Будьте на вершине предотвращения бизнес-мошенничества, следя за этими 6 сигналами тревоги

Деловое мошенничество может стоить вашей компании более 350 000 долларов. Ни один бизнес не может себе этого позволить, поэтому вам нужно следить за этими предупреждающими знаками.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с ведением бизнеса в США. Он никоим образом не предназначен для предоставления юридических консультаций или поддержки определенного курса действий. Для получения совета по вашей конкретной ситуации проконсультируйтесь со своим юрисконсультом.

В «Одиннадцать друзей Оушена» около дюжины аферистов объединяют свой ум, акробатические навыки и крутые машины, чтобы экстравагантно ограбить казино. Владелец казино раскрывает замысловатую схему только вскоре после того, как антигерои сбежали с миллионами.

Однако хорошая новость для большинства бизнес-лидеров заключается в том, что, если ваш бизнес ограбят, доказательства будет намного легче обнаружить, используя бухгалтерское программное обеспечение и обращая внимание на несколько предупреждающих знаков.

Так ли важно предотвращение бизнес-мошенничества?

Хищение бизнеса - большая проблема.

Hiscox, глобальный поставщик специализированных услуг по страхованию, опросил 200 американских специалистов по бухгалтерскому учету и финансам, которые работали в компании, в которой имело место хищение, в рамках своего исследования Hiscox по хищениям за 2018 год . Это исследование показало, что в среднем дело о хищении длилось более двух лет и стоило вовлеченным компаниям в среднем более 350 000 долларов, но что более 50% компаний в конечном итоге вернули менее одной трети того, что было украдено.

Мы говорим не о нескольких блокнотах с наклейками и перманентными маркерами. Ассоциация сертифицированных исследователей мошенничества обнаружила, что 22% случаев мошенничества привели к убыткам, превышающим 1 миллион долларов. Хищение может принимать форму чего угодно - от снятия чаевых до сложного мошенничества с платежной ведомостью. И эти цифры отражают известные случаи без учета ситуаций, в которых хищение так и не было обнаружено.

Наиболее распространенные методы хищения, согласно исследованию Hiscox

Деловое мошенничество может быть особенно разрушительным для малых предприятий, для которых проблемы с движением денежных средств являются основной причиной закрытия бизнеса . И чем меньше размер бизнеса, тем более серьезным может быть мошенничество.

Дело о хищении $ 100 000 может привести к неприятным судебным тяжбам для крупной корпорации, но может нанести вред семейному магазину. Руководители малого бизнеса, как правило, имеют меньше опыта управления компанией, чем руководители среднего и крупного бизнеса, а сотрудники малого бизнеса имеют меньше контроля и больше автономии при выполнении бизнес-функций.

По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию случаев мошенничества, малые предприятия также теряют почти вдвое больше (200 000 долларов США) в случае среднего хищения, чем средние и крупные предприятия (104 000 долларов США) .

6 красных флажков в сфере бизнес-мошенничества, на которые стоит обратить внимание

Независимо от размера вашего бизнеса, у вас должен быть план по предотвращению бизнес-мошенничества. Специалисты по бухгалтерскому учету и финансам, принявшие участие в опросе Hiscox, обнаружили, что помимо денег, мошенничество, с которым сталкивались их компании, нанесло им ущерб сотрудникам, клиентам, деловым партнерам и репутации, что в конечном итоге приведет к падению бизнеса любого размера.

Но хватит обреченности и уныния. Давайте рассмотрим некоторые стратегии, которые вы можете использовать, чтобы выявить мошенничество, прежде чем оно поставит ваш бизнес на колени.

1. Средства компании переводятся в / из стран, с которыми вы не ведете бизнес.

Почему это вызывает беспокойство: растратчики могут переводить деньги компании за границу для их отмывания, а затем возвращать их на личный банковский счет с запутанным следом.

Пример: вы замечаете на своем счету кредит из Канады, даже если у вас нет клиентов или клиентов оттуда.

Что с этим делать: просматривайте свои книги не реже одного раза в месяц. Если деньги идут в незнакомый вам источник / пункт назначения или из них, расследуйте их, даже если сотрудник говорит вам, что это законно.

2. Сотрудники платят поставщикам или другим сотрудникам наличными.

Почему это вызывает беспокойство: наличные платежи не оставляют бумажного следа, позволяя растратчикам скрывать мошенническую деятельность.

Пример: один из ваших руководителей настаивает на том, чтобы заплатить продавцу снабжения (который оказывается одним из его старых школьных приятелей) наличными, потому что именно так продавец предпочитает получать оплату.

Что с этим делать: настаивайте на том, чтобы вся деятельность компании велась с использованием чеков или дебетовых / кредитных карт компании (за исключением самых незначительных инцидентов, таких как чаевые доставщику пиццы). Если вы слышите, что сотрудник совершает операции с наличными в коммерческих целях, проведите расследование.

3. Вы замечаете расплывчатые деловые сделки, у которых нет четкой цели.

Почему это вызывает беспокойство: сотрудники, занимающиеся хищениями, могут заключать фиктивные сделки с сторонними сообщниками, чтобы мошенничество выглядело как законный бизнес компании.

Пример: один из ваших менеджеров устраивает туманную «консультационную» работу для своего зятя, который платит гонорар в размере 1000 долларов в месяц.

Что вы должны с этим делать: требовать от всех сотрудников предоставить четкое и достойное экономическое обоснование для любых деловых сделок и регулярно проверять, чтобы эти сделки по-прежнему приносили пользу для бизнеса.

4. Сотрудники заключают сделки с поставщиками, которые не были одобрены через надлежащие каналы.

Почему это вызывает беспокойство: сотрудники, занимающиеся хищениями, могут обойти обычные контрольно-пропускные пункты для заключения мошеннических сделок с фиктивными поставщиками, не обращая внимания на руководство.

Пример: вы приходите в понедельник утром, чтобы услышать от одного из ваших сотрудников, что они заключили новый контракт на закупку с поставщиком запчастей, о котором вы никогда не слышали. Сделка кажется слишком хорошей, чтобы быть правдой.

Что с этим делать: разработайте политику для всех деловых сделок, требующих одобрения нескольких менеджеров.

5. Ваши книги не сбалансированы

Почему это вызывает беспокойство: сбалансированные бухгалтерские книги - это здоровый пульс любого бизнеса. Если у вас приходят или уходят деньги, которые вы не можете учесть, это означает, что кто-то в вашей компании что-то замышляет или ваша бухгалтерия неаккуратна. Ни одна из ситуаций не хороша.

Пример: вы проверяете свои книги в конце месяца и обнаруживаете, что вам не хватает 1500 долларов без каких-либо объяснений.

Что вы должны с этим делать: проверяйте своебухгалтерское программное обеспечение каждый день, чтобы убедиться, что все учтено. Программное обеспечение предупредит вас, если что-то не сработает.

6. Деловые и личные расходы не разделяются.

Почему это вызывает беспокойство: использование корпоративной карты для оплаты личных расходов - это большой запрет, даже если сотрудник платит компании обратно. Это мутит воду и затрудняет выявление хищений, когда они действительно случаются.

Пример: у вас есть сотрудник, который «случайно» заправляет свой личный автомобиль бензином по кредитной карте компании, даже несмотря на то, что она платит вам наличными.

Что вы должны с этим делать: Обеспечьте соблюдение строгой политики, которая разрешает только законные деловые расходы по кредитным картам вашей компании. Это также избавит вас от необходимости просеивать расходы вовремя уплаты налогов . Некоторыепрограммы для составления отчетов о расходах даже позволяют сканировать квитанции.

Портрет растратчика

Хотя следующие признаки могут иметь много разных невинных объяснений, исследования Hiscox и ACFE показали, что обычно растратчики:

Вести роскошный образ жизни, явно не по средствам (например, внезапно появиться на работе в новом роскошном автомобиле).Показывать безрассудное поведение (например, чрезмерное увлечение азартными играми, получение штрафов за превышение скорости, чрезмерное использование PTO).Рассердитесь на работе, если они почувствуют, что с ними обошлись несправедливо.Продемонстрируйте проблемы с контролем (например, нежелание делиться своими обязанностями с помощниками или временными заменами).Страдают от финансовых затруднений.

Ни одно из этих действий не является основанием для обвинения сотрудника в растрате, но - в сочетании с указанными выше красными флажками - за ним стоит следить как на части более широкой картины.

Хотя может показаться разумным более подозрительно относиться к новым сотрудникам, которые еще не проявили себя, растратчики - в среднем - работают в их компании восемь лет .

Это потому, что у таких сотрудников, как правило, было время, чтобы ознакомиться с работой бизнеса, они испытали реальное или кажущееся оскорбление, которое мотивировало их попытаться взыскать компенсацию или даже нанять сообщников, чтобы помочь им совершить мошенничество (среднее количество вовлеченных людей в данной схеме - три).

Что делать при выявлении мошенничества в бизнесе

Предотвращение значительного мошенничества или хищений в вашем бизнесе начинается с найма нужных людей, справедливого обращения с ними и знания признаков, на которые следует обратить внимание.

Но что делать, если вы заметили явные признаки мошенничества и вам нужно принять меры? Hiscox рекомендует:

Что делатьЧего не делатьСоздайте группу по расследованию, состоящую из менеджеров, и при необходимости привлеките стороннюю помощь. Делайте подробные записи на протяжении всего расследования.Не спешите с обвинениями. Даже если есть лишь крошечный шанс, что кто-то действительно невиновен, соблюдайте надлежащие процедуры. Ложное обвинение может нанести непоправимый ущерб отношениям между сотрудником и вашей компанией, и ваша компания может быть привлечена к ответственности.Просмотрите записи в вашем бухгалтерском программном обеспечении, чтобы извлечь доказательства.Не опрашивайте возможных сообщников вместе и не опрашивайте подозреваемых сотрудников самостоятельно. Имейте под рукой представителя отдела кадров для всех собеседований и четко записывайте, о чем спрашивали и что было сказано.Как только у вас будет достаточно доказательств хищения, ограничьте доступ мошенников к финансам компании.Не раскрывайте свои подозрения, пока не соберете веские доказательства. Соберите как можно больше доказательств, прежде чем сообщать о своем расследовании. Подозреваемый в растрате может удалить электронные письма или очистить финансовую отчетность, если узнает, что вы идете по его следу.Определите источник нарушения, которое привело к хищению, и устраните его. Если у вас еще нет горячей линии для сообщений о мошенничестве (телефон и / или электронная почта), сейчас самое время создать ее. Исследование, проведенное Ассоциацией сертифицированных экспертов по расследованию случаев мошенничества, показало, что 40% случаев мошенничества раскрываются информаторами, за которыми следуют внутренний аудит (15%) и проверка со стороны руководства (13%).Не пытайтесь взять закон в свои руки. Полностью сотрудничать с правоохранительными органами, чтобы помочь им выполнять свою работу, а если вас беспокоит негативное воздействие, поговорите со своим адвокатом о дальнейших действиях.Хвалите и защищайте информатора, если вас предупредил сотрудник.

Предотвращение бизнес-мошенничества - это лишь одна часть бухгалтерской головоломки малого бизнеса. Чтобы оставаться в курсе самых разнообразных тем бухгалтерского учета - от того, когда пришло время обновить программное обеспечение бухгалтерского учета до того, как подавать налоги, - следите за нашим блогом о бухгалтерском учете и финансах .

Ищете бухгалтерское программное обеспечение? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для бухгалтерского учета Platforms .

Источник: https://platforms.su/articles/2406