Главная » Блоги Экспертов И ИТ-Компаний » 5 пунктов, без которых организация электронного документооборота не сможет состояться

5 пунктов, без которых организация электронного документооборота не сможет состояться

Из чего состоит электронный документооборот, нужен ли он организации, что необходимо сделать, чтобы его организовать в вашей компании? Статья написана с целью ответить на эти вопросы и помочь разобраться во всех нюансах организации электронного документооборота.

 Рассмотрим упрощенную версию ЭДО:

  •  сотрудник составляет документ и подписывает его с помощью электронной цифровой подписи, а затем, с помощью программы, отправляет своему контрагенту через оператора (компанию, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами и является гарантом их доставки);
  • контрагент, уверенный в правомочности документа благодаря наличию электронной подписи, приступает к обработке;
  • завершив обработку, он подписывает документ, если того требует регламент, и передает его обратно через информационную систему.

Эта простая ситуация помогает выделить 5 основных моментов, без которых организация электронного документооборота не может состояться:

  • внутренний регламент;
  • электронная подпись;
  • подписание соглашения с контрагентами;
  • программный продукт для ЭДО;
  • оформление договора с оператором.

Внутренний регламент следует составить в первую очередь. В нем оговариваются условия прохождения документации внутри вашей компании, чтобы очевидное преимущество ЭДО – его скорость – не стала недостатком и причиной образования хаоса.

Основная задача здесь – избавиться от многоэтапного согласования и установить список документов, с которым должен работать каждый отдел. В этом случае сотрудники не будут тратить время на чтение информации, предназначенной другому лицу.

Электронная подпись (ЭП) – обязательное требование для организации электронного документооборота согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Электронная подпись может быть 3-х видов: простая (помогает определить автора), усиленная (имеет дополнительную возможность проверить документ на наличие изменений) и усиленная квалифицированная(ко всему прочему имеет сертификат от аккредитованного центра).

Соглашение об обмене документами с контрагентом – без него организация электронного документооборота также не может обойтись. Его можно заключить на любое время в виде самостоятельного договора, или добавить к уже существующему.

Соглашение обязательно должно указывать:

·         вид применяемой ЭП;

·         очередность подписания документов;

·         факт признания документов с электронной подписью равнозначными подписанным вручную.

Программное обеспечение для обмена – то, без чего организация электронного документооборота не может быть завершена.

Если ваша компания ведет учет в «1С», обратите внимание на решение, интегрированное с «1С:Предприятием» – «1С-ЭДО» . Расширив возможности «1С», вы сможете не только отправлять и принимать документы, но и автоматически формировать входящие в базе «1С» – бухгалтеру останется только нажать кнопку «провести».

Более того, выбрав программу, которая отвечает вашим требованиям, вы избавите себя от мучительного выбора среди более чем 300 операторов, так как с определенной программой работает соответствующий оператор.

3 преимущества использования программы в связке с «1С»:

·         вся работа ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятия 8» и не требует дополнительного обучения;

·         нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора ЭДО или работать на его веб-ресурсе;

·         поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами – накладными, актами, счетами, заказами и т.д.

Подписание договора с оператором ЭДО – следующий элемент организации электронного документооборота, если вы еще не определились с выбором программного обеспечения. Прежде чем сделать свой выбор, постарайтесь получить ответы на следующие вопросы:

Из чего складывается цена? Задайте этот вопрос нескольким операторам, узнайте от чего она зависит и как можно ее изменять.

К какому оператору подключены ваши контрагенты? Узнайте, кто из ваших партнеров уже подключен к ЭДО, чьи услуги он использует. Идеальным станет вариант подключения всех контрагентов к 1 оператору, но выполнить это условия крайне сложно, поэтому лучше использовать роуминг.

Есть ли возможность подключения роуминга? Готов ли оператор обеспечить вам связь с контрагентом, выбравшим другого поставщика связи?

Сколько лет компания-оператор на рынке? Обратите внимание на этот пункт, потому что в его обязанности входит не только передача информации, но и защита конфиденциальности ваших данных.

Скорость технической поддержки? Потому что этот вопрос станет для вас критически важным в момент возникновения неполадок или срочных вопросов.

Что делать с бумажным архивом?

Конечно, нельзя полностью отказаться от бумаг, потому что не каждый контрагент готов перейти на ЭДО, да и не все документы можно перевести в электронный вид: оформление листков нетрудоспособности и передача товарно-транспортных накладных все еще невозможна без бумажных носителей.

Оптимальным вариантом гармоничного сочетания работы с бумажными и электронными документами является создание электронного архива бумажных документов. Для пользователя «1С» будет интересна программа «Скан-Архив», которая позволит прикреплять скан-копии документов в базу «1С», распознавая их по ключевым показателям.

«Скан-Архив» позволит вам:

·         создать упорядоченный электронный архив бумажных документов;

·         обеспечить мгновенный поиск нужного документа по заданным параметрам;

·         сохранить важную документацию при чрезвычайных ситуациях (залитие, пожары, кражи);

·         контролировать наличие документа в архиве и минимизировать риск штрафов при проверках.


Поэтому, если вы хотите оптимизировать ваш документооборот и сделать его своим конкурентным преимуществом, используйте как ЭДО, так и технологию переноса бумажных документов в «1С», которая быстро станет неотъемлемой частью работы вашего офиса. 

 Узнайте больше, пройдя по ссылке: http://scan-archive.ru/articles/966/?utm_source=pr&utm_medium=ras&utm_campaign=5scan


Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.
3 года назад
Комментарии
Другие публикации
RU, Ростов-на-Дону
(863) 300-1000
Информационные технологии

"ГЭНДАЛЬФ" занимает 4 место в рейтинге партнеров "1С" по России и является лидером в ЮФО по автоматизации бюджетных и коммерческих организаций на базе программ "1С:Предприятия". 

Компания автоматизировала более 21 000 и ежемесячно обслуживает более 3 000 предприятий. 




Забыл пароль?
Авторизоваться через
Зарегистрируйся сейчас!
Присоединяйся к нашему обществу для того чтобы познакомиться с новыми людьми, создать собственный блог, публиковать анонсы событий и объявления, а также участвовать в обсуждении публикаций CNews. Мы создали единое пространство для общения специалистов рынка информационных технологий и всех, кто интересуется современными технологиями. Регистрация =>