Автоматизация и ведение оперативного, бухгалтерского и налогового учетов обеспечения спецодеждой и СИЗ на предприятии (часть 1)

1. Автоматизация оперативного учета обеспечения спецодеждой и другими средствами индивидуальной защиты

Обеспеченность спецодеждой и средствами индивидуальной защиты (далее – СИЗ) работников – один из основных показателей при проверке соблюдения предприятием требований по охране труда и норм трудового законодательства. Нарушение работодателем государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах, и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет ответственность для должностных лиц и юридическое лицо, предусмотренную КоАП РФ ст. 5.27.1. Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации. В настоящее время затраты на обеспечение работников спецодеждой и СИЗ составляют значительные объемы и для предприятия является важным эффективно организовать процесс обеспечения, учета и контроля их сохранности и движения.

В качестве основных проблем, характеризующих неэффективность процесса обеспечения спецодеждой, СИЗ и недостаточность объема информации оперативного учета их движения можно назвать следующие:

• Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности, со временем превращаются в неликвиды.
• Отсутствие сквозного по-размерного учета спецодежды и СИЗ приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера и наоборот – затоваривание неходовыми размерами.
• Отсутствие оперативного учета сроков использования спецодежды в эксплуатации (числящихся за работниками) и контроля возврата неиспользуемой спецодежды на склад ведет к завышению объемов закупки этих ценностей.
• Недостаточно отработанный техническими службами и службой охраны труда предприятия актуальный перечень необходимых СИЗ, направленных на защиту от всех опасных факторов конкретного производства, а не одного или нескольких их них, приводит, к затовариванию СИЗ на складах предприятия.

Организация оперативного учета движения специальной одежды и СИЗ не является в настоящее время новой задачей. Предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты, каждый по-своему поставили процессы учета движения этих ценностей. Технически реализовать, необходимый по объему информации, оперативный учет движения специальной одежды и других СИЗ на предприятии возможно с использованием:

• Электронных таблиц – настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный.
• Бухгалтерского учета – доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разделы учета спецодежды от потребности до учета эффективности.
• Специальной программы оперативного учета – создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки.

Основными задачами автоматизированной системы специальной программы (модуля) оперативного учета специальной одежды на предприятии являются ведение и обработка информации, необходимой для управления запасами этих ценностей, отсутствующей в других существующих модулях корпоративной информационной системы (КИС) предприятия, а также для своевременного составления отчетных форм по охране труда. К основным из них можно отнести:

• Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников.
• Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ.
• Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и необходимой потребности.
• Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа.
• Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа.
• Формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм.
• Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ и другие формы.

Для создания эффективной программы (модуля) оперативного учета спецодежды возможен обмен данными с другими информационными системами КИС предприятия, в частности:

• «Отдел труда и Кадры» – данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
• «Складской учет» – данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, первичные документы по выдаче и возврату (требования, лимитно–заборные, накладные).
• «Закупки» – Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
• «Бухгалтерский учет» – данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
• «Бюджетирование» – план расходов на закупку специальной одежды, СИЗ.

При этом схема бизнес–процесса оперативного учета спецодежды, при создании ИС «Оперативный учет спецодежды, СИЗ», будет строиться на базе следующих операций и данных (рисунок 1 «Схема бизнес–процесса оперативного учета спецодежды»):

Рис. 1. Схема бизнес-процесса оперативного учета спецодежды

Блок решения отдельных задач по оперативному учету движения спецодежды и СИЗ имеется, например, в программном комплексе 1С версии 8. Тем не менее, решение проблемы эффективного управления активами (спецодежда и СИЗ) и соблюдения норм действующего законодательства по охране труда – это построение автоматизированного оперативного учета спецодежды и других СИЗ. Решение этой проблемы позволит:

• Поддерживать оптимальный запас спецодежды на складе.
• Повысить качество обеспечения СИЗ за счет эффективности их закупок.
• Минимизировать затраты предприятия по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты.

Полный текст статьи: https://corpinfosys.ru/archive/issue-11/99-2020-11-safetyequipment