Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » Как 1 наряд избавит от проблем руководителя, менеджера и специалиста

Как 1 наряд избавит от проблем руководителя, менеджера и специалиста

Современные офисы кишат бумажными документами: договоры, приложения, акты, наряды…Какие документы можно убрать в дальний ящик, а какие, наоборот, необходимы в повседневной деятельности…Как организовать бизнес-процессы в компании так, чтобы сотрудники не тратили на работу с документами лишнего времени – об этом расскажет наша статья.

 Много ли у вас нарядов?

Если ваша компания занимается оказанием услуг клиентам, важным управленческим документом для фиксации всех действий специалиста является наряд. Ведь наряд, в отличие от акта приемки и сдачи работ, позволяет прописать все работы пошагово и по часам. Т.е. это некий план действий для специалиста, и способ контроля выполненных задач для руководителя и менеджера. Если клиент покупает определенный объем часов и закрывает их одним актом или собирается оплатить работы пост-фактум, он может сделать себе копию наряда и также контролировать выборку оплаченных часов.

Наряды позволяют менеджерам выявить эффективность специалистов, суммируя количество отработанных часов, и правильно начислить им зарплату. Все данные в нарядах точные, ведь они всегда заверены подписью и печатью клиентов.

Незаменимыми наряды бывают и в спорных ситуациях: если потеряется акт выполненных работ или если у клиента возникают вопросы по оказанным услугам. На основе подписанного ранее наряда легко можно составить новый акт и попросить клиента подписать его повторно, а также прояснить все моменты по оказанию услуг.

Но если в компании оказывают работы не 2-3, а 40-50 специалистов, как менеджерам оперативно собирать и обрабатывать все наряды и вести управленческий учет? При неправильной организации документооборота это может превратиться в бумажную волокиту, но этого легко избежать. Рассмотрим, как организовала свои бизнес-процессы небольшая ростовская компания «Индустрия информатики».

 

Бумажные наряды непрактичны

Совсем недавно менеджеры «Индустрии информатики» буквально «закапывались» в бумагах: на столах, на полках можно было наблюдать объемные стопки нарядов и актов, ожидающих сверки и внесения данных в программу. Также в офисе был отдельный шкаф под названием «Архив», в котором хранились документы за прошлые периоды.

Бумажных документов в компании было очень много, ведь ее специалисты ежедневно оказывают клиентам десятки услуг по внедрению «1С». В этом хаосе бумаги могли теряться, данные в программу не всегда вносились корректно. На обработку документов для расчета зарплаты у менеджеров уходила неделя, а когда для решения вопроса с клиентом необходимо было найти какой-то документ, менеджеры отправлялись на поиски с фразой: «Я на 2 часа в архив».

Руководство компании увидело выход из сложившейся ситуации в автоматизации бизнес-процессов. Но анализ существующих отечественных и зарубежных систем не принес нужного результата. Пришли к тому, что наиболее оптимальным и выгодным решением станет адаптация под задачи управленческого учета программы «Скан-Архив», созданной компанией «ГЭНДАЛЬФ» для хранения электронных документов в «1С». Хотя «Скан-Архив» ранее рассматривался только для бухгалтерских целей, он обладал достаточно гибким функционалом, и уже через месяц был доработан под нужды предприятия.

 

Проживание менеджеров в архиве больше не оплачивается

Теперь все документы «Индустрии информатики» представлены в программе «1С» в электронном виде.

Менеджеры вносят наряды и акты в список принятых одним нажатием клавиши, в то время как невозвращенные документы помечаются в базе автоматически. Это позволяет всегда быть в курсе, кто из специалистов предоставил документы по оказанным услугам, а кто нет. Прием документации и расчет заработной платы теперь занимают в 3 раза меньше времени, а массивных стопок с бумагами больше нет на рабочих столах.

Если же говорить о спорных вопросах с клиентами, менеджерам больше не нужно идти в архив, искать наряд, сканировать, чтобы отправить клиенту. Его достаточно просто выгрузить из программы, и это можно сделать даже во время телефонного разговора с клиентом. Также это удобно, если сверка взаиморасчетов с клиентами производится за предыдущий год, менеджеры просто отправляют сканы нарядов клиентам, а те закрывают их актами.

 

Внедрение автоматизированной системы позволило не только сократить трудозатраты менеджеров, но и обеспечить руководителей точными отчетами о количестве, объеме, себестоимости оказанных услуг, а также о доходах. Теперь директор «Индустрии информатики» может оперативно получать информацию, анализировать деятельность компании и грамотно планировать дальнейшие действия.

 

Узнайте подробнее, пройдя по ссылке: http://scan-archive.ru/?utm_source=ruk&utm_medium=ras&utm_campaign=ov


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
3 года назад
Комментарии
Другие публикации
RU, Ростов-на-Дону
(863) 300-1000
Информационные технологии

"ГЭНДАЛЬФ" занимает 4 место в рейтинге партнеров "1С" по России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе программ "1С:Предприятия". 

Компания автоматизировала более 21 000 и ежемесячно обслуживает более 3 000 предприятий. 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>