Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как создать структуру бухгалтерского отдела
Возможность размещать посты на проекте остановлена

Редакция CNews готова принять пресс-релизы компаний на адрес news@cnews.ru.

Приглашаем вас делиться комментариями о материалах CNews на наших страницах платформ Facebook, Telegram и Twitter.

Как создать структуру бухгалтерского отдела

Используйте это руководство, чтобы создать свою бухгалтерскую команду.структура бухгалтерии малого бизнеса

Когда вы только начинали свой бизнес, вы, вероятно, были немного похожи на гаражную группу, живя своей мечтой и решая проблемы на лету.

Но по мере роста вашего бизнеса полагаться на соучредителя Дэйва, который одновременно является вашим техническим директором и юридическим отделом компании, в том, чтобы продолжать платить поставщикам, и ваша растущая команда сотрудников больше не будет сокращать это.

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес продолжал расти, вам необходимо создать структуру бухгалтерского отдела, которая сможет выполнять множество бухгалтерских обязанностей и расширяться вместе с вашим бизнесом.

Давайте рассмотрим пять основных задач бухгалтерского учета малого бизнеса, как вам следует подойти к подбору персонала для каждой из этих ролей и как определить, когда вам нужна помощь. А поскольку ваш бизнес не может работать только за счет человеческих усилий, мы также разберем, как бухгалтерское программное обеспечение может поддержать вашу команду.

Бухгалтерскому учету для малого бизнеса нужны люди и технологии

Хотя бухгалтерское программное обеспечение необходимо для любого малого бизнеса , оно не может сделать все. Вам нужен человек, стоящий за вашим программным обеспечением, чтобы перепроверять цифры, анализировать результаты, координировать работу неинтегрированных систем и гарантировать, что ваш бизнес не будет ограблен коварными поставщиками или мошенниками.

Как минимум, вам нужен кто-то, кто будет вести расчет заработной платы, кто-то платить поставщикам и отправлять счета-фактуры, и кто-то вести бухгалтерские книги каждый месяц, чтобы они были сбалансированы с учетом налогового времени.

Соучредитель Дейв может быть в состоянии сделать все эти вещи, но это не значит , что он должен делать все эти вещи в долгосрочной перспективе. Но, как владельцу малого бизнеса, бывают случаи, когда вам нужно обходиться меньшими затратами.

Структура вашего бухгалтерии никогда не будет похожа на состав вашей компании по софтболу. Это не позиции в линейке, которые вам нужно заполнить; это задачи, которые необходимо выполнять с помощью комбинации ролей и ресурсов. Вы должны проявить осмотрительность как руководитель организации, чтобы точно определить, как эта комбинация выглядит для вашего бизнеса и имеющихся у вас ресурсов.

Вы можете использовать эту статью как образец для построения своей собственной структуры, но не забывайте ожидать гибкости в зависимости от размера вашего бизнеса (как по персоналу, так и по объему бизнеса) и возможностей вашей команды.

5 основных бухгалтерских задач и способы их решения

В разделах ниже мы рассмотрим пять основных задач бухгалтерского учета, навыки, которые вам следует искать для решения этих задач, и красные флажки, требующие подкрепления. В конце мы рассмотрим некоторые способы, которыми бухгалтерское программное обеспечение может помочь в решении каждой задачи, и приведем пример базовой структуры бухгалтерского отдела малого бизнеса.

1. Выставление счетов / выставление счетов

Почему это важно: Управление малого бизнеса США сообщает, что низкие продажи / денежный поток были главной причиной закрытия малых предприятий по состоянию на 2015 год (в прошлом году Бюро переписи населения США собирало такие данные). При чем здесь биллинг? Чем дольше вашим клиентам выставляется счет, тем дольше вы получаете оплату. Вам нужно получать деньги, чтобы вы могли платить своим сотрудникам и поставщикам. Если вам не платят точно и вовремя, ваш бизнес рискует потерпеть неудачу из-за низкого денежного потока.

Кто должен это делать: вам не нужен CPA для обработки вашего биллинга; с этой задачей должен справиться любой, кто разбирается в числах и разбирается в деталях. Помимо точности, своевременность имеет решающее значение для выставления счетов, поэтому вам нужен кто-то, кто будет пунктуален и соблюдает сроки.

Признаки того, что вам нужна помощь:

Клиенты не получают свои счета вовремяКлиентам выставляют неверную суммуКлиенты не платят нужную сумму или вовремя2. Платежи / кредиторская задолженность

Почему это важно: Институт финансов и менеджмента сообщает, что в организациях высшего уровня один штатный специалист по кредиторской задолженности может обрабатывать почти 23 000 счетов в год. Это примерно 85 счетов за рабочий день. Если вы оплачиваете только несколько счетов за раз, вы, вероятно, не успеваете. И если вы не сделаете своей приоритетной задачей своевременную оплату своим поставщикам, вы будете платить штрафы за просрочку платежа или, что еще хуже, потеряете своих поставщиков. Не откладывайте это до тех пор, пока не отключат электричество.

Кто должен это делать: как и в случае с выставлением счетов и выставлением счетов, точность и своевременность имеют первостепенное значение, когда речь идет о кредиторской задолженности. Если ваша организация невелика, вполне нормально, чтобы один человек или небольшая команда занимались дебиторской и кредиторской задолженностью (выставление счетов). Хотя вашим поставщикам следует доверять, чтобы они выставляли вам точные счета - что делает эту задачу немного менее сложной, чем выставление счетов - эту роль должен выполнять тот, кто может дважды проверить номера поставщиков, чтобы убедиться, что вам не выставлен завышенный счет или плата за товары или услуги, которые не были Фактически не предусмотрено.

Признаки того, что вам нужна помощь:

Продавцы жалуются, что им не платят.Несмотря на все усилия, ваша команда по работе с кредиторской задолженностью не успевает за ними и производит просроченные платежи.Вашему специалисту по кредиторской задолженности приходится работать сверхурочно, чтобы не отставать.3. Расчет заработной платы

Почему это важно: как обсуждалось в нашей статье о передовых методах расчета заработной платы , если вы не платите своим сотрудникам вовремя и не платите им нужную сумму, вы начнете терять сотрудников, а затем и не будете придется больше беспокоиться о ведении бизнеса.

Кому следует это делать: когда ваш бизнес очень маленький (два-три сотрудника), вам может сойти с рук поручение сотруднику, работающему с вашей кредиторской и дебиторской задолженностью, заниматься расчетом заработной платы. Однако, когда ваша компания вырастет намного дальше этого, вам понадобится либо опытный специалист по расчету заработной платы, либо сторонняя служба расчета заработной платы, чтобы сделать это за вас. Что делает хорошего специалиста по заработной плате? Помимо пунктуальности и скрупулезности, ваш специалист по расчету заработной платы также должен хорошо работать с другими для решения неизбежных проблем.

Признаки того, что вам нужна помощь:

Сотрудникам регулярно платят поздно.Сотрудникам не хватает зарплаты или переплачивают из-за канцелярских ошибок.Сотрудник, отвечающий за расчет заработной платы, перегружен и работает сверхурочно, чтобы вовремя получать зарплату.4. Бухгалтерский учет

Почему это важно: сбалансированные книги - это настоящий север вашего бизнеса, и они должны помочь вам спокойно спать по ночам, как владельцу малого бизнеса. Хорошая бухгалтерия в основном означает, что все ваши счета оплачены, и все ваши клиенты заплатили вам то, что они должны, и вы ведете чистую отчетность, показывающую столько же. Хотя это может показаться не слишком захватывающим, это абсолютно необходимо для финансового благополучия вашего бизнеса, так же как и температура вашего тела всегда должна быть около хороших, скучных 98 градусов. Если ваши книги выключены, значит, что-то пошло не так.

Кто должен это делать: В некотором смысле, любая другая задача в этом списке связана с бухгалтерией, поэтому вам нужен кто-то, кто хорошо разбирается в цифрах, точен в цифрах и хорошо работает с другими. Хотя биллинг отвечает за отправку счетов-фактур, а счета к оплате - за оплату счетов, ваш бухгалтер в конечном итоге несет ответственность за регистрацию и отслеживание всех этих транзакций и остатков. Ваш бухгалтер также будет работать с бухгалтерским программным обеспечением почти все время, поэтому он должен хорошо разбираться в любой бухгалтерской программе, которую использует ваш бизнес .

Признаки того, что вам нужна помощь:

Ваши книги не сбалансированы (есть заработанные или потраченные деньги, которые вы не можете учесть).Когда приходит время уплаты налогов, вам не хватает необходимых отчетов и квитанций.В конце года вам нужно проанализировать личные расходы, чтобы определить коммерческие расходы.5. Подготовка налоговой декларации

Почему это важно: вам нужно заплатить государству то, что вы должны, но вам также необходимо получить кредит на все вычеты, на которые вы имеете право, чтобы вы не платили больше этой суммы. Кроме того, необходимо , чтобы получить W2s из всех ваших сотрудников , чтобы они могли подать свои налоги вовремя. Если вы не думаете, что это важно, просто подождите, пока IRS не придет с длинным списком вопросов, на которые у вас нет ответов.

Ознакомьтесь с этими советами от реальных CPA, чтобы убедиться, что вы на правильном пути

Кто должен этим заниматься: Профессионал. В идеале либо CPA в штате, либо сторонняя фирма, которая при необходимости может представлять ваш бизнес в IRS. Хотя налоговое время приходит только один раз в год, глупо думать, что вам нужно беспокоиться об этом только в течение нескольких дней или недель до крайнего срока. Постоянное отслеживание расходов и доходов в течение года и их надлежащий учет с точки зрения их налоговых последствий имеет огромное значение, когда приходит время уплаты налогов. Ваш бухгалтер должен работать бок о бок с теми, кто отвечает за подготовку налогов, чтобы у них было все необходимое для тщательной и точной подготовки вашей налоговой декларации.

Признаки того, что вам нужна помощь:

В конце года вы пытаетесь самостоятельно оплачивать налоги с бизнеса и изо всех сил пытаетесь найти нужные отчеты и формы.В конце года вы получаете гораздо больший возврат или сумму задолженности, чем годом ранее, и не можете объяснить, почему.После того, как вы подадите налоговую декларацию, вы получите аудиторское уведомление от IRS и не готовы отвечать на их вопросы.Как бухгалтерское программное обеспечение может помочь

Автоматическое выставление счетов. Допустим, у вас есть клиент, который заказывает 10 фунтов кофе каждый месяц. В первый раз, когда они заказывают, что вы заполняете шаблон счета со всей их информацией, вы настраиваете его рассылку в один и тот же день каждый месяц. Если они хотят увеличить или уменьшить свой заказ, пропустить месяц или отменить, все, что нужно сделать вашему специалисту по биллингу, - это войти и изменить настройки. Но в остальное время этот счет тухнет как по маслу.

Автоматические платежи. Любое хорошее бухгалтерское программное обеспечение запомнит счет после того, как вы оплатили его в первый раз, что позволит вашему специалисту по платежам настроить автоматический платеж в следующий раз, когда аналогичный счет будет получен от того же поставщика. Расширенные функции включают отслеживание платежей - так что вы можете видеть, когда ваш платеж был получен - и автоматические утверждения, так что вам не нужно подписывать форму цифровой подписью каждый раз, когда ваш офис-менеджер заказывает еще газировку для комнаты отдыха.

Расчет заработной платы: программное обеспечение для расчета заработной платы достаточно сложное, поэтому оно является встроенной функцией только для самых крупных игроков в области программного обеспечения для бухгалтерского учета, таких как QuickBooks Online (лучший инструмент, который пять лет подряд входит в наш список «20 самых популярных программ для бухгалтерского учета »). Поэтому вместо того, чтобы искать инструмент бухгалтерского учета, который также обрабатывает заработную плату, мы рекомендуем попробовать один из этих инструментов, который интегрируется с популярными приложениями для расчета заработной платы, чтобы упростить жизнь вашему специалисту по заработной плате за счет автоматизации таких вещей, как прямой депозит и удержание налогов.

Автоматизированный бухгалтерский учет : бухгалтерское программное обеспечение - это бухгалтерское программное обеспечение. Бухгалтерия встроена во все бухгалтерские программы, ведя точный учет всех поступающих и исходящих денег из вашего бизнеса и отмечая любые расхождения. Это позволяет вашему бухгалтеру действовать больше как привратник, вводя данные в программное обеспечение и дважды проверяя числа, вместо того, чтобы час за часом тратить утомительный ввод данных и простую, повторяющуюся математику.

Подготовка налогов: бухгалтерское программное обеспечение не может делать ваши налоги за вас, но оно может записывать и систематизировать все необходимые данные и предоставлять необходимые налоговые формы, так что, когда придет время уплаты налогов, вы можете нажать несколько кнопок, чтобы создать отчеты для своего бухгалтера. вместо того, чтобы бросать обувную коробку с квитанциями на их стол.

Базовая структура бухгалтерского отдела малого бизнеса

Теперь, когда мы обрисовали в общих чертах основы, давайте рассмотрим базовую структуру бухгалтерии, с которой ваш бизнес мог бы начать:

структура бухгалтерии малого бизнеса

Описана установка , как это вы охвачены практически для каждого малого бизнеса учета потребностей, но есть место для гибкости. Если ваш бизнес достаточно мал, вы можете поручить бухгалтеру самостоятельно обрабатывать кредиторскую / дебиторскую задолженность, или вы можете обнаружить, что имеет смысл иметь внешнюю фирму, занимающуюся расчетом заработной платы, если она становится непосильной.

Для вас, как для руководителя малого бизнеса, важно следить за ростом и при необходимости адаптироваться (не ждите, пока не будут задержаны выплаты зарплаты в течение трех циклов подряд, чтобы получить помощь).

В том же ключе всегда будьте осторожны, когда дело доходит до получения профессиональной помощи. Вы не знаете, чего не знаете, и гораздо важнее правильно вести бухгалтерский учет, не выгорая себя, чем сэкономить немного денег.

Какая у вас линейка бухгалтеров для малого бизнеса?

Хотя в этой статье рассматриваются основные позиции бухгалтерского отдела, по мере роста вашей компании вам необходимо расширять эти команды и добавлять новые должности, такие как финансовый директор и финансовые аналитики, чтобы сместить акцент с удержания на плаву на рост.

Вам также не обязательно быть экспертом во всех сферах своего бизнеса, вам просто нужно слушать тех, кто знает больше, чем вы. Если ваш ведущий бухгалтер говорит вам, что пора начать передавать вашу заработную плату на аутсорсинг, прислушайтесь к ним.

Пропустил ли я в этой статье какие-либо важные бухгалтерские роли? Как устроена бухгалтерия вашего малого бизнеса? Дай мне знать в комментариях! Следите за нашим бухгалтерским блогом, следя за нашим бухгалтерским блогом,   и будьте в курсе всего, начиная с подачи налоговой декларации и заканчивая передовыми методами расчета заработной платы .

Ищете бухгалтерское программное обеспечение? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для бухгалтерского учета Platforms .



Источник: https://platforms.su/articles/2409


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
1 год назад | тэги: Технологии, Наука
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
Реклама PR и маркетинг

Информация о проекте Цифровой маркетплейс

«Цифровой маркетплейс» - Широкий каталог российского ПО и полный перечень возможностей российского программного обеспечения. Информация о опыте внедрений и отзывах. Возможности для вендоров программного обеспечения и заказчиков цифровых продуктов.

Маркетплейс агрегирует самые необходимые данные

  • Полный перечень возможностей программного обеспечения (назначение, функционал, необходимые для применения ресурсы: стоимостные, организационные, компетентностные и нормативные)
  • Достаточная информация для выполнения программы "импортозамещения в ИКТ"
  • Информация о пилотных и "боевых" проектах, отзывы о продукте
  • Дополнительная информация о поставщике решения
  • Оценка совместимости с другими платформами и продуктами



Забыли пароль?

Редакция CNews готова принять пресс-релизы компаний на адрес news@cnews.ru.

Приглашаем вас делиться комментариями о материалах CNews на наших страницах платформ Facebook, Telegram и Twitter.