Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как определить, насколько выгоден ЭДО

Как определить, насколько выгоден ЭДО

Переход на электронный документооборот — это логичный шаг в условиях цифровизации экономики. Основные преимущества неоспоримы: скорость, стоимость и простота. Но как понять, стоит ли изменять бизнес-процессы именно вашей компании? Мы собрали несколько советов для бухгалтеров и технических специалистов о том, на что нужно обратить внимание при планировании ЭДО. Эти рекомендации помогут разобраться в сложившейся ситуации с документооборотом и как её улучшить.

 

◼ Проследите, какой путь проходит документ с момента создания до доставки контрагенту — сколько длится сбор данных, заполнение, согласование, доставка документа и сколько сотрудников задействовано в этом процессе. Проанализируйте самые долгие и трудозатратные моменты. Это поможет вам понять, какие этапы вы хотите автоматизировать и сколько это сэкономит времени.

◼ Измерьте, сколько времени занимает возврат документов от контрагентов. Если документы приходят обратно слишком долго или не возвращаются вовсе, выясните причины и последствия — штрафы от контролирующих органов при проверке, доначисление налогов и т.д. Таким образом вы соберете базу для обоснования внедрения ЭДО перед собственниками, руководством, партнерами и контрагентами.

◼ Уточните, какими учетными системами пользуются сотрудники, как устроен процесс согласования, хранения документов и есть ли с этим трудности. Так вы узнаете, нужна ли интеграция системы ЭДО с внутренними сервисами компании и эффективно ли организован архив.

◼ Определите приоритеты и присвойте им коэффициенты: насколько важна конфиденциальность документов, удобство интерфейса, наличие дополнительных функций, возможности кастомизации и масштабируемость системы. Это облегчит подбор разработчика и программных решений.

◼ Обсудите критерии будущей системы ЭДО с бухгалтером, коммерческим директором и другими сотрудниками, часто работающими с документами. Это позволит потратить деньги на тот продукт, которым они захотят пользоваться.

◼ Рассчитайте сумму, которую компания ежегодно тратит на документооборот с учетом расходов на материалы для печати, доставки и времени сотрудников. Эти цифры помогут вам увидеть, сколько вы сэкономите при переходе на ЭДО.

 

DiState помогает компаниям различного уровня создать такую систему электронного юридически значимого документооборота, которая соответствует их индивидуальным требованиям. Широкая линейка программных решений и возможность доработки каждого из них под нужды клиентов позволяют DiState предлагать не просто систему ЮЗЭДО, а решение множества проблем, связанных с документооборотом, в числе которых: скорость доставки и обработки документов, гарантия получения подписанных контрагентами экземпляров, настройка маршрутизации документов, внутреннее согласование, хранение всех подписанных документов в едином локальном архиве, оптимизация трудозатрат и снижение расходов на документооборот.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Санкт-Петербург
+7 812 372 66 15
Информационные технологии

Программные решения DiState позволяют клиентам организовать собственную площадку юридически значимого документооборота без затрат на разработку ПО для автоматизации документооборота. Продукты DiState — это тиражное программное решение, которое устанавливается на сервера заказчика и функционирует без непосредственного участия DiState в его работе.

Все продукты DiState имеют следующие преимущества:

  • быстрая установка и начало работы,
  • юридическая значимость входящих и исходящих документов,
  • квитирование УПД и счетов-фактур по стандартам ФНС,
  • полный контроль данных на стороне заказчика,
  • масштабируемость системы,
  • кастомизация интерфейса,
  • разработка дополнительных функций по желанию заказчика,
  • интеграция с внутренними и внешними информационными системами.

Решения DiState легко масштабируются и поэтому одинаково актуальны как для компаний с несколькими распределенными филиалами, так и для небольших организаций. В системе могут работать, формировать и согласовывать документы одновременно несколько подразделений и филиалов.

Электронный документооборот позволяет компаниям сократить расходы на  бумагу, курьерские и почтовые услуги.

DiState позволяет обмениваться одно- и многосторонними документами внутри системы:

  • Бухгалтерские документы: акты, накладные, счета, товарно-транспортные накладные и пр.
  • Хозяйственные документы: письма, договоры, соглашения, заявки, претензии и пр. 

 

DiState: Документооборот — это система ЮЗ ЭДО с локальным электронным архивом в частном хранилище компании с неограниченным количеством контрагентов и без тарификации подписываемых документов. Внутри системы компания может отправлять и получать формализованные документы от контрагентов, а также создавать и обмениваться неформализованными документами. Благодаря готовым модулям интеграции, все документы (УПД, счета-фактуры, акты и т.д.) могут автоматически приходить во внутреннюю систему учета, например 1С. Объем хранилища и параметры резервного копирования данных компания определяет самостоятельно, ограничения по срокам хранения у документов в системе нет.

 

DiState: Организатор ЭДО — это b2b решение, позволяющее компании организовать собственную систему ЮЗ ЭДО, в которой контрагенты смогут обмениваться документами не только с компанией-организатором, но и друг с другом. Это позволяет участникам системы сократить материальные и временные расходы на подписание и доставку документов, а организатору системы приносит дополнительный доход. Количество контрагентов в системе не ограничено, тарифы для подписываемых документов устанавливает организатор ЭДО. 

 

DiState: Оператор ЭДО — b2b решение, которое включает в себя возможности DiState: Организатор ЭДО и предполагает выполнение функций Доверенного Оператора ЭДО компанией-лицензиатом. 

 

DiState: Мультипровайдер — платформа ЮЗ ЭДО для работы с несколькими провайдерами EDI и ЮЗ ЭДО, которая позволяет снять нагрузки с учетных систем заказчика. Документы из нескольких личных кабинетов компании в других системах ЮЗ ЭДО и EDI поступают в DiState: Мультипровайдер, где с ними можно работать в режиме “одного окна”. В системе автоматически формируется единый локальный архив документов от всех операторов.

 

DiState: Холдинг — единая система для внутреннего и внешнего ЮЗ ЭДО холдинга. Группы компаний холдинга обмениваются документами между собой и с контрагентами в рамках одной системы. Единая база данных и архив для всех филиалов. 

 

DiState: Кадры — это система кадрового ЭДО, которая способна интегрироваться с уже существующими программами компании либо функционировать самостоятельно. Благодаря масштабируемости и возможности кастомизации, DiState: Кадры может применяться как крупными компаниями с десятками подразделений, так и малыми предприятиями с небольшим штатом сотрудников.

 

Все программные продукты DiState могут бесшовно интегрироваться с корпоративными порталами и информационными системами, а также обмениваться документами с другими операторами ЮЗ ЭДО.01




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>