Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Отчеты системы ЛЕТОГРАФ
Начинаем публикацию статей о практике внедрения СЭД 2 года назад

Отчеты системы ЛЕТОГРАФ

Система «ЛЕТОГРАФ» обладает мощной встроенной системой формирования отчетов. Разработчики компании «ЛЕТОГРАФ» рассказывают о том, как организованы отчеты системы ЛЕТОГРАФ, как они формируются и настраиваются, в чем их особенности.

Платформа ЛЕТОГРАФ — это универсальный конструктор, который позволяет настраивать требуемую информационную модель, параметры ее функционирования и схемы отображения информации. Разумеется, для пользователя такой мощной системы документооборота, как ЛЕТОГРАФ, очень важно получать информацию, содержащуюся в системе, в виде различных отчетов.

Функциональность системы ЛЕТОГРАФ в части отчетов очень широка, платформа позволяет формировать отчеты по документообороту, исполнительской дисциплине и процессам, а также аналитические отчеты любой сложности:

  • по любым текущим и всем историческим данным;
  • по запросу и по расписанию;
  • из числа преднастроенных отчетов или с возможностью самостоятельной настройки отчетов.

Любой отчет можно детализировать: из ячейки отчета получить доступ к перечню документов, а из каждого документа в перечне перейти к его регистрационной карточке.  Регистрационная карточка будет отображаться с учетом прав доступа сотрудника к документа (если это предусмотрено ролевой моделью, карточку документа можно не только посмотреть, то и внести в нее изменения).

Рассказ об отчетах системы ЛЕТОГРАФ мы начнем с того, какими бывают эти отчеты.

Какие бывают отчеты

Мы выделяем два основных вида отчетов: поисковые и статистические. Отдельный вид отчетов, получаемый путем сравнения значений из других отчетов мы называем аналитическим.

Поисковые отчет представляет собой таблицу-выборку из имеющейся в системе информации. Чтобы получить нужный поисковый отчет необходимо указать, объекты каких шаблонов будут участвовать в выборке, в какой последовательности будут выводиться данные и как они будут сгруппированы. Кроме того, нужно определить, какие атрибуты и в какой последовательности, должны быть представлены в получающейся таблице. Также определяются параметры фильтрации данных (те признаки, по которым конечные пользователи могут уточнять выборку) и права доступа к отчету.

Статистические отчеты содержат, как следует из их названия, “статистику “— информацию о количестве тех или иных объектов в системе за определенный период или на определенную дату. Такие отчеты представляют собой таблицы значений, вычисленных определенным образом. Формально статистический отчет — это таблица, для которой задан набор столбцов и строк, их группировка и правила формирования значений в ячейках. Статистический отчет очень похож на “сводную таблицу” в Microsoft Excel.

ЛЕТОГРАФ поддерживает механизмы сравнения статистических отчетов между собой. Отчет, в котором сведены значения из разных статистических отчетов, чтобы пользователь мог увидеть динамику изменений тех или иных показателей на любой момент или период времени, называется аналитическим. Такие отчеты нужны для принятия управленческих решений и контроля их исполнения.

Система ЛЕТОГРАФ использует битовые индексы , и поэтому создание требуемых выборок объектов как для поисковых, так и для статистических отчетов происходит очень быстро.
Важно отметить, что в любой отчет может попасть только та информация, к которой у пользователя есть права доступа.

Как настроить и сформировать отчет

За настройку отчетов отвечает специалист — системный технолог. Этот человек владеет инструментарием, который позволяет ему создавать шаблоны отчетов, определять правила формирования выборок, описывать правила формирования значений в каждой клетке таблицы, а также давать пользователям право вносить определенные изменения в правила формирования выборок. Обычно настраивают ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные отчеты по определенным классификационным признакам — по организации, по подразделению, по сотруднику и т.д. Обратите внимание, что настройка отчета любого уровня сложности выполняется системным технологом без применения навыков программирования.

Чтобы настроить отчет, системный технолог выбирает один или несколько шаблонов (это могут быть шаблоны документов или шаблоны любых объектов системы, например “поручения” или “сообщения форума”). Выборка будет осуществляться только среди данных видов объектов. Далее определяются параметры выборки (фильтры отчета, часть из которых скрыта, часть - доступна пользователю) и параметры отображения (какие данные и в какой последовательности отображать). Отображение может быть в виде перечня (тогда это “поисковый отчет”), или в виде таблицы с ячейками (“статистический” отчет). Отчет, связанный с другими, будет “аналитическим”.

После того, как системный технолог настроил отчет, конечный пользователь (которому этот отчет доступен), может сам определять параметры фильтрации среди доступных ему фильтров. Например,  системный технолог настраивает отчет “все документы у меня на исполнении”, скрытым фильтром для выборки является значение фамилии сотрудника в реквизите Исполнитель. Поменять значение этого поля конечный пользователь не может, но может определить параметры выборки по другим, указанным при настройке отчета параметрам (например, по дате создания документа).

СУБД InterSystems Caché, на основе которой создана система ЛЕТОГРАФ, обеспечивает гибкие механизмы хранения, индексации, поиска, управления битовыми индексами, синхронной и асинхронной обработкой данных, а также позволяет создавать отказоустойчивые конфигурации, хорошо масштабируемые по нагрузке. Однако, даже самая быстрая база данных, не сможет обеспечить ежесекундного формирования отчетов по сотням миллионов объектов в реальном масштабе времени течение штатного рабочего дня, когда система и так нагружена. Поэтому отчеты в системе ЛЕТОГРАФ могут быть настроены как для формирования в реально масштабе времени, так и в отложенном режиме. В простых случаях можно формировать отчеты в синхронном режим — т.е. непосредственно в ответ на запрос пользователя, фактически в реальном времени. Но сложные отчеты с большим количество строк и столбцов, требующие большого количества различных вычислений, целесообразно вычислять в асинхронном режиме.

Для конечного пользователя разница между синхронным и асинхронным отчетом выглядит следующим образом. В случае “синхронного” отчета пользователь нажимает кнопку “сформировать отчет” и, пока отчет не будет выведен на экран, пользователь не может работать с системой. В случае “асинхронного отчета” пользователь нажимает  кнопку “Сформировать отчет”, система информирует его о том, что задача поставлена в очередь под соответствующим номером, после этого пользователь может продолжить работу с системой. В зависимости от настроек, система может уведомить пользователя о том, что отчет сформирован, или пользователь сам через некоторое время может посмотреть результат.

Асинхронные отчеты формируются системой ЛЕТОГРАФ за счет целой инфраструктуры специальных служб. Мы разработали механизмы, позволяющие на требуемом количестве серверов определить необходимое количество процессов для поддержки расчета задач в фоновом режиме, и мы можем менять количество процессов, которые отвечают за расчеты отчетов, в течение суток. Типичный случай — когда открывается так называемое “сервисное окно”, например, в 22:00, автоматические службы увеличивают количество процессов, а к 8:00 утра, если расчет еще не закончен, они принудительно уменьшают количество асинхронных процессов и возвращают процессорные мощности пользователям.

Подобное управление задачами крайне важно для крупных проектов. В одном из наших проектов в определенные дни (обычно конец месяца и конец квартала) формируется более 180 тыс. достаточно сложных отчетов.
Важно отметить, что ЛЕТОГРАФ всегда использует для построения отчетов реальные данные (не производится построение промежуточных структур). Это очень важно, поскольку наличие промежуточных структур увеличивает время формирования, а также объем дискового пространства, занимаемого системой. Кроме того, такие структуры повышают вероятность ошибки попадания в отчет неактуальной информации.

Как выглядит отчет

Во многих организациях существуют определенные, достаточно жесткие требования к тому, как отчеты должны выглядеть на печати — с учетом корпоративной культуры, внутренних и внешних приказов, нормативных документов и т.п. Система ЛЕТОГРАФ позволяет гибко настраивать печатные формы и автоматически формировать результирующие документы в формате файлов Microsoft Excel и Word, при необходимости — с дальнейшей конвертацией в PDF.

Разумеется, когда отчет на выходе представляет собой таблицу, скажем, состоящую из сотни столбцов и тысячи строк, то распечатать ее красиво так, как она есть, не получится. Поэтому механизмы “печати по шаблону”, встроенные в систему ЛЕТОГРАФ, позволяют подобные огромные отчеты представить в виде некоторого количества небольших таблиц, каждая из которых уместится на отдельной странице. Получается книга объемом в нескольких десятков страниц в формате, принятом в организации Заказчика.

Все это прекрасно работает в том числе и для холдингов с большим количеством компаний, для каждой из которых нужно создавать различные отчеты, с собственными параметрами фильтров. Система позволяет настроить формирование отчетности по расписанию, т.е. определить, какие отчеты, с какими параметрами, в какие моменты времени и на какие даты должны быть сформированы. В соответствующий момент времени система ЛЕТОГРАФ в автоматическом режиме запускает формирование этих отчетов без какого-либо участия пользователей.

Если, например, до 5 числа каждого месяца необходимо сдавать отчетность за предыдущий месяц или за предыдущий квартал, то пользователи всегда знают, сколько у них есть времени для того, чтобы завершить необходимые работы, доработать документы, исправить ошибки. 4 числа в полночь в системе ЛЕТОГРАФ начинают отрабатывать механизмы автоматического формирования отчетности, и 5 числа люди приходят и получают финальную версию отчетов по тем характеристикам, которые требуются им для работы. Полученная информация хранится, не может быть изменена пользователями, ее можно использовать для работы, представить руководству компании, сдать в контролирующие и проверяющие органы или просто подшить в папку.

Резюме

Изложенная схема работы с отчетами, реализованная в системе ЛЕТОГРАФ, имеет ряд практических преимуществ, которые могут позволить себе на данный момент только пользователи системы ЛЕТОГРАФ.

  1. Пользователи системы ЛЕТОГРАФ могут, используя ту информацию, которая имеется в системе, построить практически любой отчет — поисковый, статистический или аналитический.
  2. Отчеты в системе ЛЕТОГРАФ создаются только путем настроек, без какого-либо программирования, без привлечения каких-либо внешних компонентов.
  3. Все отчеты основаны только на существующих данных и не требуют построения OLAP-кубов
  4. В отчеты попадают только те документы и данные, к которым у пользователя есть доступ.
  5. Система создания отчетов является частью системы ЛЕТОГРАФ, для создания отчетов не требуется импорта-экспорта данных.
  6. Для несложных отчетов используется синхронный вариант формирования. Сложные отчеты формируются в асинхронном режиме.
  7. Пользователь может «детализировать» в любой отчет вплоть до конкретного объекта в системе.
  8. Отчеты формируются очень быстро, потому что система ЛЕТОГРАФ использует очень эффективные технологии битовых индексов и механизмы горизонтального масштабирования, обеспечивающие возможность расчета отчетов на неограниченном количестве подключенных к системе серверов мощностей.
  9. Пользователь может построить отчет не только на текущий, но и на любой требуемый момент или отрезок времени в прошлом.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
+7 (495) 741-48-08
---

О компании

Компания ЛЕТОГРАФ занимается разработкой и внедрением одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Основные направления деятельности - развитие платформы ЛЕТОГРАФ и реализация масштабных проектов внедрения.

Компания основана в 2003 и за время своего существования прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей в десятках и сотнях территориально-распределенных подразделений выполняют все операции по работе с документами.

О платформе ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

 

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами.

Адрес: Россия, 105066, г. Москва, ул. Бауманская, д. 6 

Контактное лицо: Александр Иванов, специалист по маркетингу


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>