Исследование и разработка проекта процессной информационной системы управления цепями поставок (часть 2)

3. Выбор программного решения и моделирование бизнес-процесса в модели «как будет»

3.1. Анализ требований

3.1.1. Анализ бизнес-требований 

Ссылка на 1-ю часть статьи. В результате предпроектного обследования процесса «Поиск и выбор поставщиков» на предприятии было выявлено следующее:

• степень автоматизации операций менее 34%;
• недостаточная степень покрытия функциональных областей.

К узким местам реализации процесса можно отнести:

• анализ коммерческих предложений (не проводится поддержка тендеров, рассылка уведомлений поставщикам выполняется вручную);
• закупки (формирование текстов контрактов и договоров производится вручную);
• обработка коммерческих предложений (не производится автоматически, сравнение и мониторинг выполняется вручную);
• анализ затрат (анализ затрат производится вручную);
• обработка заказа (проверка заявок на наличие запаса/проверка по бюджету производится вручную).

Таким образом, новая информационная система (далее – ИС) должна совершать и иметь: 

• мониторинг заказов;
• иметь поддержку разных типов тендеров/аукционов;
• выполнять автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера/коммерческих предложениях и т.д.;
• формировать тексты контрактов и договоров в соответствии с требованиями;
• проводить сравнение и мониторинг цен, количества, качества, деловой активности поставщиков;
• производить автоматический анализ затрат;
• иметь единую базу поставщиков;
• иметь инструменты для проведения аттестации поставщиков.

Специалист отдела снабжения в среднем тратит 1-2 часа на проверку плана закупок и его утверждение (проверка на наличие запаса/проверка по бюджету). Получение коммерческих предложений длится в среднем 1-2 недели. На предложения поставщиков сотрудник отдела снабжения тратит около 4 часов. Анализ затрат предприятия определяется сотрудником отдела снабжения на протяжении 4-5 часов рабочего времени. Формирование текста контракта требует от специалиста отдела снабжения 2 часов. Рассылка уведомлений поставщикам занимает 1 час.

Сотрудники отдела снабжения хотели бы автоматизировать процесс проверки плана закупок, а также сократить время на сравнение конкурсной документации и анализ предложений поставщиков. Интернет-площадка позволит управлять взаимоотношениями с поставщиками напрямую, что сократит время на получение коммерческих предложений, а также позволит аттестовать и выбирать поставщиков по различным критериям и типам проводимого тендера. Шаблоны договоров и контрактов должны позволять заключать их и оформлять гораздо быстрее. Автоматическая рассылка уведомлений позволит ускорить процесс заключения договора и быстрее доставит поставщикам необходимую им информацию. Анализ затрат предприятия должен быть более нагляден, благодаря чему удастся увидеть узкие места и сократить издержки предприятия. Бизнес-цели проекта содержат следующее:

• сократить издержки предприятия на 11,5 % в течение 1 года после внедрения предложенной информационной системы. Показателем цели служит увеличенная выручка, выраженная в денежной форме за счет избавления от непроизводительных затрат. Способ измерения цели есть кассовый метод бухучета. Предыдущие показатели были 710 687 422 руб., планируемые – 632 511 787 рублей;
• ускорить процесс заключения договора с поставщиком в течение 6 месяцев после первого продуктивного запуска ИС. Показателем является время, потраченное на обработку коммерческого предложения, анализ и проведение тендеров/конкурсов, оформление и составление договоров/контактов. Способ измерения прямой. Предыдущие показатели были 4 дня, планируемые – 2 дня.

Критериями успеха являются:

• сотрудники отдела снабжения, отдела планирования, а также сотрудники юридического отдела переходят к работе с новой информационной системой в течение трех месяцев после ее первого запуска;
• выявление новых источников (уменьшение на 20-25%) сокращения издержек за счет поиска оптимальных и надежных поставщиков, ускорения процесса заключения договоров, анализа затрат в течение 7 месяцев после успешного внедрения новой ИС.

Для работников отдела снабжения новая ИС будет представлять веб-приложение, позволяющее составить договор/контракт в соответствии с требованиями, позволит производить автоматическую рассылку уведомлений поставщикам о результатах тендера, будут предоставлены инструменты для работы с тендерными операциями (можно будет редактировать критерии оценки поставщиков, удалять, добавлять новые). Для сотрудников отдела планирования новая ИС позволит сделать анализ затрат проще и нагляднее благодаря интерфейсу (агрегирование данных по затратам на закупку). Бизнес-рисками проекта являются:

• отсутствие готовности и нехватка навыков сотрудников отдела планирования, снабжения, а также юридического отдела к работе с новой ИС. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение персонала (вероятность 0,7);
• вероятная реструктуризация отдела закупок и изменение должностных обязанностей сотрудников отдела закупок (вероятность 0,8);
• достигнутые цели могут быть не достигнуты в связи с прямой зависимостью от скорости поступления информации от поставщиков (вероятность 0,1).

В качестве предположений и зависимостей можно сформулировать следующее:

• в отделе снабжения, планирования и юридический отдел будут установлены новые моноблоки, имеющие постоянное стабильное подключение к сети интернет;
• поставщики будут оснащены компьютерами, имеющими выход в интернет.

Полный текст статьи: https://corpinfosys.ru/archive/issue-4/106-2018-4-scm