Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Общие файлы Google Диск: Как завершить работу и ограничить доступ?
Восстановите данные жесткого или USB диска, карты памяти 7 лет назад
Возможность размещать посты на проекте остановлена

Редакция CNews готова принять пресс-релизы компаний на адрес news@cnews.ru.

Приглашаем вас делиться комментариями о материалах CNews на наших страницах платформ Facebook, Telegram и Twitter.

Общие файлы Google Диск: Как завершить работу и ограничить доступ?

Часто бывает, что с одним и тем же файлом должны работать несколько людей одновременно. Для этого легко использовать бесплатные облачные хранилища файлов. В этой статье, я расскажу как обеспечить доступ нескольким пользователям к общим файлам, как управлять доступом, как грамотно настроить права всех пользователей в “Google Диск”.

how-do-I-finish-working-with-a-shared-file-and-restrict-access-to-it-in-google-drive.jpg

Введение

Огромную роль в постоянно растущем объеме регулярно задействованных ресурсов сыграло распространение международной компьютерной сети «Интернет», обладающей свободными и простыми способами подключения, в настоящее время, являющейся хранилищем огромного массива разнообразной информации и выступающей универсальным инструментом ее удаленной передачи, для последующего обмена, популяризации или дистанционного взаимодействия.

Довольно часто пользователи используют для исполнения указанных действий, связанных с облачным хранением и комплексным интерактивным управлением, возможности облачного хранилища данных «Google Drive» от одноименной корпорации «Google». Данное приложение удаленного хранения информационных материалов разнообразной направленности позволяет не просто хранить пользовательские цифровые ресурсы, но и обрабатывать, редактировать, предоставлять дистанционный доступ другим пользователям или ограничивать его при соответствующей необходимости.

Одним из возможных направлений использования возможностей «Google Drive», помимо неоспоримого преимущества прямого непосредственного доступа к своим данным из любого компьютерного устройства, используя единую учетную запись «Google», является совместная работа над файлами – одна из лучших функций во встроенных «Документах»«Таблицах»«Формах» и «Презентациях Google». Однако при совместном заполнении документа может потребоваться ограничить права других пользователей, прежде чем окончательно завершить и закрыть его.

Когда пользователи завершают работу над документом, это означает, что было выполнено последнее редактирование, внесены окончательные изменения формы и содержания, и больше к документу уже добавить нечего. Поэтому, когда пользователи сотрудничают с другими авторами документа, создатель может помешать остальным вносить какие-либо дополнительные изменения в конечный продукт. К счастью, легко ограничить или вообще прекратить совместное использование документа в любое время.

Простой способ завершить и отозвать доступ к общему документу «Google»

Откройте свой предпочитаемый веб-браузер из доступного множества продуктов различных сторонних разработчиков (например, «Google Chrome»«Opera»«Mozilla Firefox»«Microsoft Edge»«Microsoft Internet Explorer» или любой другой исходя из персональных личных приоритетов) и выполните переход на официальную веб-страницу приложения «Google Диск». Отыщите в центральной главной панели открывшейся страницы строку требуемого файла, который планируется окончательно завершить, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. Во всплывающем контекстном меню, отображенном по результатам исполненной пользователем операции, выберите, из вложенных доступных вариантов возможных действий, раздел «Открыть доступ», чтобы непосредственно перейти к настройкам общего доступа для данного документа.

google.png

Если присутствуют сомнения и нет полной уверенности, является ли выбранный файл общим или нет, то ищите соответствующий значок, который выглядит как силуэт двух человек, расположенный в строке файла после его названия.

google-02.png

Выбор раздела «Открыть доступ» активирует отображение всплывающего окна «Совместный доступ». Если обмен ссылками включен, подтверждением чему будет служить яркий активный значок схематического изображения связанной ссылки зеленого цвета в строке «Копировать ссылку общего доступа» в правом верхнем углу всплывающего окна «Совместный доступ» и текстовое уведомление «Доступ по ссылке включен», и собственник документа пожелает оставить его включенным, позволяя другим пользователям просматривать файл, то щелкните раскрывающееся меню управления и во всплывающей панели выберите раздел «Просматривать могут все, у кого есть ссылка».

google-03.png

При желании отключить обмен ссылками, если таковой для данного документа включен, то щелкните раскрывающееся меню управления и во вложенной отображенной панели возможных действий выберите раздел «ВЫКЛ. – доступ только по приглашению».

google-04.png

Далее нажмите на кнопку «Расширенные», расположенную в нижнем правом углу окна «Совместный доступ» для перехода к дополнительным настройкам.

google-05.png

В новом открывшемся окне «Настройки доступа» перейдите в раздел «Уровни доступа» и отыщите строку сотрудника, обладающего правом совместного взаимодействия. Теперь щелкните левой кнопкой мыши кнопку раскрывающегося меню, в зависимости от наличия, доступных для данного конкретного пользователя, разрешений, представленную в виде схематического изображения «карандаша»«глаза» или «страницы заметки», и выберите из предлагаемых предустановленных вариантов действий раздел «Просмотр», чтобы изменить его заданные привилегии и разрешить только операцию ознакомления.

google-06.png
 

Если пользователь является владельцем данного файла, то он может ограничить доступ к файлу еще двумя дополнительными настройками, представленными отдельными строками внизу окна «Настройки доступа» в разделе «Настройки владельца». Выбор первого варианта, заключающийся в установке индикатора выбора («галочки») в соответствующей ячейке строки «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа», не позволяет другим редакторам – если они еще существуют – корректировать настройки уровня общего взаимодействия или дополнительно привлекать к работе с документом новых людей.

Второй вариант, после отметки индикатором выбора («галочкой») связанной ячейки строки «Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы», полностью отключает возможные действия, связанные с загрузкой или получением содержимого документа посредством использования принтера или операции переноса в другой документ, строго делая файл доступным только для чтения для людей, которые могут просматривать его или комментировать.

google-07.png

Нажмите на кнопку «Сохранить изменения» для принятия установленных ограничений.

google-08.png

После сохранения внесенных изменений нажмите на кнопку «Готово», чтобы закрыть окно управления настройками общего доступа для конкретного выбранного документа.

google-09.png

Наконец, чтобы все пользователи знали, что данный файл достиг своей финальной стадии процесса создания и последующего редактирования, а также уже более не нуждается в дальнейших обновлениях и доработках, владелец должен поставить сигнальное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ» в названии документа. Такая отметка способна сообщить всем пользователям, которые обращаются к файлу после того, как собственником были ограничены все разрешения, что данный документ больше не требует внесения никаких дополнительных изменений.

Щелкните правой кнопкой мыши по строке с названием файла и, во всплывающем контекстном меню, выберите, из доступных вариантов возможных действий, раздел «Переименовать».

google-10.png
 
Добавьте во всплывающем одноименном окне в соответствующем текстовом поле к отображенному названию файла предупреждающее контрольное слово «ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ», и нажмите на кнопку «ОК» для подтверждения и сохранения нового имени документа.
 
google-11.png
 
На этом все действия закончены. Исполнив данные операциями, собственник успешно завершит работу с файлом «Google» и ограничит число сторонних пользователей, кто может редактировать или просматривать документ.
 
Полную версию статьи со всеми дополнительными видео уроками смотрите в источнике. А также зайдите на наш Youtube канал, там собраны более 400 обучающих видео.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
1 год назад | категории: Интернет: Обмен файлами
Комментарии
Другие публикации
RU,
http://hetmanrecovery.com/ru/ , Руководитель
Информационные технологии

Компания Hetman Software занимается разработкой и продажей программ для восстановления данных. Огромный опыт позволяет нам разрабатывать наиболее эффективные решения в этой области.




Забыли пароль?

Редакция CNews готова принять пресс-релизы компаний на адрес news@cnews.ru.

Приглашаем вас делиться комментариями о материалах CNews на наших страницах платформ Facebook, Telegram и Twitter.