Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » 5 причин почему Teams, а не другие мессенджеры
Статус не указан

5 причин почему Teams, а не другие мессенджеры

Автор: Аркадий Золотовицкий (директор по развитию бизнеса i-Sys Labs (SYSTEMZ)

Полтора месяца назад страна повсеместно ушла на карантин. Многие компании были вынуждены перевести своих сотрудников на удаленную работу. Кому-то, как нам, удалось это сделать за 2-3 дня. Какие-то компании, перейдя на удаленную работу, до сих пор ищут оптимальные решения для выхода на прежнюю продуктивность. 

На тему продуктивности написано огромное количество статей, ежедневно проводятся множество вебинаров, поэтому в этой статье я хотел бы остановиться на личной продуктивности при удаленной работе и инструментах, которые позволяют этого добиться. Ведь именно из эффективной работы каждого сотрудника складывается эффективность команды и компании в целом. 

В ИТ отрасли удаленная работа вполне привычное дело, а при большом количестве командировок и распределенных командах - это образ нашей профессиональной деятельности. В конце 2018 года мы начали активно работать над улучшением командной эффективности. На тот момент часть команд использовала бесплатную версию Slack. Мнения по его удобству разнились, но главное в том, что мы начали упираться в имеющиеся ограничения. Являясь партнерами Microsoft, мы, конечно, обратили внимание на доступный нам Teams и тогда начали его внедрение. 

Про то, как происходило и происходит внедрение Teams можно будет написать отдельную статью. В данной статье я хочу рассказать о том, почему Teams позволяет мне и членам моей команды быть продуктивными и за счет чего, перейдя повсеместно на удаленную работу, мы работаем в прежнем темпе, а возможно даже лучше.

Вот топ-5 моих аргументов в пользу использования Teams: 

1. Доступность коллег

У нас в компании работают более 130 сотрудников. При этом в контактах моего телефона добавлено около 20 человек. Это те люди, кому я звонил чаще всего. Но в ходе моей работы мне приходится общаться с гораздо большим количеством людей. Зачастую при возникновении вопросов я мог просто подойти к человеку в офисе и оперативно получить ответ. При удаленной работе это стало физически невозможным. Первый вопрос - куда написать коллеге? Есть ли у меня его контакт в телефоне? Начинаешь искать. Писать СМС, в Viber, WhatsApp? Какой мессенджер он использует? Skype? А какой у него ник? Написать в почту - может оперативно не ответить. Звонить? Но нужно зафиксировать полученную информацию. И более того, возможно к ней ещё понадобится вернуться. 

Что мне дал Teams? У меня есть контакты всех сотрудников по их именам. В один клик я могу начать переписку и, более того, если у меня уже была переписка с определенным человеком - я сразу же увижу ее. Я вижу на месте человек или нет, и понимаю как быстро я смогу получить ответ. Также я могу акцентировать внимание на мой вопрос, повысив его критичность, или привлечь внимание собеседника упоминанием. 

2. Быстрый поиск информации

Наличие всех коммуникаций в одном месте, возможность хранения, обмена и работы с файлами в Teams дает возможность быстро в один клик находить практически любую информацию. Через единое поисковое окно можно найти сообщения с искомым текстом, файлы, контакты людей. Не нужно вспоминать в каком мессенджере, чате, команде или канале было общение. Такая возможность позволяет экономить десятки минут в день. И, что самое важное, - не отвлекать других коллег повторными вопросами или уточнениями, где что находится. Таким образом достигается коллективный эффект.

3. Фокусировка на работе

Многие из вас знают, что чем больше мы переключаем внимание между интерфейсами, системами и задачами, тем быстрее устаем и меньше дел успеваем сделать. Есть теория про то, что для концентрации внимания нужно 10 минут, где-то говорят про 20. Но главное то, что переключение между системами и интерфейсами — это враг производительности.

Когда мои рабочие коммуникации были в разных мессенджерах, мне приходилось постоянно переключаться. Причем отвлекаться на просмотр сообщений приходилось, даже если они были не рабочие. Отключить уведомления было нельзя, так как можно пропустить что-то важное по работе. Не ответить на частный вопрос после прочтения - это как-то не вежливо. В общем использование частных мессенджеров для рабочих вопросов снижало мою производительность на 15-20%.

Перевод всех рабочих коммуникаций в один инструмент - Teams - позволил минимизировать отвлечение на частные вопросы в течении дня. А с учетом того, что в одном интерфейсе происходят все виды коммуникаций (переписка, звонки, работа с документами и прочее) количество переключений стало минимальным и время сфокусированной работы стало существенно больше. 

Здесь стоит оговориться, что, конечно, весь поток рабочей информации из разных мессенджеров пошел в Teams. Поэтому для высокой концентрации важно тонко настроить режимы уведомлений в Teams. А возможностей он представляет огромное количество. Об этом также можно написать отдельную статью.

4. Work-life balance

Я уже писал выше, что один из ключевых моментов, связанных с изменениями при удаленной работе, — это тонкая грань между рабочим и нерабочим временем. Отсутствие такого баланса может существенно сказываться на психологическом здоровье, мотивации, продуктивности и приводить к выгоранию. Особенно это критично в первое время. У многих людей создается впечатление, что они постоянно на работе, так как им пишут в любое время и ждут оперативной реакции. А не меняя обстановку, ты как бы находишься на работе. 

Есть много рекомендаций как избежать подобного определенными ритуалами. Рекомендуют прогуляться сразу как вы посчитали, что рабочее время закончилось. Переместиться в другое место в квартире, оставив ноутбук. Но при соблюдении самоизоляции в не самых роскошных квартирных условиях не всегда такие ритуалы реализуемы. 

Поэтому одним из способов перехода от активного рабочего времени к нерабочему может быть переключение каналов коммуникации. В данном случае наличие одного инструмента рабочего взаимодействия позволяет сделать это быстро. Можно просто перевести режим уведомлений в определенное время в беззвучный или скрытый, таким образом вы сами будете определять необходимость погружения в рабочие вопросы, а не реагировать по каждому звуку телефона или вибрации. При этом не рабочие каналы (мессенджеры, соц. сети) наоборот после рабочего дня включить в режим пуш уведомлений, чтобы можно было оперативно отвечать. Если основные рабочие коммуникации идут в Teams, то в мессенджерах будет минимум работы, что позволит вам перестроиться и получить свое личное время.

5. Безопасность и конфиденциальность

У одного из наших заказчиков большое количество коммуникаций между людьми проходило в командных чатах WhatsApp. Коллеги хорошо канализировали потоки, поэтому чатов было достаточно много. Так люди понимали где о чем писать и где быстрее найти нужную информацию. Задумано было отлично и работало вполне эффективно. 

Но однажды кто-то из коллег увидел, что в ряде чатов находится сотрудник, который давно уволился из компании и работает в конкурирующей структуре. История умалчивает о последствиях того, что конкуренты читали внутреннюю переписку и как на это среагировали сотрудники информационной безопасности, но понятно то, что подобных ситуаций быть не должно. 

В Teams подобное просто не возможно. Уволенный сотрудник автоматически удаляется из всех частных переписок, команд и каналов. Доступ к Teams и документам ему закрывается автоматически. При этом полностью сохраняется все удобство разделения по каналам коммуникаций и организации групповых чатов и взаимодействий.

Также все файлы находятся в периметре контроля вашей организации и под четким разделением доступов. Кроме того, используя дополнительные приложения, (например, наше решения AntiSpy) в Teams можно в шифрованном виде пересылать логины и пароли. Данная информация также не уйдет за управляемый контур вашей организации. 

Приведенные выше аргументы однозначно являются не полными для того, чтобы понять почему я выбираю Teams, а не другие мессенджеры или инструменты. Я не описывал возможность обеспечения единого окна при работе в командах, не говорил про использование чат-ботов для большого количество сценариев автоматизации процессов и самообслуживания, про большие возможности проведения видеозвонков, презентаций, трансляций на тысячи сотрудников. 

Уверен, что каждый найдет большое количество аргументов за… главное - начать работать по-новому. Перестроить себя, выстроить новые процессы коммуникаций, и тогда ваша эффективность удаленной работы будет максимальной, и на вопрос “готовы ли вы регулярно работать из дома после окончания самоизоляции” вы ответите “да”, как и 94% наших сотрудников по результату проведенного опроса после двух недель работы из дома. 

 


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
3 месяца назад
Комментарии
Другие публикации
RU, Самара
+7 (846) 3 411 411
Информационные технологии

Компания I-Sys занимается разработкой высокотехнологичного программного обеспечения: созданные системы используют сотни тысяч пользователей в старанах СНГ и Европы. В компании ведутся заказные разработки в различных отраслях, а также создаются тиражируемые решения. В настоящее время в организации работает более 170 человек, и мы продолжаем расширяться. Компания имеет проектные офисы в Самаре, Москве, Санкт-Петербурге и Астане; центра разработки располагаются в Самаре, Тольтти и Оренбурге.

Направления деятельности:

  • Портальные решения на различных технологиях;
  • Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов;
  • Корпоративные информационные системы;
  • Разработка в области электронных услуг и межведомственного взаимодействия;
  • Внедрение CRM на платформе 1С-Битрикс;
  • Работа с Big Data.



Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>