Главная » Участники » LETOGRAF
Начинаем публикацию статей о практике внедрения СЭД 2 года назад
Госуслуги - единый процесс для всех ведомств по всей стране

Процесс оказания госуслуг по всей стране унифицирован в рамках единой инфраструктуры, деятельность которой автоматизирована на платформе ЛЕТОГРАФ. Центры обслуживания населения (ЦОН), расположенные во всех крупных населенных пунктах страны, принимают заявки граждан на получение различных государственных услуг и передают их в госорган, а после выполнения услуги, получают пакет документов из госоргана и передают его обратно гражданину. В данной заметке мы расскажем о том, каким образом все государственные услуги Республики Казахстан оказываются в рамках единого для всех ведомств процесса. При обращении…

(подробнее...)
Экономия личного времени за счет бронирования электронной очереди в Центре обслуживания населения (ЦОН)

В настоящей заметке рассматривается работа единой системы электронной очереди в Центрах обслуживания населения Республики Казахстан, деятельности которых автоматизирована на платформе ЛЕТОГРАФ. Для всех центров обслуживания населения страны существует единая система электронной очереди. Гражданин может заранее забронировать время прихода в ЦОН на портале “электронного правительства” в соответствующем разделе. Придя в Центр, гражданин показывает удостоверение личности, консультант вводит его идентификатор гражданина (индивидуальный идентификационный номер, ИИН) в систему и видит, что за ним действительно…

(подробнее...)
Что делать, когда данных нет в системе. Подключение внешних справочников

Для эффективной работы информационных систем требуются справочники референтных значений. В случае, когда системы между собой не интегрированы, они не могут пользоваться справочниками друг друга. В данной заметке мы расскажем, как с минимальными затратами времени и труда была решена задача синхронизации справочников различных информационных систем, интегрированных с системой управления документами ЛЕТОГРАФ. Поскольку система документооборота получает и передает данные в различные интегрированные с ней внешние системы, необходимо, чтобы  связанные системы понимали те значения, которые они друг другу…

(подробнее...)
На канале YouTube компании ЛЕТОГРАФ опубликованы обзоры возможностей одноименной системы

Вниманию подписчиков канала компании ЛЕТОГРАФ и всех посетителей YouTube представлены видеоролики, демонстрирующие основные функциональные возможности системы ЛЕТОГРАФ. Адрес канала: https://www.youtube.com/LETOGRAFru  В видеоматериалах представлен обновленный интерфейс системы ЛЕТОГРАФ и новые функциональные возможности по организации  документооборота и обработке документов в любом ведомстве, компании или холдинге. Данные ролики будут интересны как новым, так и существующим пользователям ЛЕТОГРАФ.  Контроль исполнительской дисциплины, отчетность, группирование документов по различным признакам…

(подробнее...)
Сервис распознавания для тысяч сканеров

В данной заметке мы рассмотрим, как решаются задачи сканирования, распознавания текстов, привязки сканируемых образов к карточкам соответствующих документов в единой системе документооборота крупной территориально-распределенной организации на платформе ЛЕТОГРАФ. В больших территориально-распределенных организациях могут работать сотни подразделений и тысячи сканеров. Если такие организации работают с большим объемом корреспонденции, встает задача организации сканирования бумажных документов (входящих и исходящих или внутренних документов с подписями и печатями) и внесения образов документов в…

(подробнее...)
Справочники: не допускаем дубли! И что делать, когда уже поздно?

В любой крупной организации актуальна проблема управления справочниками и выполнение их обновлений. Из-за ошибок в выполнении данных задач, в системе документооборота возникает много дублирующейся информации, теряется качество информационной базы, пропадает возможность делать аналитические выборки в разрезе значений справочника. Примеры: ·          Если корреспонденты в справочнике не синхронизированы, затрудняется поиск всей переписки по конкретному заявителю, трудно найти нужного адресата, которому предназначен ответ. ·          Ограничения в части обновления справочников: какие-то поля вообще…

(подробнее...)
Переписка с дочками: долой e-mail и факс

До внедрения электронного документооборота в организации использовалась своя сложившаяся годами практика переписки между отделами, департаментами или территориально-разделенными подразделениями: традиционная почта или, для ускорения процесса, факс и электронная почта. В результате такой практики корпоративная почта, т.е. почтовые ящики сотрудников, превращалась в хранилище всех документов организации. А при пересылке документов по почте или курьером терялось много времени. К тому же, в случае поиска информации по вопросу с достаточно длительной историей, приходилось искать информацию в архивах,…

(подробнее...)
Как непростой труд помощника экономит время шефа

Работа помощника при использовании электронного документооборота (ЭДО) позволяет еще больше снизить техническую нагрузку на руководителя и повысить качество как принимаемых решений, так и контроля за их исполнением. Как работа помощника была организована во времени бумажного документооборота? После первичной обработки входящие документы поступали руководителю на рассмотрение. Помощники просматривали кипу бумаг, скрепками прикрепляли проекты резолюций по документам (так называемые «фишки»), после чего передавали каждый документ с прикрепленным к нему листком бумаги руководителю. По мере того, как…

(подробнее...)
Многопоточная регистрация: как организовать

В данной заметке мы рассмотрим вопросы организации многопоточной регистрации входящих документов на платформе ЛЕТОГРАФ в организациях, обеспечивающих ежедневный прием большого числа обращений. После первичного разбора входящих документов на этапе экспедиции (данный этап присутствует в большинстве организаций, сталкивающихся с большим потоком входящей корреспонденции) эти документы поступают на регистрацию, где с ними начинают работать регистраторы, сотрудники канцелярии, отвечающие за правильное оформление и регистрацию входящих документов. Из службы экспедиции входящая корреспонденция поступает…

(подробнее...)
Регистрация документов: формальная процедура или наука

В данной заметке мы рассмотрим бизнес-процесс регистрации входящих документов, настроенный в СЭД ЛЕТОГРАФ. Обычно за регистрацию документов отвечает соответствующее подразделение канцелярии. При взаимодействии с различными организациями по каким-либо вопросам важно правильно распределить документ в то структурное подразделение, которое занимается непосредственно решением данной проблемы. Либо, если это новый документ, важно правильно определить руководителя, который будет отвечать за его исполнение. В случае, если обращение заявителя адресное, документ отправляется непосредственно к адресату (сотруднику,…

(подробнее...)
Кто задерживает вопрос?

Поручения и соисполнители Система электронного документооборота обладает развитым механизмом выдачи и контроля исполнения поручений. В СЭД можно завести ответственного исполнителя и несколько соисполнителей, которые должны выполнить определенную работу в рамках поручения, есть возможность назначать дополнительных контролеров, следящих за выполнением поручений и исполнением документа в целом. Выдача поручений исполнителям и соисполнителям может обрабатываться по-разному. В некоторых случаях это действие может привести к образованию некой рабочей группы, где старшим объявляется ответственный исполнитель,…

(подробнее...)
Безбумажная доставка бумажной корреспонденции

Речь в данной заметке пойдет о достаточно новой для системы ЛЕТОГРАФ функции – интеграции с системой, поддерживающей работу почтовых отделений почты Казахстана. Как это работает? В СЭД госоргана, построенной на платформе ЛЕТОГРАФ, карточка исходящего документа (ответ гражданину) оформляется обычным способом – в ней указываются все необходимые данные, в том числе и адрес заявителя. После того как документ поступает на финальную обработку в канцелярию госоргана, которая должна организовать отправку документа заявителю по почте, в канцелярии на него ставят отметку «гибридная почта», после чего в…

(подробнее...)
ЭЦП для переписки с гражданами

В данной заметке мы рассмотрим практические аспекты использования технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) в СЭД государственных структур Казахстана. В Республике Казахстан для общения граждан с государственными органами создана значительная ИТ-инфраструктура. На порталах электронного правительства и ряда госорганов у граждан есть возможность получения доступа к личному кабинету, функциональность которого позволяет вести официальную переписку, удостоверяя сообщения электронной цифровой подписью  (ЭЦП). При этом, саму ЭЦП можно получить за 5 минут в распределенный по территории всей страны…

(подробнее...)
Исполнение документов, лучшие практики

В данной заметке мы рассмотрим наиболее эффективные подходы к работе с исполнением поручений по документам, реализованные в СЭД на платформе ЛЕТОГРАФ. До появления систем электронного документооборота работа по исполнению поручения проходила «на бумаге».  В бумажном виде передавались от руководителя к исполнителю и обратно все документы, поручения, комментарии. Этот процесс требовал значительного  количества времени и бумаги, необходимо было в ручную отписывать поручения, писать резолюции. В итоге от руководителя исходил документ с огромным количеством скрепок и записок, в которых он что-то писал,…

(подробнее...)
Отправка корреспонденции: всех способов не сосчитать

В системе электронного документооборота существует много способов отправки корреспонденции, в том числе: внутрисистемный, межсистемный, электронная переписка, через СЭД, через интернет-порталы, курьерами и т.д. Система ЛЕТОГРАФ обеспечивает возможность сообщения между территориально-распределенными офисами одной организации, между группами организаций, работающих в одной системе. ЛЕТОГРАФ легко интегрируется с различными внешними информационными системами, которые, по сути, являются системами третьих лиц, либо самой организации, также в рамках системы полностью автоматизирована работа с бумажными…

(подробнее...)
Электронный документооборот: куда делась бумага

В данной заметке пойдет речь об организации учета и передачи бумажных экземпляров документов в системе электронного документооборота. Важно отметить, что при внедрении системы электронного документооборота бумага никуда не исчезает, СЭД позволяет облегчить и оптимизировать работу с документами, сокращая количество перемещений бумажных экземпляров внутри организации, однако они все равно существуют. Для решения важной задачи - учета и отчета по наличию и перемещению бумажных документов – в СЭД на платформе ЛЕТОГРАФ разработан специальный функционал. Внедрение системы в крупных территориально-распределенных…

(подробнее...)
Что делать, если сроки горят?

В системе электронного документооборота ЛЕТОГРАФ сроки исполнения документов контролируются специальной службой или сотрудником по определенным, выделенным для нее отчетам. Сотрудники данной службы ежедневно работают с отчетом, в котором отображается вся информация касательно сроков исполнения документов, находящихся на контроле. Например, в отчете представляется информация следующего рода: «сегодня последний день по исполнению таким-то документов» либо «до окончания срока по исполнению документа осталось 2 дня». Благодаря функциональным возможностям системы ЛЕТОГРАФ, контролеры могут осуществлять…

(подробнее...)
Получил поручение сам – поручи другому

Речь в данной заметке пойдет об организации в СЭД классической схемы работы с документами, когда исполнение работ по документу перепоручается от руководителя исполнителю. Поручения бывают двух видов – побуждающие к действию и информационные. Информационные поручения предназначены для принятия к сведению и предполагают, что руководитель сам решает, нужно ли доводить информацию до своих подчиненных и какому кругу, либо достаточно того, что он знает, и транслировать информацию «вниз» не имеет смысла. Если же это поручение, побуждающее к действию, то сначала необходимо понять о чем именно это поручение,…

(подробнее...)
В системе выдать поручение быстрее, чем на бумаге: возможно ли это?

Давайте рассмотрим преимущества перевода в электронный вид такой процедуры как выдача поручений. В классическом бумажном документообороте каждый документ, проходя путь от канцелярии к ответственному руководителю и далее к исполнителю, постепенно обрастал проектами резолюций. Раньше руководителю приносили на рассмотрение огромную кипу бумаг с прикрепленными к ним проектами поручений, он должен был прочитать/просмотреть каждый документ, ознакомиться с резолюциями, которые подготовили его помощники, согласиться либо не согласиться с ними и вручную расписаться на каждой бумажке. Очевидно, что на это…

(подробнее...)
Как обработать потоки документов из внешних систем

Существует множество систем, из которых СЭД крупной организации должна получать информацию. Из-за того, что каждая система использует свой формат сообщений для передачи документов, возникает проблема - каким образом унифицировать обработку документов в СЭД, чтобы не зависеть от способа поступления документов.  Примеры систем, из которых СЭД может получать данные: 1.    Внешняя СЭД другого госоргана (например, Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)). 2.    Интернет-порталы госорганов и учреждений. 3.    Специализированные интернет-порталы организаций. 4.    Блоги руководителей.…

(подробнее...)
Как обработать потоки документов из внешних систем

    Существует множество систем, из которых СЭД крупной организации должна получать информацию. Из-за того, что каждая система использует свой формат сообщений для передачи документов, возникает проблема - каким образом унифицировать обработку документов в СЭД, чтобы не зависеть от способа поступления документов.          Примеры систем, из которых СЭД может получать данные:    1. Внешняя СЭД другого госоргана (например, Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)).        2.Интернет-порталы госорганов и учреждений.        3.Специализированные интернет-порталы организаций.  …

(подробнее...)
Первичное рассмотрение: контроль регистрации и управление потоками электронных документов

  Человек или организация передает в госорган обращение либо запрос на бумажном носителе или в электронном виде. Процесс обработки унифицирован и от носителя не зависит, если это бумага – документ переводится в электронный вид (сканируется), а затем регистрируется. Классическая организация документооборота предполагает, что документы после регистрации передаются на рассмотрение соответствующему руководителю. Задача канцелярии госоргана в данном случае состоит в том. чтобы отсканировать документ, присвоить ему регистрационный номер, составить краткое содержание и записать корреспондента, заполнить…

(подробнее...)
Интернет портал государственного органа и электронный документооборот

В данной заметке мы расскажем об особенностях функционирования порталов ряда государственных органов, работа которых интегрирована с единой системой электронного документооборота. Данное решение реализовано и в настоящее время применяется в Республике Казахстан. Помимо личной работы с заявлениями граждан, ряд государственных органов осуществляет прием заявлений через специализированные интернет-порталы, либо через единый централизованный портал госуслуг. Для того, чтобы пользоваться порталом, гражданин должен зарегистрироваться там и получить свою электронно-цифровую подпись (ЭЦП), после чего…

(подробнее...)
Работа с талонами при приеме обращений граждан

Традиционный подход к организации работы госоргана с обращениями граждан имеет значительный недостаток с точки зрения заявителя. Обычно гражданин, подав свое обращение, не имеет никаких инструментов контроля хода обработки данного обращения и, как следствие, не знает, что с ним происходит и когда стоит ожидать ответ. Решение на платформе ЛЕТОГРАФ, реализованное в ряде госорганов Республики Казахстан, позволяет устранить эту проблему путем повышения информированности гражданина. Достигается это следующими методами: При приеме обращения у заявителя спрашивают, какой метод информирования его устроит.…

(подробнее...)
Внедрение от первого лица

  С методологической точки зрения внедрение систем корпоративного уровня, в том числе систем электронного документооборота, чаще всего происходит «сверху вниз» от руководителей к исполнителям. В этой заметке мы расскажем о роли руководителя при внедрении СЭД. В первую очередь, руководитель должен четко сформулировать, какие новые возможности должна приобрести организация после внедрения электронного документооборота, определить свои ожидания от внедрения. Просто внедрение как таковое – это не цель. Целью, например, является снижение обработки документов в бумажном виде и, как следствие, экономия…

(подробнее...)
Своя жизнь важного вопроса: от проблемы до исполнения поручений

В системе электронного документооборота в рамках переписки между руководителями и подчиненными или между руководителями одного уровня (члены совета директоров, руководители подразделений) может возникнуть ситуация, когда сотрудники обращают внимание на тот или иной вопрос, требующий дополнительной проработки, вынесения на обсуждение или принятия решения по нему. Вопрос может быть результатом некого обращения исполнителя к руководителю и наоборот - руководитель может инициировать переписку с другими руководителями, либо направить инициативное письмо в адрес группы руководителей, чтобы данный вопрос…

(подробнее...)
Совещания в электронном виде с присутствием и без

Автоматизация проведения совещаний является одной из важных задач в области делопроизводства. Система электронного документооборота на платформе ЛЕТОГРАФ позволяет автоматизировать подготовку материалов к совещанию и подготовленных по его результатам, обеспечить проведение мероприятия, в том числе с помощью видеоконференцсвязи. Каким образом в системе происходит подготовка материалов к совещанию? Ответственными сотрудниками разрабатывается повестка дня, определяется круг участвующих, ограничивается список вопросов, согласуются дата и место. Все эти действия СЭД позволяет автоматизировать, формирует…

(подробнее...)
ЛЕТОГРАФ объявляет специальную акцию и открывает бесплатный доступ к системе!

Каждый специалист, запросивший 3-месячный бесплатный тестовый доступ к системе ЛЕТОГРАФ весной 2015 года, по завершении срока тестирования получит льготные условия для продолжения работы в системе. Всем, кто получил доступ к системе электронного документооборота ЛЕТОГРАФ для тестирования ее возможностей, компания предложит следующие варианты дальнейшего использования системы: Льготная аренда системы (для продолжения работы с онлайн-версией). Бесплатные лицензии ЛЕТОГРАФ при оплате услуг по развертыванию СЭД на сервере заказчика. Приглашаем всех заинтересованных специалистов. Участие в программе…

(подробнее...)
Вопросы по пунктам: ничего не упустить

В данной заметке мы расскажем о том, как система документооборота охватывает вопросы контроля исполнения результатов совещаний в рамках работы с организационно-распорядительными документами. Как это происходит на практике? По результатам совещания готовится протокол, по каждому пункту которого выдается поручение соответствующему исполнителю. Организационно-распорядительный документ или протокол совещаний - это внутренний документ, который разрабатывается, проходит процесс согласования и подписания. Все эти стадии отражаются в системе электронного документооборота. После завершения совещания документ…

(подробнее...)
Вопрос не наш: согласится ли шеф?

В системе электронного документооборота на платформе ЛЕТОГРАФ предусмотрена функциональная возможность, позволяющая отзывать ранее выданные поручения и передавать их другим исполнителям. Обрабатывая входящий документ в СЭД руководитель рассматривает его и передает на отработку исполнителю. Периодически складывается ситуация, когда исполнитель, изучив документ, понимает, что данный вопрос находится не в его компетенции, и его должен рассмотреть другой сотрудник, из другого департамента или подразделения. В таком случае исполнитель готовит рапорт о передаче документа другому подразделению и направляет…

(подробнее...)
31–60 из 99
RU, Москва
+7 (495) 741-48-08
---

О компании

Компания ЛЕТОГРАФ занимается разработкой и внедрением одноименной системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Основные направления деятельности - развитие платформы ЛЕТОГРАФ и реализация масштабных проектов внедрения.

Компания основана в 2003 и за время своего существования прошла путь от небольших проектов на 5-10 рабочих мест, позволяющих осуществлять регистрацию и поиск документов, до масштабных решений, в которых несколько тысяч пользователей в десятках и сотнях территориально-распределенных подразделений выполняют все операции по работе с документами.

О платформе ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ – готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных организаций. С помощью платформы ЛЕТОГРАФ могут быть решены все задачи по управлению документами: от «классического» документооборота и архива до управления корпоративным контентом (ЕСМ).

Масштабируемые отказоустойчивые решения на базе платформы ЛЕТОГРАФ устанавливаются централизованно на кластере серверов и реализуют на практике концепцию управления «большими данными». Пользователи работают с системой в интерфейсе веб-браузера и получают доступ к информации в режиме он-лайн со стационарных или мобильных устройств.

 

Система ЛЕТОГРАФ унифицирует работу со всеми электронными и бумажными документами организации (входящими, исходящими, внутренними, кадровыми, архивными, договорами, счетами, заявками и пр.), а также может быть интегрирована с корпоративными и внешними системами.

Адрес: Россия, 105066, г. Москва, ул. Бауманская, д. 6 

Контактное лицо: Александр Иванов, специалист по маркетингу