Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » К вопросу о юридической значимости электронного документооборота

К вопросу о юридической значимости электронного документооборота

 

Большинство разработчиков современных СЭД гарантируют, что весь документооборот в их системе является юридически значимым. Однако термин этот зачастую каждый трактует по-своему.


Что вообще следует понимать под юридической  значимостью документа? Как для бумажного, так и для электронного документа это его доказательная сила, например, в арбитражных судах. В определениях ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа — это  «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».


Как гарантируется юридическая сила документа в  принципе? Прежде всего, с помощью обязательного наличия в нем определенных реквизитов (в зависимости от вида документа) и соблюдения правил их отображения, установленных стандартами делопроизводства и иными нормативными актами. Во-вторых, с помощью соблюдения правомочности, то есть права должностного лица подписывать подобного рода документы. Ну и, в-третьих, правовой статус документа обеспечивается с помощью гарантии его целостности и подлинности.


Поскольку, как ни крути, бумажный документ исторически первичен, все условия, необходимые для обеспечения его «доказательной силы», распространяются и на документ электронный. Однако последний не был бы таковым, если бы для него не существовало, в числе прочих, своих, дополнительных условий гарантирования юридической значимости, обусловленных специфическим способом создания, передачи, обработки и использования документа в электронном виде.


Для подписания электронных документов в качестве аналога собственноручной подписи, как известно, используется подпись электронная, которая, кроме подтверждения авторства документа, то есть, идентификации лица, его подписавшего, обеспечивает такие его свойства как целостность и защищенность от подделки. Однако использование электронной подписи и сертифицированных средств криптографической защиты информации для работы с ней, хотя и является значительным плюсом для обеспечения защищенности документооборота, еще не делает документ в автоматизированной системе юридически значимым. Для придания документу правового статуса необходимо выполнить еще несколько условий.


Так, например, нужно регламентировать использование электронных документов для взаимодействия Участников в автоматизированной системе с помощью создания специального документа: регламента использования электронной подписи в отдельной СЭД или Соглашения об использовании электронной подписи, условия которого должны быть приняты каждым Участником системы. В этот документ, в том числе, должны быть внесены положения примерно следующего содержания:

- Электронные документы, заверенные электронной подписью и использующиеся при взаимодействии Участников, имеют юридическую силу, равную документам на бумажном носителе с подписью уполномоченного лица и печатью организации.

- В рамках системы обмен электронными документами осуществляется только между зарегистрированными Участниками.

- При обмене электронными документами и проверке их подлинности Участники соблюдают установленную последовательность действий.

Кроме этого, необходимо обеспечить выполнение условий признания равнозначности электронной и собственноручной подписи, установленных законодательством:

  • сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
  • электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Наиболее успешно выполнение этих требований осуществляется с помощью использования инфраструктуры доверенной третьей стороны, которая с помощью специальных сервисов обеспечивает подтверждение подлинности подписи с помощью проверки сертификата ключа подписи на момент подписания электронного документа и обеспечение доказательств, определяющих момент подписания (то есть, проставление штампа времени).

Электронные документы, созданные и подписанные в системе внешнего электронного документооборота, в которых подлинность электронной подписи подтверждена с помощью сервисов доверенной третьей стороны, обладают достаточной доказательной силой для их использования в судебных разбирательствах.

Так, например, документы, созданные и подписанные контрагентами при заключении сделки в Системе межкорпоративного документооборота DiState, были использованы в реальном судебном деле. 5 июля 2010 года Арбитражный суд Удмуртской Республики принял решение по делу № А71-4724/2010, в рассмотрении которого в качестве доказательств были представлены бумажные копии электронных документов, созданных в Системе, с подтверждением подлинности подписи в них, а также отчет Автоматизированного рабочего места Разбора конфликтных ситуаций.

В результате судебного разбирательства Арбитражный суд удовлетворил требование истца о взыскании штрафа. Дело было выиграно во многом благодаря тому, что истец имел все надлежащим образом оформленные документы. Тем самым на практике был подтвержден правовой статус электронных документов, создаваемых и подписываемых в Системе внешнего документооборота, где выполнены все описанные условия обеспечения юридической значимости электронного документа.

 


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Санкт-Петербург
7 812 372 66 15
Информационные технологии

Программные решения DiState позволяют клиентам организовать собственную площадку юридически значимого документооборота без затрат на разработку ПО для автоматизации документооборота. Продукты DiState — это тиражное программное решение, которое устанавливается на сервера заказчика и функционирует без непосредственного участия DiState в его работе.

Все продукты DiState имеют следующие преимущества:

  • быстрая установка и начало работы,
  • юридическая значимость входящих и исходящих документов,
  • квитирование УПД и счетов-фактур по стандартам ФНС,
  • полный контроль данных на стороне заказчика,
  • масштабируемость системы,
  • кастомизация интерфейса,
  • разработка дополнительных функций по желанию заказчика,
  • интеграция с внутренними и внешними информационными системами.

Решения DiState легко масштабируются и поэтому одинаково актуальны как для компаний с несколькими распределенными филиалами, так и для небольших организаций. В системе могут работать, формировать и согласовывать документы одновременно несколько подразделений и филиалов.

Электронный документооборот позволяет компаниям сократить расходы на  бумагу, курьерские и почтовые услуги.

DiState позволяет обмениваться одно- и многосторонними документами внутри системы:

  • Бухгалтерские документы: акты, накладные, счета, товарно-транспортные накладные и пр.
  • Хозяйственные документы: письма, договоры, соглашения, заявки, претензии и пр. 

 

DiState: Документооборот — это система ЮЗ ЭДО с локальным электронным архивом в частном хранилище компании с неограниченным количеством контрагентов и без тарификации подписываемых документов. Внутри системы компания может отправлять и получать формализованные документы от контрагентов, а также создавать и обмениваться неформализованными документами. Благодаря готовым модулям интеграции, все документы (УПД, счета-фактуры, акты и т.д.) могут автоматически приходить во внутреннюю систему учета, например 1С. Объем хранилища и параметры резервного копирования данных компания определяет самостоятельно, ограничения по срокам хранения у документов в системе нет.

 

DiState: Организатор ЭДО — это b2b решение, позволяющее компании организовать собственную систему ЮЗ ЭДО, в которой контрагенты смогут обмениваться документами не только с компанией-организатором, но и друг с другом. Это позволяет участникам системы сократить материальные и временные расходы на подписание и доставку документов, а организатору системы приносит дополнительный доход. Количество контрагентов в системе не ограничено, тарифы для подписываемых документов устанавливает организатор ЭДО. 

 

DiState: Оператор ЭДО — b2b решение, которое включает в себя возможности DiState: Организатор ЭДО и предполагает выполнение функций Доверенного Оператора ЭДО компанией-лицензиатом. 

 

DiState: Мультипровайдер — платформа ЮЗ ЭДО для работы с несколькими провайдерами EDI и ЮЗ ЭДО, которая позволяет снять нагрузки с учетных систем заказчика. Документы из нескольких личных кабинетов компании в других системах ЮЗ ЭДО и EDI поступают в DiState: Мультипровайдер, где с ними можно работать в режиме “одного окна”. В системе автоматически формируется единый локальный архив документов от всех операторов.

 

DiState: Холдинг — единая система для внутреннего и внешнего ЮЗ ЭДО холдинга. Группы компаний холдинга обмениваются документами между собой и с контрагентами в рамках одной системы. Единая база данных и архив для всех филиалов. 

 

DiState: Кадры — это система кадрового ЭДО, которая способна интегрироваться с уже существующими программами компании либо функционировать самостоятельно. Благодаря масштабируемости и возможности кастомизации, DiState: Кадры может применяться как крупными компаниями с десятками подразделений, так и малыми предприятиями с небольшим штатом сотрудников.

 

Все программные продукты DiState могут бесшовно интегрироваться с корпоративными порталами и информационными системами, а также обмениваться документами с другими операторами ЮЗ ЭДО.01




Забыли пароль?
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>