Каждый, работающий в проекте знает, что читать весь объем проектной и регламентирующей документации сложно, так как ее ОЧЕНЬ много

В статье говорится о практическом методе преобразования кучи проектной документации в удобный сайт, где по полочкам разложены все регламенты и инструкции, где разрисованы процессы организации.

Важное преимущество Method Composer (MC) - это не то, что он генерирует сайт (давно уже не фокус), а то, что созданная метамодель (на основе которой генерируется сайт) представляет собой объект, который можно использовать при настройке инструментов автоматизации, то есть регламент, описанный в MC будет служить настройками для инструментов IBM Rational (не всех, но тем не менее — это первый шаг).

Новичков Александр, Шамрай Александр, ООО СМ-Консалт

«Мудр тот, кто знает не многое, а нужное…»

Эсхил

Статья опубликована на сайте IBM

Введение

Эффективная работа над проектами зависит от компетенций и навыков сотрудников его выполняющих. Но зачастую случается, что в организации присутствуют 1-2 человека, которые владеют процессом, причем каждый своей частью. Критичная для проекта информация не должна храниться «в единственном экземпляре». Богатый мир строительной аналогии подсказывает следующий пример: представьте, что чертежи и технологические карты на материалы и агрегаты хранятся в головах одного или двух инженеров строительной компании. Попробуем выиграть тендер на хороший подряд если хотя бы один из них заболел? Возможны (или существуют) разные представления этих экспертов по одним и тем же частям процесса, которые необходимо согласовывать за счет потери рабочего времени. Достаточно интересно выглядят споры о том «как должно быть», когда нет чёткого понимания ни у кого даже о том «как было» и «как есть сейчас». В данной статье описываются методы, которые помогут не только избегать подобных ситуаций, но и упорядочить проводимые работы в вашей организации.

Проблемы

На основании проектов, которые проводились нами при описании процессов для организаций, можно выделить ряд проблем, которые чаще всего обнаруживаются при их реализации:

1. Высокая зависимость от отдельных специалистов. Нередко оказывается, что с процессом или с его отдельными ответственными частями знакома только некоторым специалистам. Временное отсутствие такого сотрудника может негативно сказываться на проекте, т.к. зачастую быстро заменить такого специалиста невозможно и это обходится отвлечением от работы и обучением другого сотрудника, или при нехватке ресурсов работы по проекту могут вообще приостановиться;
2. При приеме новых сотрудников для ввода их в курс дел требуется много времени и ресурсы опытных специалистов. Ознакомление новых сотрудников с особенностями и принципами работы требует отвлечения существующих ресурсов от выполнения своей работы. И понятно, что когда у специалиста мало свободного времени, новый сотрудник будет «прожигать» свое рабочее время впустую или вынужден будет постоянно отвлекать специалистов от их основной работы;
3. При большой скорости обновления кадров существенно снижается эффективность труда экспертов. Большое количество времени тратится на постоянное обучение новых сотрудников, и опять же это время тратят ответственные исполнители, которые они могли бы использовать на проведение своих работ.

Выше сказанные проблемы встречаются во многих организациях. Зачастую исполнители не читают инструкций, планов, методик и всех прочих документов, так как считают это бесполезной тратой времени. Либо график работ настолько плотный, что просто не остается рабочего времени на чтение, а свободно тратить на «белиберду» никто не хочет. Руководство в попытках решить проблему, как правило, ограничивается только административными мерами (запугивание, обязаловка и т.д.), что есть не совсем правильно. Практический опыт показывает, что нужно комбинировать сразу несколько методов, посредством которых можно заставить специалистов прочитать документацию, причем сделать так, чтобы инициатива исходила от них самих.

Пути решения

Во-первых, необходимо определить и описать процессы. Да, это большие и трудоемкие работы и зачастую эти работы невозможно провести без соответственного «давления» руководящих лиц и привлечения внешних организаций для описания процессов. Но это необходимый шаг, описав один раз процесс — это даст следующие результаты:

• Появится документально описанное и поддающееся простому анализу описание последовательности работ;
• Все дальнейшие изменения в процесс могут быть легко применены и адаптированы.

Описываемые работы необходимо документировать ясным и понятным языком. Описание процессов должно быть понятным любому человеку, который имеет даже небольшие компетенции в используемых видах работ.

Во-вторых, необходимо разработать методики и инструкции по работе в проекте с автоматизированными средствами поддержки проектов. Документы должны содержать пошаговое описание всех выполняемых задач, иметь все необходимые шаблоны и описание результатов выполнения работ.

Все эти мероприятия необходимо обеспечить административным ресурсом. Это одно из самых необходимых требований для достижения результативности начатых работ по описанию процессов, которые должны обязательно сопровождаться актуальными отчетами для руководства.

При описании процессов необходимо организовывать независимый проект, выделить ресурсы на этот проект по реализации процессов и назначить ответственных как за внедрение технологии, так и за составление планов. В проекте также нужно определить выделенную роль, которая будет отвечать за актуальность плана. План же в определенный момент должен рассылаться участникам проекта и должно даваться время на прочтение. Если замечаний к указанному сроку нет, план считается прочтенным.

Сотрудникам должно выделяется определенное время в рамках их рабочего времени на чтение документации. То есть то, что нужно было делать впопыхах, можно сделать спокойно и в рабочее время. Для контроля успешности выполнения заданий полезно использовать опросные листы. Опросный лист можно составить в виде теста, который позволит проконтролировать по основным позициям знания документа и основных принципов в нем изложенных (обыкновенного теста на 1,5-2 страницы вполне достаточно).

Также не стоит забывать и о самих заинтересованных лицах – руководителях (отделов, департаментов, бюро и т.д.). Руководители на всех уровнях сами должны сами вместе с остальными изучать документы. Это будет иметь как практически положительный эффект – руководители будут сами лучше знакомы с процессами, так и психологический эффект – сотрудники компании будут охотнее вести работу, видя, что их руководитель выполняет то же самое.

Не стоит также забывать и об обучении. Можно организовывать небольшие собрания, участниками которого есть участники той части процесса, которая будет рассматриваться. В процессе этих собраний нужно не только раскрывать основные моменты, но и выявлять и уточнять спорные пункты в процессе.

Стоит также прибегнуть и к другим хитростям. Например, можно выделить из общего документа основные положения на 6-7 страниц. Основные положения позволят загруженным специалистам потратить меньше времени на понимание основных идей. Все графики, таблицы, описание процессов неплохо было б распечатать и повесить на видных местах, а в идеале над каждым рабочим местом, минимум – в столовой, в комнатах участников проектов, на дверях и т.д. Как правило, картинки, описывающие процесс быстрее понимаются, чем текст, а если они к тому же еще и часто встречаются, то процесс запоминания происходит быстрее. Современные средства позволяют записывать в видео файлы взаимодействия оператора с приложениями. Можно записать несколько обзорных видеороликов с голосовыми комментариями проводимых действий. Аудио и видео презентации, видео инструкции позволяют участникам быстрее «влиться» в процесс. В конце концов, аудио презентацию можно прослушать по дороге домой.

Получается, что если совместить административные меры с технологическими и психологическими подходами, то удастся добиться успеха. Наша практика показывает, что совмещение вышеприведенных мер позволит переломить даже явный саботаж со стороны специалистов в их нежелании читать документацию и следовать процессу.

Место Method Composer при описании процесса

Результат проекта по определению процессов обычно — это большой набор толстых документов. Количество страниц, которое может быть написано в процессе проекта, переваливает обычно за 1000 страниц, т.к. включает в себя не только последовательность выполнения каких-либо работ, но и руководства по использованию автоматизированных систем с пошаговым описанием действий в этих системах в различных ситуациях. И понятно, что такое количество документации переварить или выбрать оттуда то, что нужно в определенный момент сотруднику очень сложно. Обеспечить доступность и читаемость всей информации по процессам – это задача для Method Composer.

Method Composer – это инструмент, который позволяет описать процесс любой сложности, используя находящиеся в нем уже описанные процессы за основу или даже с нуля. Результатом конструирования процессов в Method Composer является Web-портал, который содержит в себе:

• ролевые инструкции – содержат описание навыков и компетенций, которыми должны обладать сотрудники при выполнении ролей. Описываются артефакты, за которые роль ответственна, и приводятся задачи, в которых роль принимает участие;
• последовательность выполнения задач – описывается процесс, состав его работ и задач. При описании задач также указываются основные и вспомогательные роли и необходимые для ее выполнения артефакты;
• дополнительные материалы — руководства, статьи, шаблоны документов и т.д.

Web-портал не только объединяет все вышеперечисленные описания, но и организует их в удобный для пользователя вид. Сотруднику компании не придется тратить много времени для поиска ролевых инструкций, которые соответствуют его должности или были ему временно делегированы.

Web-портал представляется собой структурированное дерево содержимого и области отображения с левой стороны, как изображено на рисунке ниже.

Рисунок 1 – Внешний вид Web-портала

Method Composer помогает упорядочить содержание Web-портала для того, чтоб обеспечить максимальную простоту в его использовании. Сотруднику достаточно использовать для навигации дерево содержания Web-портала и найти интересующую его роль, он получит доступ ко всем функциям, которые эта роль выполняет. Method Composer обеспечивает не только текстовое описание, но и также помогает сформировать графические изображения, как видно на рисунках ниже.

Рисунок 2 — Последовательность выполнения работ

Рисунок 3 — Описание работы

Стоить отметить еще одно достоинство использования Web-технологий перед документальными изданиями – это гиперссылки. Используя ссылки, пользователь может переместиться в любую часть процесса, задачи, руководства и вернуться обратно. Сотрудник может легко перейти в любую задачу, в которой он может найти ее описание, руководство по инструментарию и шаблоны документов, которые должны быть на выходе или входе задачи.

Задачи – это основной элемент процесса при его описании в Method Composer. Что необходимо помнить при описании задачи? Задача должна обязательно содержать описание ее предназначения. Предназначение должно содержать краткое описание целей задачи и может быть представлено с помощью выражений «Задача предназначена для …» или с помощью перечисления «Цели задачи:». Далее необходимо выполнить общее описание задачи. Описание задачи должно быть выполнено на уровне специалиста начального уровня, т.к. она должна быть понятна не только бывалым сотрудникам компании, но и только что прибывшим новичкам. При выполнении описания стоит также в содержание добавлять изображения, использовать перекрестные ссылки, стараться выделять ключевые моменты в отдельный пункт «Ключевые условия». Если задачи довольно емкая, то было б правильно разбить задачи на этапы или шаги.

Рисунок 4 — Описание задачи

При описании задач также необходимо формировать ссылки на руководства по использованию средств автоматизации, которые участвуют при выполнении этой задачи. Но не стоит ограничиваться только руководствами. Полезно размещать на Web-портале также ссылки на другие ресурсы, размещать статьи, шаблоны документов, а также любые наработки компании, которые могут быть полезны сотрудникам при выполнении работ.

Рисунок 5 — Вспомогательные материалы

Продолжение статьи -->