“1С-Рарус” автоматизировал финансовое планирование в крупнейшей сети аптек Урала

“1С-Рарус” автоматизировал финансовое планирование для 300 торговых точек АО «Областной аптечный склад». Разрозненные информационные системы, используемые на предприятии, объединены в едином информационном пространстве и интегрированы между собой. Выросла эффективность финансового управления, скорость получения оперативной информации и ее доступность. При этом существенно сократилась доля ручного труда в этом процессе.

АО «Областной аптечный склад» – одно из крупнейших фармацевтических предприятий Южного Урала. Компания имеет широкую сеть розничных продаж и оптовый бизнес, работает с государственными учреждениями и логистикой. Развитие устойчивых позиций на рынке требует новых инструментов для управления продажами, финансового планирования и управленческого анализа. Однако используемые в компании учетные ИТ-системы имели между собой слабые связи. Это сильно затрудняло получение сводной отчетности, данные в процессе ручной интеграции сильно искажались. Это приводило к недостаточной скорости принятия управленческих решений и к замедлению темпов роста и развития бизнеса.

Так, каждое бизнес-подразделение вело учет в собственной системе, и эти системы не синхронизировались между собой. Каждая система имела свой набор отчетных форм, часто несопоставимых. Консолидация данных этих отчетных форм велась вручную и процесс был трудоемок. Данные в бухгалтерском и оперативном учетах расходились, бюджетирование велось в произвольном формате без достаточной детализации по аналитикам.

Важные бизнес-процессы – бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли и другие – велись с недостаточной аналитикой для управленческого учета. Вручную производился ряд операций: план-фактный анализ деятельности подразделений, анализ прибыльности или убыточности торговых точек, анализ эффективности использования объектов недвижимости. Был затруднен сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей затрат. 

Предприятию требовалось единое информационное пространство для эффективного финансового планирования. Внедрение осложнялось тем, что в качестве источников информации использовались различные источники данных. Не все данные хранились в системах 1С. Требовалось предусмотреть интеграцию всех систем в единое информационное пространство.

Дополнительная сложность заключалась в большом объеме итоговых таблиц, в которых насчитывалось до 2 млрд строк. Нужно было обеспечить возможность моделирования на большом объеме данных и при этом не потерять гибкость системы. Для решения поставленных задач была выбрана платформа на основе «1С:Управление холдингом» и приглашен для внедрения партнер “1С-Рарус”.

В ходе проекта все поставленные задачи были решены. Автоматизировано финансовое планирования для 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным использованием ручного труда, использует статистические данные и прогнозные сценарии. Решение интегрировано со всеми источниками информации на предприятии, что позволило отказаться от повторного ввода данных в систему управленческого учета, а также повысило скорость и качество принятия управленческих решений. Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям.

Основные результаты проекта

Создано единое информационное пространство на основе Корпоративной информационной системы, которое связывает воедино все информационные системы, используемые на предприятии.

•       Каждое подразделение получает оперативную информацию в удобном виде с необходимым уровнем аналитики.
•       Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров с учетом сценарного и проектного управления.
•       Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм).
•       Пользователи могут расшифровывать отчеты до состояния первичных цифр и документов.
•       Внедрена система автоматической рассылки оперативных отчетов по подразделениям.
•       Руководители получили инструменты мониторинга своего KPI на основе аналитических панелей с использованием графиков и диаграмм.

 Выросла эффективность финансового управления.

•       Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов и проводить факторный анализ.
•       Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария. 
•       Автоматизирован план-фактный анализ.
•       Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
•       Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.

 Разработаны и реализованы уникальные инструменты управления:

•       Индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы;
•       Универсальные механизмы получения отчетности, позволяющие разрабатывать неограниченное количество вариантов отчетных форм на основе основных отчетов;
•       Механизмы управления активами;
•       Алгоритмы плановых и фактических калькуляций.

Финансовый директор АО «Областной аптечный склад» Гуцол Оксана Григорьевна: «Результат внедрения полностью оправдал наши ожидания. На основе полученных результатов по проекту удалось повысить эффективность управления компанией и принимать более выгодные и оптимальные управленческие решения».