Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как контролировать работу сотрудников в удаленном филиале?

Как контролировать работу сотрудников в удаленном филиале?

4 инструмента для руководителя, который открывает удаленный филиал и хочет избежать неприятных последствий.

Как руководителю крупной компании или сети компаний-франчайзи контролировать работу удаленных филиалов и не терять прибыль? Многие руководители сталкиваются с недостаточным контролем над входящими и исходящими финансовыми потоками, злоупотреблением со стороны удаленных сотрудников, что зачастую приводит к снижению уровня выполнения поставленных планов по «не ясным» причинам.

Контроль работы в офисе

Чтобы избежать описанных выше проблем при открытии удаленного подразделения необходимо поставить во главе проверенного человека, которому вы сможете доверять. Если у вас нет такого специалиста, а возможность регулярно посещать офис отсутствует, мы советуем использовать следующие инструменты контроля.

• «Тайный покупатель»

Суть в том, чтобы незнакомый сотрудникам человек с продуманной «легендой» обратился в офис за предоставлением услуг или товаров, объективно оценил происходящее и предоставил отчет о работе. Так вы сможете узнать, насколько эффективно ваши сотрудники используют свои профессиональные навыки, как общаются с клиентами. 
Не обязательно заказывать такие услуги в специальной организации, зачастую простую проверку можно провести с помощью ваших знакомых или сотрудников, которые еще не общались с коллегами из другого города. 

• Видеонаблюдение и записи телефонных разговоров

Чтобы обозначить проблемы своевременно, необходим не только точечный, но и постоянный контроль процессов в офисе. Удаленное видеонаблюдение и прослушивание записей разговоров с клиентами позволит видеть адекватную картину происходящего в филиале, оценить работу управляющего персонала и вовремя принять меры по исправлению недочетов.
Современные системы видеонаблюдения позволят организовать онлайн-трансляцию происходящего в офисе как на рабочем ПК, так и планшете или смартфоне при наличии подключения к интернету.

Контроль документооборота

Чтобы контролировать финансовые потоки организации, необходимо обеспечить своевременный контроль всех бухгалтерских документов. Если головной офис будет иметь доступ к сведениям о хозяйственных операциях филиала, документам службы логистики и отдела продаж, вы сможете оценить также масштабы работы филиала и степень выполнения заявленного плана.

• Электронный документооборот
Суть в том, чтобы перевести все документы, которые получает и отправляет организация в электронный вид. Современные системы электронного документооборота позволяют обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и хранить их в удаленном хранилище с настроенным доступом.

• Электронный архив бумажных документов
Дополнительным инструментом контроля станет электронный архив бумажных документов. Дело в том, что не все ваши контрагенты будут готовы перейти на электронный документооборот. Но это не значит, что бумажные документы должны быть вне доступа для головного офиса. 

Электронный архив позволит пользователям с настроенным доступом видеть внесенные документы, а значит, головной офис будет отслеживать весь поток финансовых документов филиала.

Это лишь некоторые инструменты, которые обеспечивают контроль над деятельностью удаленных филиалов. Вы должны выбрать те, которые будут учитывать специфику бизнес-процессов в вашей организации.

Типография «ОКИЛ-САТО» - лидер по производству самоклеящейся этикетки с долей около 20% от российского рынка, например, выбрала программу «Скан-Архив». Программа переводит все бумажные документы в электронный вид и прикрепляет в базу «1С». Организация ведет учет в системе «1С», поэтому решение, имеющее статус «1С-Совместимо», стало оптимальным. Таким образом «ОКИЛ-САТО» избавились от проблем обособленности подразделений и обеспечили доступ к бумажным документам для удаленных филиалов.

«Используем программу, чтобы вести документооборот в «1С» и всегда иметь под рукой электронный архив при необходимости. Рекомендую его организациям, которые работают с большим объемом документов». (Тимофеева Н.Д., бухгалтер компании «ОКИЛ-САТО»). 

Какие бы инструменты не выбрали вы, важно, чтобы они позволяли головному филиалу иметь актуальную информацию о работе ваших сотрудников в режиме реального времени, обеспечивали доступ к необходимой документации и избавили вас от неприятных последствий и финансовых потерь в дальнейшем.


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Ростов-на-Дону
(863) 300-1000
Информационные технологии

"ГЭНДАЛЬФ" занимает 4 место в рейтинге партнеров "1С" по России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе программ "1С:Предприятия". 

Компания автоматизировала более 21 000 и ежемесячно обслуживает более 3 000 предприятий. 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>