Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Вести бумажный архив или переходить на электронный? Опыт ООО «Премиум класс» в организации работы бухгалтерии

Вести бумажный архив или переходить на электронный? Опыт ООО «Премиум класс» в организации работы бухгалтерии

Вести бумажный архив или переходить на электронный? Опыт ООО «Премиум класс» в организации работы бухгалтерии

ГК «ГЭНДАЛЬФ» провела фотоконкурс на лучший бумажный архив в организации - «Архив года 2016: из прошлого в будущее». В конкурсе приняли участие более 20 компаний, победителем стала ООО «Премиум класс», безупречный архив которой собрал наибольшее количество голосов. Главный приз – планшет от Microsoft и бесплатная аренда программы «Скан-Архив» для создания электронного архива документов. Директор по развитию компании Андрей Тарадин рассказал о том, как работает бухгалтерия предприятия после модернизации, и о перспективе перехода на электронный архив.

Проблемы бумажного архива

 Бумажный архив документов в организации – головная боль для бухгалтера. Он занимает много места, его необходимо обслуживать и пополнять, а поиск документов занимает неприлично много времени. Рано или поздно, это вынуждает многие компании реорганизовывать свои бумажные хранилища: доводить до совершенства учет и хранение документов или переходить на электронный архив. В компании «Премиум класс» решили пойти по первому пути.

Необходимость реорганизации

ООО «Премиум класс» занимается техническим сопровождением и модернизацией предприятий. Продажа специализированного оборудования - еще одно направление деятельности. Компания успешно развивалась в течении последних 10 лет. Но развиваться следующие 10 лет со старым подходом в работе больше не получится. У руководства большие планы по развитию компании: расширение географии продаж, рост клиентской базы, увеличение штата сотрудников. Успешная реализация этих действий зависит, в том числе, и от эффективной работы бухгалтерии. 

 «За последний год мы эволюционировали больше, чем за 10 лет до этого», - поясняет Андрей Тарадин, директор по развитию «Премиум Класса». – Для начала мы перевезли бухгалтерию в новый комфортный офис, закупили новое оборудование. Затем навели порядок в программе «1С», в этом нам помогли специалисты ГК «ГЭНДАЛЬФ». В результате качество планирование бюджета и финансового управление увеличилось в разы по сравнению с прошлыми периодами. И, наконец, мы реорганизовали бумажный архив, полностью изменили подход к его хранению и учету. Теперь все документы отсортированы по дням, поиск любой бумаги за последние 4 года занимает около минуты, несмотря на то, что наш годовой документооборот – 30000 документов в год».

Целесообразность перехода на электронный архив документов

Традиционные недостатки бумажного архива, такие как неудобство работы и сложность поиска документации остались в прошлом. Компании удалось наладить работу с бумагами. Имеет ли в этом случае смысл переходить на электронный архив, или это существенно не улучшит работу бухгалтерии?

«Так вышло, что знакомиться с функционалом программ для ведения электронного архива документов мы начали после того, как модернизировали свой бумажный архив. Например, программа «Скан-Архив», пользование который мы выиграли в конкурсе. Автоматическое распознавание документов, контроль возврата оригиналов, привязка к «1С» и удобный поиск - такой функционал будет полезен многим компаниям, особенно торговым предприятиям. У нас в фирме - идеальный архив, несмотря на это, поиск документов с помощью специального ПО все же проходит быстрее, чем вручную. Особенно это актуально для подготовки к налоговым проверкам, когда нужно подготовить большой пакет документов».

Итог

 

Модернизировать бумажный архив или переходить на электронный – решать каждой компании. Потребности в доступе к документам у всех организаций разные. Руководители, которые осознали ценность и значение архива для работы, переходят к структурированию данных как в бумажном, так и в электронном виде. Тем не менее, тенденция к автоматизации бизнес-процессов с помощью специального ПО является актуальной в последние годы. На данный момент бумажные архивы еще не потеряли своей актуальности, но скором времени компании будут переходить на ЭДО в массовом порядке.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Ростов-на-Дону
(863) 300-1000
Информационные технологии

"ГЭНДАЛЬФ" занимает 4 место в рейтинге партнеров "1С" по России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе программ "1С:Предприятия". 

Компания автоматизировала более 21 000 и ежемесячно обслуживает более 3 000 предприятий. 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>