Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » ЛЕТОГРАФ. Рабочее пространство и онлайн-взаимодействие
Начинаем публикацию статей о практике внедрения СЭД 2 года назад

ЛЕТОГРАФ. Рабочее пространство и онлайн-взаимодействие

Время ИТ-решений, под которые пользователю приходилось подстраиваться, давно прошло. Технологии шагают вперед семимильными шагами, да и пользователи стали более искушенными – это приводит к тому, что в современных ИТ-системах разработчиками сделано все возможное, чтобы пользователю было удобно, комфортно и даже приятно работать в ней. И такая ситуация наблюдается даже в таких серьезных решениях, как системы электронного документооборота, которые многими воспринимаются как воплощение официально-канцелярского стиля. Однако это совсем не так: инновационные СЭД, в том числе и ЛЕТОГРАФ, позволяют произвести столь тонкую настройку, которая учитывала бы все предпочтения и вкусы конечного пользователя. 

Рынок современных систем электронного документооборота требует, чтобы система была не только выполняла все функции по работе с документами, но делала бы это быстро, а также чтобы пользователю было удобно в ней работать. Одно из направлений реализации “комфортной работы”  - предоставление максимального числа онлайн-возможностей (того, к чему привыкло поколение интернет-пользователей в обычной жизни). Необходимость обеспечения удобной работы для пользователя приводит к упрощению и унификации интерфейсов, а также возможностей гибкой настройки решения.

Мы понимаем, что пользователи работают не только в нашей системе, но и в соцсетях, пользуются почтовыми сервисами. Причем большинство современных сервисов используются как в рабочее, так и в нерабочее время. Мы стараемся определить, какие возможности этих сервисов можно использовать в нашей системе, реализовать в корпоративной среде и переносим их на нашу платформу.

Онлайн-взаимодействие

Не зря сегодня часто используется термин «поколение 2.0». Это индикатор того, что современный человек привык общаться в Сети, причем эта привычка не отдельного индивидуума, а целого поколения. И со временем потребность в онлайн-общении только растет – этому способствует снижение стоимости доступа в интернет, а также возможность доступа в интернет не только со стационарных, но и с мобильных устройств.

Использовать эту привычку и превратить ее в преимущество СЭД – задача сложная, но вполне посильная. Платформа ЛЕТОГРАФ позволяет это сделать. Реализации онлайн-взаимодействия в мы уделяем большое внимание, поскольку это позволяет сделать максимально быстрой и эффективной работу пользователей в рамках решения бизнес-задач.

Первым направлением развития “онлайн-взаимодействия” является сервис мгновенных уведомлений. ЛЕТОГРАФ предлагает пользователю выбрать, какие именно события системы для него важны и интересны, и будет сигнализировать, если они произойдут. И при поступлении на согласование нового документа или задания система будет направлять пользователю соответствующее уведомление. Сообщения могут приходить по различным каналам: в зависимости от настроек это либо всплывающие окошки в интерфейсе, либо почтовые уведомления, либо SMS-сообщения. Также можно настроить систему таким образом, чтобы уведомления приходили сразу по нескольким каналам.

Еще один удобный и привычный инструмент онлайн-взаимодействия - это чат.  Благодаря ему в процессе работы, кроме привычного внесения изменений в какой-либо документ, сотрудники могут дополнительно высказывать свои мнения, обсуждать вопросы работы над документом.

ЛЕТОГРАФ использует возможности внешних систем, чтобы максимально повысить удобство работы пользователей. Например, благодаря интеграции с весьма популярными на сегодняшний день GoogleDocs и Microsoft Web Apps пользователи получают возможность онлайн-редактирования документов.

Среди новых инструментов онлайн-взаимодействия – возможность отображения в интерфейсе пользователей изменений значений объектов и документов по мере их редактирования другими пользователями. Т.е. информация обо всех изменениях, сделанных в карточке документа одним пользователем, будет через систему мгновенных уведомлений доводиться до всех заинтересованных пользователей, у которых эта карточка также открыта в данный момент.

Онлайн-возможности, предоставляемые системами на платформе ЛЕТОГРАФ создают удобное и привычное для современного пользователя рабочее пространство.

Рабочее пространство пользователя

Организации рабочего пространства как в “физическом”, так и в “виртуальном” офисе уделяется большое внимание. Это вполне объяснимо: если в офисе не комфортно, кресло жесткое, из окна все время дует, то желание работать будет постепенно сходить на нет. Так же и в “виртуальном офисе” - СЭД. Все должно быть удобно, тогда пользователю будет комфортно и производительность труда будет только расти.

Все рабочее пространство в системе ЛЕТОГРАФ гибко настраивается в зависимости от желаний пользователей и требований прикладной задачи. Интерфейс позволяет группировать данные, которые требуются для решения того или иного набора задач, по страницам.  На эти страницы выносятся приложения – модули, которые в свою очередь обеспечивают представление того или иного набора данных. Эти модули представляют собой наборы папок, каждая из которых либо содержит в себе документы. Папки могут быть “статичные” или “виртуальными” (по определенному правилу отображающими документы из нескольких статичных папок). Например, виртуальная папка “Документы в работе”, объединяющая документы из папок “Мне на исполнение”, “Мне на согласование”, “Мне на подписание”.

Традиционно модули приложений настраиваются таким образом, чтобы сгруппировать требуемую для пользователя информацию по видам данных, с которыми пользователь работает. Например, для канцелярии это папки, связанные с экспедицией, регистрацией, первичным рассмотрением документов; для руководителей и их помощников предоставляется информация о поступивших на рассмотрение документах, о проектах поручений, о выданных поручениях и так далее. Однако каждый пользователь в зависимости от собственных задач может корректировать список модулей. 

Еще один инструмент организации пространства – схемы классификации. Это механизм, который позволяет организовывать представление данных в виде произвольной иерархии, подчиненной тому набору требований и правил, которые сам пользователь и задает.  К примеру, есть группа входящих документов, по ней создаются поручения, исходящие документы и так далее. Платформа ЛЕТОГРАФ позволяет настроить определенные правила, благодаря которым можно будет в дальнейшем эту цепочку прослеживать, отображая всю иерархию по одному клику.

ЛЕТОГРАФ позволяет представить иерархию документов несколькими способами (так называемые “альтернативные” иерархии). Например, в архиве проектных документов можно тремя способами найти документ: документы могут быть сгруппированы по коду, по объекту (проекту) или по исполнителю. Важно отметить, что это не три “копии” одного и того же документа, а один документ и три “способа” его получить к нему доступ.

Кроме того, пользователь сам определяет, на каком языке ему работать, размер шрифтов, которые используются в его персональном интерфейсе. ЛЕТОГРАФ поддерживает три размера типовых шрифтов для десктоп-версии, также есть варианты специально для планшетных устройств и смартфонов. В любой версии – как десктопной, так и мобильной – размеры иконок и других элементов адаптированы так, чтобы пользователю было максимально удобно работать пальцами или мышкой.

Пользователь сам выбирает и цвета, которые будут использоваться в оформлении экрана. В СЭД ЛЕТОГРАФ большое число заранее настроенных тем, и их количество постоянно увеличивается. Пользователь может выбрать цветовую гамму, фон экрана, поверх которого отображаются данные, причем разработчики стараемся учитывать все современные тенденции в дизайне.

Работая с приложением или с отдельной папкой в этом приложении, пользователь может гибко менять способ представления – так называемую форму табличного отображения, определяя, какие колонки, какое количество записей показывать на странице, как сортировать их. Также есть возможность применить дополнительно фильтры, чтобы показывать только те значения, которые интересуют в данный момент. Есть возможность выбрать вместо табличного календарный формат отображения информации, в котором информация будет сгруппирована по датам. 

Дополнительные возможности

В системе ЛЕТОГРАФ реализован механизм контекстной помощи, который позволяет пользователю по поводу любого непонятного поля или функционала получить краткую оперативную справку или перейти на расширенную страницу помощи, где более подробно рассказано о том функционале, который вызвал вопрос. Это существенно упрощает взаимодействие с системой даже для пользователя-новичка.

Важным расширением возможностей ЛЕТОГРАФ является реализованный в последних версиях платформы “механизм задач”. Его главным отличием от “обычной маршрутизации” является то, что документ не перемещается из папки в папку в соответствии с маршрутом. На каждом шаге обработки создается группа задач, в каждой из которых указывается кто, что и в какой срок должен сделать. Данный механизм позволяет не только обрабатывать все документы единообразно (что значительно упрощает работу), но и организовать контроль исполнения не только поручений, но и сроков согласования, подписания и рассмотрения документов.

Еще одно инновационное решение в рамках ЛЕТОГРАФ – модуль, получивший название «Большая красная кнопка». Разработчики свели в один модуль возможности по созданию всех доступных пользователю объектов. Благодаря новой концепции организации рабочего пространства с помощью «Большой красной кнопки» пользователь может получать задачи от системы, выполнять и инициировать какие-либо действия в системе в одном месте. Это также существенно упрощает взаимодействие пользователей с СЭД.

Мы создали специальный модуль для поиска: поисковое окно расположено на верху экрана, его видно на любой странице и в любой папке. При этом поиск интересующей информации может быть осуществлен как в конкретной папке или иерархии системы, так и глобально по системе. Важно отметить, что поиск осуществляется с учетом прав доступа пользователя только среди документов, которые пользователю доступны.

В СЭД ЛЕТОГРАФ есть еще два простых модуля, привычные пользователям по другим системам – «Избранное» и «Мои документы». Функционал модулей соответствует их названию. Первый, к примеру, позволяет отметить документы, которые нужно отложить или которые представляют особую ценность, выстроить их в виде иерархии, определить папки, по которым в дальнейшем будут раскладываться соответствующие объекты, задавая по каждой папочке «звездочку» соответствующего цвета.

Кроме того, СЭД ЛЕТОГРАФ позволяет «расшаривать» избранные документы между сотрудниками. Это возможно, если права доступа коллеги, для которого будут открыты документы, позволяют их просматривать. 

Резюме

Мы даем пользователю возможность настраивать СЭД в соответствии со своими вкусами и потребностями. Это важно как для каждого отдельного сотрудника, так и для организации в целом. Гибкость интерфейса позволяет компании уменьшить время, на которое пользователь отрывается от исполнения своих непосредственных обязанностей на время обучения, что в итоге позволит уменьшить затраты на внедрение. Наличие подсказок напрямую влияет на скорость работы даже на начальном этапе освоения решения и минимизирует количество ошибок. Возможность работать в СЭД с любого устройства также оптимизирует, ускоряет и упрощает все процессы.

Мы позволяем пользователю работать в привычной для него онлайн-среде. В ЛЕТОГРАФ реализованы механизмы онлайн-взаимодействия: обсуждение документа, уведомления о наступлении событий, онлайн-редактирование  и пр.

Мы постоянно работаем над дизайном системы и улучшаем его, что позволяет сделать работу пользователей максимально комфортной.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
+7 (495) 741-48-08
---

О компании

Компания ЛЕТОГРАФ занимается разработкой и внедрением одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Основные направления деятельности - развитие платформы ЛЕТОГРАФ и реализация масштабных проектов внедрения.

Компания основана в 2003 и за время своего существования прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей в десятках и сотнях территориально-распределенных подразделений выполняют все операции по работе с документами.

О платформе ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

 

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами.

Адрес: Россия, 105066, г. Москва, ул. Бауманская, д. 6 

Контактное лицо: Александр Иванов, специалист по маркетингу


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>