Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » «ОКИЛ-САТО» перешел на электронное хранение документов с помощью «Скан-Архива»

«ОКИЛ-САТО» перешел на электронное хранение документов с помощью «Скан-Архива»

Справка:

  • Заказчик: ООО «ОКИЛ-САТО»
  • Исполнитель: ГК «ГЭНДАЛЬФ»
  • Задача: создание электронного архива документов в компании
  • Решение: внедрена программа «Скан-Архив»
  • Количество АРМ: 56
  • Срок реализации проекта: 1 месяц

 

ГК «ГЭНДАЛЬФ» внедрила программу «Скан-Архив» для создания электронного архива документов в «1С» для петербургского холдинга «ОКИЛ-САТО».

ООО «ОКИЛ-САТО» - крупнейшая в России компания по производству самоклеящейся, термоусадочной и вплавляемой этикетки. Компания контролирует 20% данного рынка. Холдинг имеет разветвленную филиальную торговую сеть, 3 автономных производственных площадки и на сегодняшний день насчитывает 650 штатных сотрудников.

У компании более 1000 постоянных клиентов. Это подразумевает обширный документооборот: за год в архив поступает от 45 000 до 50 000 бумаг.

Руководство холдинга задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы решить следующие проблемы:

  • избыточное расходование производственных площадей на хранение документов (бумажный архив бухгалтерии занимает более 150 м3);
  • длительные подготовки к налоговым проверкам (сотрудники бухгалтерии тратили от 5 до 20 рабочих часов на поиски в архиве);
  • отсутствие доступа к просмотру документов в филиалах компании у сотрудников главного офиса.

 

Для реализации проекта было выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». Программа имеет статус «1С:Совместимо», поэтому при интеграции решения с «1C:Управление производственным предприятием 8», установленного в холдинге, проблем не возникло.

Обработка документов в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа присваивает каждому входящему и исходящему документу индивидуальный штрих-код, который прописывается в базе «Скан-Архива». Затем программа синхронизирует скан документа с «1С» и записывает электронную копию в архив.  После этого документ доступен для поиска в «1С» и «Скан-Архиве» в любой момент: его можно распечатать, отправить по почте или проверить его статус.

В процессе внедрения ПО был реализован перевод в электронный архив производственной документации холдинга, договоров с контрагентами, отчетности по товародвижению, а также образцов печати.

Всего к программе подключены 200 компьютеров в 7 филиалах компании: с 6 осуществляется ввод документов, на 50 есть доступ к формируемой базе.

Решение позволило снизить затраты на хранение архива, ускорить движение документов между региональными подразделениями и удаленными производственными площадками холдинга, а также сократить время на подготовку к налоговым проверкам на 20%.

ИТ-директор «ОКИЛ-САТО» Сергей Лялькин дал оценку работе программы: «Скан-Архив» решил задачу по созданию базы электронных документов предприятия. Теперь главный офис имеет доступ к отгрузочным документам региональных отделов продаж, а отделы продаж контролируют документацию производства. В скором времени мы закончим перевод всех необходимых бумаг в цифровой архив. Подготовка к налоговым проверкам у бухгалтерии теперь занимает на 20% времени меньше».


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Ростов-на-Дону
(863) 300-1000
Информационные технологии

"ГЭНДАЛЬФ" занимает 4 место в рейтинге партнеров "1С" по России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе программ "1С:Предприятия". 

Компания автоматизировала более 21 000 и ежемесячно обслуживает более 3 000 предприятий. 


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>