Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»

Законодательное Собрание Новосибирской области создает электронный архив: с системой «ДЕЛО» интегрировано «Архивное ДЕЛО»

В Законодательном Собрании Новосибирской области – новый этап автоматизации документных процессов. В июне текущего года в организации появилось специализированное решение для работы с архивом – система «Архивное ДЕЛО». Она дополнила и расширила возможности СЭД «ДЕЛО», профессионального программного продукта для управления документами, с которым специалисты аппарата Заксобрания НСО работают уже 10 лет. Разработчиком этих систем является компания ЭОС (Москва), а внедрением занимались специалисты «КС-Консалтинг».

Начало электронного документооборота: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «Мониторинг документов»

Автоматизировать документооборот с помощью специализированного прикладного ПО в Новосибирском областном Совете депутатов (предыдущее название Законодательного Собрания) начали еще в 2009 году. Стимулом для принятия решения о внедрении СЭД стал визит делегации Совета к коллегам: в 2008 году в рамках межпарламентского взаимодействия специалисты аппарата посетили Алтайский край. У соседей (в Алтайском краевом Законодательном Собрании) на тот момент давно и успешно использовалась система «ДЕЛО», и новосибирцы получили возможность увидеть все плюсы современной СЭД.

Установка «ДЕЛА» в аппарате НСО началась с канцелярии. Затем систему внедрили в приемных Председателя Совета, его заместителей, а также у ответственных за делопроизводство постоянных депутатских комитетов и комиссий. В 2013 году были закуплены дополнительные рабочие места СЭД, и возможность работать в «ДЕЛЕ» получили 100% сотрудников аппарата. В итоге система охватила документооборот всех подразделений.

Кроме этого, для всех пользователей СЭД были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» (собственная разработка «КС-Консалтинг», дополнительный модуль-информатор). В организации внедрили и систему «КАДРЫ». Она также разработана ЭОС (на данный момент распространяется по модели СПО), интегрирована с СЭД «ДЕЛО и используется для ведения кадрового делопроизводства.

В результате в аппарате Заксобрания НСО автоматизированы основные документные процессы – регистрация, вынесение резолюций, прохождение документов и их исполнение, а также работа с законопроектами. Сформирована единая база данных с возможностью просмотра электронных версий, прикрепленных к регистрационным карточкам, и поиска по любым реквизитам. Единственным участком «жизненного цикла» документооборота, которого изменения коснулись лишь частично, оставался архив, то есть организация хранения, использования и уничтожения законченных делопроизводством документов.

На пути к электронному архиву документов: «Архивное ДЕЛО» для оперативного хранения и подготовки номенклатуры дел

Законодательное Собрание Новосибирской области является источником комплектования Архивного фонда РФ. Наиболее ценные для истории документы, образующиеся в его деятельности, подлежат передаче в Госархив (в бумажном виде) после истечения сроков хранения в архиве организации. Обработку дел постоянного и долговременного хранения ведут на договорной основе сотрудники Государственного архива Новосибирской области. Работа с делами временных сроков хранения и последующее их уничтожение, а также составление номенклатуры дел – обязанность сотрудников аппарата Заксобрания.

Для упрощения работы с завершенными делопроизводством документами в период их оперативного хранения, а также для автоматизации подготовки номенклатуры дел была выбрана система «Архивное ДЕЛО». С ее помощью планировалось решить следующие задачи:

  • Создать электронный архив организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов, делопроизводство по которым завершено.
  • Организовать оперативное хранение дел.
  • Сократить затраты времени на поиск необходимых дел и документов.
  • Автоматизировать подготовку номенклатуры дел Заксобрания.

В соответствии с распределением обязанностей в каждом структурном подразделении Заксобрания имеется ответственный за делопроизводство. Он составляет номенклатуру подразделения и комплектует дела для передачи в архив организации. Составление сводной номенклатуры возложено на ответственного за архив, и в связи с внедрением специализированного решения его задача значительно упростилась. Теперь сводная номенклатура дел формируется в системе «Архивное ДЕЛО», затем ее экспортируют в «ДЕЛО», и уже в соответствии с ней пользователи будут списывать документы в номенклатурные дела.

«Архивное ДЕЛО» изначально интегрируется с СЭД «ДЕЛО» (такая возможность заложена разработчиком). На данный момент закуплено 3 лицензии для различных пользовательских ролей: «Архивный работник», «Делопроизводитель», «Читатель».

Сотрудник с ролью «Архивный работник» имеет доступ к максимуму функций в системе и будет заниматься актуализацией справочников, составлением сводной номенклатуры и экспортом РК из СЭД «ДЕЛО». Напомним, что списание документов в номенклатурные дела – штатная функция «ДЕЛА» и доступна пользователям СЭД с соответствующими правами. Таким образом, все регистрационные карточки документов будут передаваться из СЭД с максимально полной информацией, и специалисту не потребуется вносить их в «Архивное ДЕЛО» вручную.

Роль «Делопроизводитель» и соответствующее пользовательское рабочее место предназначено для специалиста, занимающегося составлением номенклатуры дел канцелярии, экспортом РК документов этого подразделения из СЭД «ДЕЛО» и оформлением актов об уничтожении дел с истёкшими сроками хранения.

Чтобы разгрузить систему электронного документооборота от законченных делопроизводством документов, организовано их оперативное хранение в системе «Архивное ДЕЛО». Для доступа к ним приобретена пользовательская лицензия «Читатель». Возможности этой роли меньше, чем у категорий «Архивный работник» и «Делопроизводитель», но достаточны для решения своих задач: она позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых документов, экспортированных из СЭД «ДЕЛО». В планах на будущее – рассмотреть вопрос о дополнительной закупке таких лицензий, что позволит обеспечить полноценную работу с документами в электронном виде в каждом из подразделений (через ответственных за делопроизводство).

Установка и настройка системы проведена с помощью специалистов компании «КС-Консалтинг». В базу данных заложено максимальное количество информации: справочник «Фонды», фондообразователь, номенклатура дел, статьи хранения по типовому перечню, справочник «Пользователи».

 

В рамках этого этапа автоматизации также приобретено дополнительное программное обеспечение для СЭД «ДЕЛО». В частности, закуплена подсистема «Управление процессами» (позволяет реализовать в СЭД произвольные документные процессы), сервер «ДЕЛО-Web» (для доступа в СЭД через веб-интерфейс) и опция «Печать штрих-кода» (используется для распознавания бумажных документов при их сканировании).


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
менеджер
Информационные технологии

ЭОС – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации  документооборота и  делопроизводства, ECM-систем.

Компания является  признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Мы разрабатываем и внедряем современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей. Наши системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.

Профиль

Разработка и внедрение систем управления документационной деятельностью организаций на основе применения современных информационных технологий. ЭОС:

- разрабатывает и поставляет программные системы автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, архивного дела и кадрового учета;
- оказывает услуги по установке и настройке систем, вводу их в действие и обучению персонала;
- оказывает консультационные услуги в области документационной деятельности (экспертные и аналитические исследования, разработка нормативных документов, лекции);
- реализует проекты, связанные с созданием отраслевых, региональных и корпоративных систем управления документационной деятельностью.

ЭОС сыграл ключевую роль в формировании отечественного рынка СЭД, определив терминологию и функциональные требования. ЭОС не только первым из компаний получил в 1996 году сертификат качества Госстандарта России, но и первым (и пока единственным) провел в 2006 году экспертную сертификацию своих продуктов на соответствие Типовым требованиям Евросоюза к АСЭД (Model Requirements, MoReq).

В 2008 году по приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на базе ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» (ЭОС ПВ) создан подкомитет (ПК 6) по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота».




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>