Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как быстро найти бумажный документ среди тысяч.
Статус не указан

Как быстро найти бумажный документ среди тысяч.

В крупной организации жизненно необходима автоматизация документооборота.

Система электронного документооборота дает возможность работать с документами в реальном времени, экономит время на их поиск, предоставляет совместный доступ к одному документу нескольким пользователям и позволяет не распечатывать дополнительные копии. Упрощается и ускоряется процедура согласования и подписания. Можно настроить систему так, чтобы любой связанный документ или история взаимоотношений с клиентом находились мгновенно.

Но часто в бумажном архиве нет четкой структурированности, документы отсортированы не должным образом или находятся не в тех местах, где должны. Поэтому они теряются, тратится много времени на их поиск и восстановление.

Андрей Прокофьев, генеральный директор Флексби Солюшнс, эксперт в области разработки приложений для управления бизнесом, поясняет, как система автоматизации документооборота на базе Flexbby Parametric помогает решать эту проблему:

Документам на стадии заведения в электронной системе присваиваются штрих-коды.  Тоже самое делается для папок бумажного архива (приклеиваются на папки).

Прежде чем положить распечатанный документ в бумажный архив, сканируется его штрих-код и штрих-код папки, в которую его поместят. Таким образом система знает, в какой именно папке хранится оригинал.

Момент выдачи и получения документов регистрируют в системе сотрудники архива, все заявки на выдачу поступают электронно.

Система хранит информацию о том, когда и какой сотрудник получал из архива оригинальные версии документов, автоматически оповещает его об истечении установленного срока пользования документами или запрашивает их, когда на них поступает запрос от других сотрудников.

BE FLEXBBY

 
 

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
Комментарии
Другие публикации
RU, Москва
http://flexbby.com/, менеджер
+7(495) 30-800-60
Информационные технологии

Flexbby (Flexible Business) – софтверная компания, создающая гибкие и эффективные решения для автоматизации и управления бизнесом.  

Мы предлагаем удобную платформу, которая позволяет за считанные часы автоматизировать рутинную работу сотрудников, обеспечить прозрачность процессов организации, настроить показатели и события, реализовать интеграцию данных различных систем. 

Благодаря собственным разработкам в области параметризации бизнес объектов, процессов, событий и их обработки, интеграции и анализа данных, пользовательских интерфейсов и мобильных приложений, наши решения могут быть легко и быстро настроены бизнес аналитиком без привлечения узких и дорогостоящих ИТ специалистов.


Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>