовку документов на Шенгенскую визу и автоматизировать их печать
Статус не указан

Как упростить подготовку документов на Шенгенскую визу и автоматизировать их печать

Эта история о том, как легко собрать пакет документов для визы и быстро распечатать все нужные файлы в определенном порядке.  

Рассмотрим на примере подачи документов на Шенгенскую визу. Для начала можно создать чеклист-файл – текстовый документ, где все файлы расположены по порядку. Сами документы пронумеруем вручную, добавив порядковый номер в название каждого файла, чтобы было удобно сортировать. Нам понадобятся две программы:

Набор документов для получения шенгенской визы в Испанию

Виртуальная печать

Если у вас файлы разного формата, например, сканы в JPEG или TIFF, документы PDF, DOCX, лучше проверить, как они выглядят до самой печати. Сканы могут быть как-то неправильно повернуты. Если PDF содержат заполняемые поля, хорошо бы их проверить. Для того, чтобы посмотреть "превью" всех документов сначала в цифровом виде (и не тратить бумагу на неудачные отпечатки), лучше воспользоваться виртуальным принтером, например, Universal Document Converter (Универсальным Конвертером Документов). Для удобства, можно объединить несколько документов в один многостраничный PDF.

Откроем Print Conductor и выберем Universal Document Converter в качестве принтера:

Виртуальный принтер Универсальный Конвертер Документов
Виртуальный принтер Универсальный Конвертер Документов


Нажимаем кнопку-шестеренку Printer properties (Свойства принтера):

Выбор виртуального принтера

Настройка виртуального принтера
Выбираем File format (Формат файла): PDF document


Здесь же выбираем функцию Append all documents to the existing file (Присоединить все файлы к уже существующему), которая объединит все сконвертированные файлы вместе:

Добавить страницы к PDF файлу

Во вкладке Post-Processing (Пост-обработка) выбираем Don't perfrom any action after conversion is finished (Не выполнять никаких действий после обработки)

Не выполнять никаких действий после обработки

Во вкладке Output Location просто выбираем "дефолтную" папку. Чтобы получился объединенный PDF-файл, важно указать название для выходного файла, например Preview.pdf. В результате, не будут всплывать диалоги о задании имени файла и выбора папки для каждого файла. 

Сохранение PDF в выбранную папку

Нажимаем OK и уже в интерфейсе Print Conductor – Start Printing (Начать Печать): Начать Печать
Когда многостраничный PDF готов, можно посмотреть, всё ли в порядке. Ничего не вышло за границы бумаги, нет ненужных переносов, все формы в PDF-анкеты заполнены правильно. Завершение печати на виртуальном принтере

Физическая печать

Для пакетной печати всех файлов нам снова понадобится Print Conductor. После завершения печати не очищаем список. Сняв галочку Remove successfully printed items from the list (Очистить список), отправляем тот же самый список на обычный принтер! Сохранить очередь печати

Пакетная печать файлов

Если нужно какие-то отдельные документы распечатать дважды (чтобы был запасной вариант), это можно сделать в индивидуальных настройках файла. Для этого нужно нажать правой кнопкой, кликнуть Item settings… и выбрать нужное количество копий. 

Если для каких-то файлов нужно задать печать на обеих сторонах листа (двустороннюю печать), лучше сделать это отдельной сессией. Добавим нужный многостраничный документ и в том же контекстном меню выберем диапазон страниц. Нужно выбрать Pages to print (Диапазон страниц: Из диапазона), например, 1,3. Затем переворачиваем листы бумаги и печатаем тот же файл, страницы 2 и 4 соответственно.

Индивидуальные настройки печати

Print Conductor позволяет отсортировать все файлы в списке. В нашем случае – по названию файлов. Снова нажимаем Start Printing (Начать Печать) – и документы отправляются на принтер и печатаются без вашего участия. 

Таким образом, получен весь набор документов в чистовом виде, и документы расположены в нужном порядке.

Это решение подойдет не только для тех, кто собирает документы на визу, но и тем, кому приходится собирать и печатать много документов, например, при отправке заявлений, различных пакетов документов – в банк, турагентство или другое учреждение.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU,
Информационные технологии



Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>