Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Обмен документами между центром и филиалами: можно ли передавать и контролировать поручения без единой СЭД?
автоматизация бизнес-процессов на платформе Docsvision, электронный документооборот 1 год назад

Обмен документами между центром и филиалами: можно ли передавать и контролировать поручения без единой СЭД?

Предприятие "ВостСибаэронавигация" филиал ФГУП "Госкорпорация по ОрВД" имеет головной офис в Иркутске и 7 филиалов в Иркутской области и Бурятии.

Во всех филиалах уже была установлена система электронного документооборота Docsvision. В Иркутске установлена Docsvision версии 4.5, в филиалах по области и в Бурятии – система 5-й версии. Взаимодействие между филиалами и центром в системе было организовано так: делопроизводители в Иркутске регистрировали распоряжения для филиалов, выбирали ответственный филиал. Система автоматически создавала электронное письмо с распоряжением для филиала. Сотрудники филиала регистрировали каждое письмо с распоряжением в системе Docsvision вручную и отправляли в филиал.

Чтобы проконтролировать распоряжение, выяснить, на какой стадии выполнения находится документ, необходимо было звонить в филиал.

Решение

 Чтобы наладить контроль исполнения распоряжений в филиалах и упростить жизнь делопроизводителей, специалисты RKIT Group разработали специальный шлюз межфилиального обмена. Роман Миненков, руководитель проекта RKIT Group: «Мы опробовали две различных архитектуры построения решения. При первом способе  — мониторинг поручений через электронную почту, столкнулись с ограничениями, связанными с настройкой почтовых серверов. Потому мы разработали другой вариант: прямое подключение к базе данных». 

Результат

Шлюз работает так:  филиальная СЭД периодически направляет запрос в головной офис и забирает свои распоряжения.  Автоматически создает карточку, заполняет основные поля. Делопроизводитель филиала получает готовое распоряжение и запускает в работу.

В Иркутске руководитель контролирует исполнение своих поручений во всех 7-ми филиалах. Он нажимает кнопку «Смотреть исполнение» и видит всю информацию в реальном времени в виде инфографики: кто и сколько работает с документом, какие задачи выполнены. Шлюз сам связывается с СЭД филиала и передает все сведения по документу в головную СЭД.

Шлюз межфилиального обмена успешно работает на все 7 филиалов «ВостСибаэронавигации».  Это простое решение позволяет автоматизировать регистрацию и контроль  распоряжений, не прибегая к созданию общей системы электронного документооборота.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Иркутск
https://rkit.ru, автоматизация бизнес-процессов на платформе Docsvision
+7(3952) 559-399, +7(812) 500 25 99
Информационные технологии

Эксперт в области электронного документооборота, Gold-партнер компании Docsvision.  Это означает, что у нас есть: 

• опыт: более 10 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения систем электронного документооборота; 

• команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на платформе Docsvision; 

•  готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый  прототип дорабатываем с учетом задач конкретного заказчика;

•  компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision;

• компетенции для  экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов,  коммерческих и производственных предприятий.

Мы являемся технологическим центром Docsvision по нефтегазовой отрасли. Обладаем собственными мощностями и испытательными стендами для тестирования систем.

https://rkit.ru;  https://legal.rkit.ru 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>