Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » ЛЕТОГРАФ: Как настроить документооборот без кодирования
Начинаем публикацию статей о практике внедрения СЭД 2 года назад

ЛЕТОГРАФ: Как настроить документооборот без кодирования

Разработчики компании «ЛЕТОГРАФ» рассказывают о концепции и реализации одноименной комплексной настраиваемой платформы-«конструктора». ЛЕТОГРАФ без кодирования решает «стандартные» и «специализированные» задачи автоматизации документооборота. Конфигурация системы производится путем настройки информационной модели — т.е. набора объектов, их реквизитов и взаимосвязей между ними.

Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для решения задач управления документами: хранение и обеспечение доступа, поиск, регистрация, согласование, контроль исполнения и пр. Требования заказчиков к системе в первую очередь зависят от вида деятельности организации: документооборот для государственного органа, банковской организации или архива различаются. Для государственных организаций наиболее важным является регистрация и контроль исполнения поручений по документам, для архивов важны возможности поиска и структурирования информации, для банков – работа с досье клиентов и интеграция с АБС (автоматизированной банковской системой). Функциональные возможности СЭД зависят также от размера организации: в небольшой компании один сотрудник регистрирует документы, а также отмечает факт их исполнения, и нет смысла в создании разных рабочих пространств и передачи документа между сотрудниками. В то же время в большой организации одни сотрудники занимаются регистрацией, другие согласованием, третьи исполнением и пр., что требует создания отдельных «рабочих пространств» и решения задачи разграничения доступа к документу. Фактически, одну и ту же реализацию функции «регистрации и контроля» нельзя использовать и в небольшой и в крупной компании: в небольшой потребуется выполнять «слишком много кликов», в крупной – невозможно обеспечить корректный доступ к документу. С учетом вышесказанного можно говорить о том, что универсальных решений для автоматизации работы с документами на самом деле не существует. Есть «базовый набор» функций, выполняемых СЭД, но реализация каждой функции будет зависеть от конкретного заказчика (сферы деятельности, размера организации, правил и регламентов и пр.)

Проекты внедрения СЭД могут быть «типовые» и «заказные». В первом случае устанавливается базовая конфигурация системы, функциональные возможности не развиваются. Во втором случае система или разрабатывается «с нуля», или базовый функционал дорабатывается согласно требованиям заказчика. Обычно доработка типовой СЭД «под заказ» предполагает наличие специально разработанных фрагментов программного кода, изменяющих логику работы системы. В результате заказного проекта получается решение, сопровождать и развивать которое крайне сложно. Действительно, чтобы развивать код надо обладать квалификацией программиста и знать принципы работы и структуру системы. Задача «обратной совместимости» в случае таких проектов практически невозможно решить.

Для заказчиков важно не только упорядочить работу с документами и автоматизировать ключевые административные процессы, но и обеспечить гибкость решения: возможность доработки действующей конфигурации, например, с учетом изменений законодательства. Вот почему, когда мы начинали 12 лет назад разработку комплексной платформы для создания систем электронного документооборота ЛЕТОГРАФ, мы решили создать «конструктор», который можно будет настраивать на любую логику документооборота простым конфигурированием — без программирования. Ниже мы расскажем о том, как мы это делали и что у нас получилось.

Платформа для платформы

При выборе платформы для реализации «конструктора» мы понимали, что «конструктору» придется тяжелее в плане обработки данных, чем любой заказной системе: «конструктору» необходимо дополнительно решать задачу, как позволить пользователю без программирования настраивать информационную модель в интерфейсе.   Сотрудник, осуществляющий конфигурацию СЭД, не должен обладать квалификацией программиста: не должен писать фрагменты кода и не должен строить SQL-запросы. Вся настройка должна выполняться на уровне «добавления новых объектов», «выбора значений из справочников» или «проставления галочек».
Поэтому нужно было найти СУБД, которая обеспечит наивысшую скорость работы с данными — и при этом будет соответствовать целому ряду дополнительных условий (особенно важных для крупных проектов): отказоустойчивость, производительность при высоких нагрузках, масштабируемость, простота обслуживания и низкая стоимость технической поддержки.

Анализируя преимущества и недостатки различных СУБД, мы обратили внимание на объектно-реляционную базу данных Caché компании с 25-летней (на тот момент) историей — InterSystems. Это была практически единственная система, предоставлявшая разработчику инструменты для работы с данными напрямую. Фактически, данные на диске хранятся в виде иерархических «деревьев». Реляционные СУБД позволяют преобразовать данные в промежуточный формат и представить их в виде «таблиц». Объектные  СУБД позволяют получить доступ к данным как к «объектам». Представление данных в виде таблиц упрощает разработчикам возможность работы с информацией, однако уменьшает скорость обработки данных (что для «конструктора» является очень существенным фактом).

Если бы мы выбрали классическую реляционную СУБД, данные претерпевали бы минимум два дополнительных преобразования: из иерархической структуры, в которой хранятся данные  на диске в реляционные таблицы и далее преобразование этих таблиц в удобный для настройки вид.

InterSystems Caché обеспечивает всю необходимую функциональность СУБД без необходимости преобразования данных в табличную форму. СУБД Caché - это гибкие механизмы хранения, индексации, поиска, управления синхронной и асинхронной обработкой данных и самостоятельного управления иерархическими и битовыми индексами. Данные возможности СУБД позволяют создавать платформу, не привязанную к жестким табличным представлениям, как это было бы в случае использования реляционной БД, а значит — с минимальным количеством преобразований данных. При этом Caché уже тогда (12 лет назад, когда мы принимали решение о выборе платформы) позволяла создавать отказоустойчивые конфигурации, хорошо масштабируемые по нагрузке, на недорогом аппаратном обеспечении. Уникальные алгоритмы прямого доступа к данным InterSystems обеспечивали минимальные требования к процессорной нагрузке и чтению дисков, потому что полностью исключали необходимость преобразования табличных данных классическим путем, т.е. при помощи огромного количества запросов на языке SQL. Фактически это была недорогая альтернатива решениям In-Memory («базы данных в оперативной памяти»), которым еще только предстояло появиться.

Важным для нас был факт, что технологии были уже проверены более чем 25-летней историей компании, успешными проектами во многих странах, крупными внедрениями в сфере управления медицинскими данными. В основе базы данных InterSystems использовался третий ANSI (C99) язык программирования, который является стандартом и на сегодняшний день.

За последнее время мы много раз убеждались в том, что наш выбор технологической платформы был абсолютно оправданным. Для создания и прикладных решений, и, как в нашем случае, комплексной платформы, технологии InterSystems подходят как нельзя лучше. СУБД Caché позволяет нам создавать для наших заказчиков высоконагруженные, быстрые приложения с богатой функциональностью и возможностями доступа с различных видов устройств и не требующие излишних затрат на сопровождение.

Уровни представления СЭД на базе ЛЕТОГРАФ

Можно выделить три уровня представления системы:

  • Первый (нижний) уровень. СУБД InterSystems Caché, которая обеспечивает хранение информации, индексацию и поиск информации, механизмы резервного копирования, транзакционные механизмы и прочие возможности, которые должны быть в современных системах. И конечно, СУБД Caché обеспечивает окружение для исполнения кода платформы ЛЕТОГРАФ.
  • Второй (средний) уровень – это код ЛЕТОГРАФ, на котором реализованы «модули», «шаблоны», «компоненты» и прочие объекты, обеспечивающие работу системы управления документами.
  • Третий (верхний) уровень – это конкретная конфигурация ЛЕТОГРАФ. Конфигурация ЛЕТОГРАФ выполняется без применения навыков программирования и только при использовании «шаблонов», «модулей» и прочих объектов среднего уровня.

Системный технолог выполняет конфигурацию на третьем уровне представления системы. При конфигурации системы, прежде всего, выполняется настройка шаблонов объектов. В шаблоне любого объекта описываются поля, каждое поле характеризуется уникальным кодом, названием, типом и набором дополнительных флагов, определяющих обязательность поля при сохранении карточки, необходимость уведомления подписчиков при изменении значения поля и возможность переноса значения поля при массовом создании однотипных объектов.

«Типы полей» ЛЕТОГРАФ — это очень мощный и гибкий инструмент, предоставляющий системному технологу (сотруднику, осуществляющему конфигурацию «без программирования») большое количество возможностей.

Можно выделить «простые типы» (число, строка, дата и пр.) и «сложные типы», которые представляют собой совокупность объектов с определенной «логикой поведения», запрограммированных на уровне платформы. Один из примеров «сложного типа» - это файл. Компоненты типа «файл» позволяют добавлять файлы в систему, а также их хранить, индексировать, просматривать, редактировать, преобразовывать в различные форматы и т.д. Для конечного пользователя компонента типа “файл” выглядит как поле в регистрационной карточке, в которое можно присоединить документ любого формата, заблокировать его, добавить версию, посмотреть все ранее созданные версии и пр.

Еще один пример «сложного типа» - это «резолюция». Компонента типа «Резолюция» описывает, что нужно сделать с документом, кому и в какие сроки. В зависимости от масштаба и сложности организационных процедур заказчика на один документ может быть наложено до 150 резолюций в день. Для пользователя в регистрационной карточке поле выглядит как «дерево поручений по документу», поручение можно исполнить, перепоручить, запросить продление срока и пр. Поручение может быть контрольным (с указанием срока исполнения) или неконтрольным, задача может автоматически тиражироваться («периодическое поручение») и пр.

Обычно документы в системе обрабатываются по определенным правилам («входящие» регистрируются, рассматриваются и исполняются, «внутренние» согласуются и подписываются и пр.)  Правила перемещения и обработки документов описывает компонента типа «маршрут». Системный технолог в ходе настройки системы определяет, какие именно маршруты будут доступны для объектов, как будет двигаться документ по маршруту и т.д.

В системе реализовано более 170 различных типов реквизитов. Каждый тип — это сложный компонент, который поддерживает большое количество различных операций и включает в себя большой набор функциональности отображения информации, индексации, правил поиска и т.д. Использование такого богатого набора функциональных возможностей позволяет очень быстро собрать информационную модель под требования любой задачи и любого проекта — без программирования, путем настроек, комбинирования «кубиков», которые мы предлагаем составе платформы ЛЕТОГРАФ.

Чтобы эта система заработала, нужно определить:

  • форматы регистрационных карточек документов
  • алгоритмы и механизм обработки информации, т.е. маршруты движения документов;
  • права доступа к документам, правила их назначения;
  • атрибуты и механизмы настройки отчетных форм.

А чтобы системой можно было пользоваться, нужно определить механизмы настройки пользовательского интерфейса (определить правила представления рабочего пространства). Давайте поговорим об этом чуть подробнее.

Настройка рабочего пространства

Итак, чтобы системой можно было пользоваться, нужно настроить рабочее пространство таким образом, чтобы пользователь всегда имел доступ именно к той информации, которая ему сейчас нужна, и на том устройстве, которым он в данный момент пользуется — на настольном компьютере, планшете, смартфоне. Эта информация группируется постранично, и на каждую страницу можно добавить функциональные модули — приложения формата ЛЕТОГРАФ.

Что это за приложения? Например, мы можем поместить на страницу приложение, которое обеспечивает работу с хранилищами документов. С такой страницы пользователь получит доступ к некой (в зависимости от его прав доступа) иерархии объектов. Если мы добавим на страницу рабочие столы маршрутов, пользователю станет доступна информация о движущихся документах, которые он, в зависимости от прав доступа, может согласовывать, подписывать и т.п. Если мы добавим рабочие столы  резолюций, пользователь окажется вовлечен в исполнение поручений, и будет получать задания по документу, если он исполнитель, выдавать поручения, если он руководитель, контролировать исполнение, если он контролер. Результат — каждый сотрудник работает с настроенным персонально для него рабочим местом, и решает именно те задачи, которые стоят непосредственно перед ним.

В работе с документами трудно переоценить важность представления информации. В системе ЛЕТОГРАФ этому уделяется большое внимание. Приложения системы ЛЕТОГРАФ выглядят, как папки, но за каждой из этих папок стоит достаточно сложная, настроенная на пользователя функциональность. Самый простой пример — папки рабочих столов маршрутов или поручений. На самом деле эти папки “виртуальны” — личная папка каждого пользователя фактически представляет собой набор ссылок на документы, соответствующие правам и задачам пользователя.

Очень важная возможность системы — возможность классификации информации, благодаря которой пользователь получает доступ к связанной информации. Система электронного документооборота — это большой граф связанных между собой объектов, и для того, чтобы пользователю было удобно с ними работать, он должен иметь возможность рассматривать эту информацию с разных точек зрения, в разных разрезах.

Что это дает на практике?

Итак, мы создали платформу, на основе которой любое прикладное решение представляет собой «собранную из кубиков» конструкцию без единой строки кода. Возможности, которые предоставляет такая платформа, трудно переоценить.
Прежде всего, мы можем очень быстро и эффективно разрабатывать исходное решение согласно техническому заданию заказчика. На любом проекте у заказчика всегда возникают дополнительные требования — гибкость системы ЛЕТОГРАФ позволяет легко и быстро вносить любые изменения в проект, и легко различные требования поддерживать.
Не самый очевидный с первого взгляда, но очень важный момент — для любой корпоративной системы, в которой под «настройками» понимают кодирование, миграция решения на новую версию становится отдельным серьезным проектом, хорошо, если на несколько недель. Подход «конструктора» обеспечивает беспрецедентную “обратную совместимость”.

Один заказчик попросил нас обеспечить ему переход на новую версию системы ЛЕТОГРАФ решения, разработанного для него семь лет назад. Для корпоративных систем семь лет — это целая эпоха. После семи лет проще с нуля сделать новый проект, чем провести обновление кода и обеспечить работоспособность системы. Но это при классическом подходе, а у нас — «конструктор», и мы следим за обратной совместимостью наших решений. Мы выполнили переход в течение двух дней.

Планы

Система ЛЕТОГРАФ сейчас развивается сразу в нескольких направлениях. Первое — это, разумеется, модернизация компонентов, из которых формируются решения. Сейчас их более 170, через год, вероятно, будет чуть больше. Ввод каждого компонента — серьезное событие. Как и модернизация существующих компонентов, это всегда анализ требований большого числа проектов. Компания работает над тем, чтобы каждый компонент все лучше решал стоящие перед ним задачи. Уже появилась такая функциональность, такая, как “подгрузка данных из внешних систем” (например, справочников предприятий или физических лиц), “передача данных во внешние системы в формате XML” и т.д.

Второе направление — мобильность. Редизайн системы выполняется каждый год, и текущая итерация редизайна посвящена тому, чтобы обеспечить комфортную работу на настольных компьютерах, планшетах и смартфонах.

Третье направление — информационная безопасность. Благодаря опыту реализации ряда крупных проектов, накоплены требования заказчиков к защите информации, отказоустойчивости. При очередной итерации будут усилены механизмы аутентификации  пользователей, распределения прав доступа и протоколирования действий пользователей для выявления злоупотреблений.

Четвертое направление — повышение быстродействия системы. Ускорить систему, основанную на очень быстрой базе данных, не так-то просто, но и здесь у нас есть наработки. Например, ЛЕТОГРАФ хорошо масштабируется и при повышении мощности сервера, и при подключении дополнительных физических серверов для сглаживания пиковых нагрузок.

Любые модификации, которые мы планируем, подчинены одной идее — развивая систему ЛЕТОГРАФ, мы сохраняем ее, как «конструктор» с огромным набором возможностей и высокой производительностью, в котором все конфигурируется и настраивается без программирования.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
+7 (495) 741-48-08
---

О компании

Компания ЛЕТОГРАФ занимается разработкой и внедрением одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Основные направления деятельности - развитие платформы ЛЕТОГРАФ и реализация масштабных проектов внедрения.

Компания основана в 2003 и за время своего существования прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей в десятках и сотнях территориально-распределенных подразделений выполняют все операции по работе с документами.

О платформе ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

 

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами.

Адрес: Россия, 105066, г. Москва, ул. Бауманская, д. 6 

Контактное лицо: Александр Иванов, специалист по маркетингу


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>