Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Прочные связи между документами. Круг замкнулся.
Начинаем публикацию статей о практике внедрения СЭД 2 года назад

Прочные связи между документами. Круг замкнулся.

Данная заметка посвящена проблеме установления взаимосвязей между документами в системе и решению данной проблемы в системе ЛЕТОГРАФ.

Очевидно, что если документы, относящиеся к одному заявителю, рассматриваемому делу и т.п., не связаны между собой (в системе и на бумаге), нельзя отследить их путь, весь контекст рассматриваемого вопроса. Из-за этого сотрудники, работающие с обращениями граждан, вынуждены вручную подбирать документы для изучения. Это сложно и для сотрудника, вновь вникающего в вопрос, и для того, кто уже им занимался, поскольку всю необходимую информацию приходится искать в ручном режиме. В итоге, отсутствие связей между документами ведет к потере времени и информации.

Ранее, когда документооборот велся только на бумаге, сотрудники канцелярии крупной организации могли использовать до 16 различных справочников, они вели журналы, куда записывали информацию о документах, заполняя каталоги в различных разрезах, прослеживая связи между документами.

Сегодня задача СЭД состоит в том, чтобы в кратчайшие сроки находить и извлекать из системы информацию по интересующим вопросам, ничего не забывать и не упускать.

Как это реализуется в системе документооборота на платформе ЛЕТОГРАФ?

Рассмотрим процесс обработки заявлений граждан в системе документооборота, которая связывает системы нескольких госорганов. На основании входящего документа в СЭД создается исходящий документ, готовится задание и направляется в подразделение или в другую организацию. В документе отображаются данные гражданина, написавшего в госорган, и тот факт, что изначально заявление было направлено в другую организацию (подразделение), но, по объективным причинам, перенаправлено в этот государственный орган. Исполнитель готовит и отправляет ответ в главную организацию, прикрепляя к исходящему документу и формируя связку. В карточке входящего документа сразу видно, какое действие было выполнено: запрос, исполнение, ответ заявителю.

Если заявитель обращается в одну организацию несколько раз по разным вопросам или по одному и тому же вопросу повторно, по нему ведется связка, в которой видна группа документов, которые когда-либо поступали от этого адресата, и какие ответы ему предоставлялись. В системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность сгруппировать документы от одного корреспондента и определить, что по ним было сделано.

Связки между документами типизированы по типу причины, почему они связаны друг с другом. Например, один документ является ответом на ранее отправленный запрос, или подготовлен в связи с исполнением поручения, созданного на основании присланного документа. В СЭД фиксируется, когда связь была установлена, также можно отметить, является ли документ повторным обращением или дубликатом (дубликаты возникают, когда заявитель отправляет одно и то же обращение в несколько госорганов или подразделений, либо пользуется несколькими каналами подачи заявления).

Если организация отправила один документ по разным каналам (факс, электронная почта, система межведомственного документооборота), то все экземпляры поступят, будут зарегистрированы и связаны между собой с указанием признаков. Первый зарегистрированный документ имеет приоритет, с ним будет вестись работа, а остальные будут привязаны к нему с указанием, что это дубли и дополнительными данными по ним: когда поступили, кто регистрировал и пр. Ответы в системе можно сгруппировать и отправить одновременно. Благодаря функциональным возможностям СЭД на несколько документов можно дать один ответ.

При правильном использовании системы все документы, входящие и исходящие, посвященные одному вопросу, в том числе и дубли, между собой связываются. Внутренние документы также связаны между собой, связки типизированы, известно кто, когда, как и почему их связал. Чтобы полностью изучить вопросу, увидеть картину целиком, существует система навигации по связкам.

При получении документа на исполнение, сотрудник также получает доступ и ко всем связанным с ним файлам, если это не запрещено регламентом организации. Ведется учет не только электронных, но и бумажных документов. Для бумажного документа также создается карточка, где указываются все данные и то, у кого документ находится в данный момент, будь то оригинал или копия.

Часто документы формируются в электронные папки по одному вопросу или виду вопросов, случаю, ситуации. Однотипные ответы на типовые вопросы граждан, типовые коммерческие предложения, типовые маркетинговые стратегии – в электронном виде все это может заноситься в электронные папки, связываясь между собой. Доступ к материалам предоставляется пользователям по запросу.

Развитой механизм связок системы ЛЕТОГРАФ позволяет организовать хранение и учет информации таким образом, чтобы в любой момент пользователи могли получить полное представление о существующем вопросе. Информация не теряется, все документы взаимосвязаны, гарантируется минимальное время на поиск. За счет связок пользователь может знакомится с документами структурировано, найти первоисточник и посмотреть, как велась переписка, что за чем следовало: увидеть ответы и запросы, любую информацию по вопросу.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
+7 (495) 741-48-08
---

О компании

Компания ЛЕТОГРАФ занимается разработкой и внедрением одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Основные направления деятельности - развитие платформы ЛЕТОГРАФ и реализация масштабных проектов внедрения.

Компания основана в 2003 и за время своего существования прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей в десятках и сотнях территориально-распределенных подразделений выполняют все операции по работе с документами.

О платформе ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

 

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами.

Адрес: Россия, 105066, г. Москва, ул. Бауманская, д. 6 

Контактное лицо: Александр Иванов, специалист по маркетингу


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>