Данная заметка посвящена проблеме установления взаимосвязей между документами в системе и решению данной проблемы в системе ЛЕТОГРАФ.
Очевидно, что если документы, относящиеся к одному заявителю, рассматриваемому делу и т.п., не связаны между собой (в системе и на бумаге), нельзя отследить их путь, весь контекст рассматриваемого вопроса. Из-за этого сотрудники, работающие с обращениями граждан, вынуждены вручную подбирать документы для изучения. Это сложно и для сотрудника, вновь вникающего в вопрос, и для того, кто уже им занимался, поскольку всю необходимую информацию приходится искать в ручном режиме. В итоге, отсутствие связей между документами ведет к потере времени и информации.
Ранее, когда документооборот велся только на бумаге, сотрудники канцелярии крупной организации могли использовать до 16 различных справочников, они вели журналы, куда записывали информацию о документах, заполняя каталоги в различных разрезах, прослеживая связи между документами.
Сегодня задача СЭД состоит в том, чтобы в кратчайшие сроки находить и извлекать из системы информацию по интересующим вопросам, ничего не забывать и не упускать.
Как это реализуется в системе документооборота на платформе ЛЕТОГРАФ?
Рассмотрим процесс обработки заявлений граждан в системе документооборота, которая связывает системы нескольких госорганов. На основании входящего документа в СЭД создается исходящий документ, готовится задание и направляется в подразделение или в другую организацию. В документе отображаются данные гражданина, написавшего в госорган, и тот факт, что изначально заявление было направлено в другую организацию (подразделение), но, по объективным причинам, перенаправлено в этот государственный орган. Исполнитель готовит и отправляет ответ в главную организацию, прикрепляя к исходящему документу и формируя связку. В карточке входящего документа сразу видно, какое действие было выполнено: запрос, исполнение, ответ заявителю.
Если заявитель обращается в одну организацию несколько раз по разным вопросам или по одному и тому же вопросу повторно, по нему ведется связка, в которой видна группа документов, которые когда-либо поступали от этого адресата, и какие ответы ему предоставлялись. В системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность сгруппировать документы от одного корреспондента и определить, что по ним было сделано.
Связки между документами типизированы по типу причины, почему они связаны друг с другом. Например, один документ является ответом на ранее отправленный запрос, или подготовлен в связи с исполнением поручения, созданного на основании присланного документа. В СЭД фиксируется, когда связь была установлена, также можно отметить, является ли документ повторным обращением или дубликатом (дубликаты возникают, когда заявитель отправляет одно и то же обращение в несколько госорганов или подразделений, либо пользуется несколькими каналами подачи заявления).
Если организация отправила один документ по разным каналам (факс, электронная почта, система межведомственного документооборота), то все экземпляры поступят, будут зарегистрированы и связаны между собой с указанием признаков. Первый зарегистрированный документ имеет приоритет, с ним будет вестись работа, а остальные будут привязаны к нему с указанием, что это дубли и дополнительными данными по ним: когда поступили, кто регистрировал и пр. Ответы в системе можно сгруппировать и отправить одновременно. Благодаря функциональным возможностям СЭД на несколько документов можно дать один ответ.
При правильном использовании системы все документы, входящие и исходящие, посвященные одному вопросу, в том числе и дубли, между собой связываются. Внутренние документы также связаны между собой, связки типизированы, известно кто, когда, как и почему их связал. Чтобы полностью изучить вопросу, увидеть картину целиком, существует система навигации по связкам.
При получении документа на исполнение, сотрудник также получает доступ и ко всем связанным с ним файлам, если это не запрещено регламентом организации. Ведется учет не только электронных, но и бумажных документов. Для бумажного документа также создается карточка, где указываются все данные и то, у кого документ находится в данный момент, будь то оригинал или копия.
Часто документы формируются в электронные папки по одному вопросу или виду вопросов, случаю, ситуации. Однотипные ответы на типовые вопросы граждан, типовые коммерческие предложения, типовые маркетинговые стратегии – в электронном виде все это может заноситься в электронные папки, связываясь между собой. Доступ к материалам предоставляется пользователям по запросу.
Развитой механизм связок системы ЛЕТОГРАФ позволяет организовать хранение и учет информации таким образом, чтобы в любой момент пользователи могли получить полное представление о существующем вопросе. Информация не теряется, все документы взаимосвязаны, гарантируется минимальное время на поиск. За счет связок пользователь может знакомится с документами структурировано, найти первоисточник и посмотреть, как велась переписка, что за чем следовало: увидеть ответы и запросы, любую информацию по вопросу.